Điều chỉnh thuế cuối năm cho người lao động nước ngoài tại Nhật Bản — Hướng dẫn đầy đủ

Vào tháng 11 và tháng 12 hằng năm, các doanh nghiệp Nhật Bản đều yêu cầu nhân viên điền nenmatsu chosei — thủ tục điều chỉnh thuế thu nhập cuối năm. Đối với phần lớn người lao động nước ngoài đang làm việc chính thức, bao gồm SSW, kỹ sư và thực tập sinh kỹ năng, đây là cách thuế thu nhập trong năm của bạn được quyết toán. Khi làm đúng, thủ tục này thường mang lại một khoản hoàn thuế trong bảng lương tháng 12 hoặc tháng 1, dù một số người lao động có thể bị khấu trừ bổ sung nếu trong năm đã khấu trừ quá ít.

Bài viết này giải thích nenmatsu chosei bằng tiếng Việt dễ hiểu: ai bắt buộc phải làm, ai không thể làm, mỗi biểu mẫu có ý nghĩa gì, những khoản khấu trừ nào áp dụng cho người lao động nước ngoài (kể cả người phụ thuộc sống ở nước ngoài), cần giấy tờ chứng minh gì, phải xử lý ra sao nếu lỡ hạn, và khi nào bạn nên nộp kakutei shinkoku riêng thay thế.

Nenmatsu Chosei là gì?

Nenmatsu chosei có nghĩa là "điều chỉnh cuối năm". Trong suốt cả năm, người sử dụng lao động khấu trừ một khoản thuế thu nhập ước tính từ mỗi kỳ lương của bạn. Đến cuối năm, thuế thu nhập cuối cùng được tính lại dựa trên thu nhập thực tế cả năm và các khoản khấu trừ mà bạn được hưởng. Nếu trong năm đã khấu trừ quá nhiều, bạn được hoàn lại phần chênh lệch. Nếu khấu trừ quá ít, bạn phải nộp bù.

Với phần lớn người lao động nước ngoài làm việc chính thức toàn thời gian tại một doanh nghiệp Nhật Bản, người sử dụng lao động sẽ thực hiện việc tính toán này thay cho bạn — bạn chỉ cần điền các biểu mẫu yêu cầu (thông thường ba tờ khai tiêu chuẩn), đính kèm vài giấy tờ, phần còn lại sẽ tự động.

Ai phải làm Nenmatsu Chosei

Bạn nên thực hiện nenmatsu chosei nếu:

• Bạn làm việc cho một người sử dụng lao động Nhật Bản đến cuối năm và đã nộp tờ khai người phụ thuộc bắt buộc cho người sử dụng lao động đó.
• Thu nhập hằng năm của bạn từ ¥20,000,000 trở xuống.
• Bạn không được yêu cầu nộp kakutei shinkoku riêng.

Bạn không nên làm nenmatsu chosei (và phải tự nộp kakutei shinkoku) nếu:

• Thu nhập hằng năm của bạn vượt ¥20,000,000.
• Bạn có nhiều người sử dụng lao động trùng thời gian trong cùng năm dương lịch (bạn chỉ có thể nenmatsu chosei tại một nơi làm việc chính, nhưng thu nhập phụ vượt ¥200,000 sẽ phát sinh nghĩa vụ kakutei shinkoku).
• Bạn có thu nhập ngoài lương đáng kể (làm tự do, cho thuê, lãi vốn, v.v.) tổng cộng trên ¥200,000. Lưu ý: ngay cả khi thu nhập phụ từ ¥200,000 trở xuống và không bắt buộc nộp kakutei shinkoku, bạn vẫn có thể phải nộp khai thuế cư trú riêng cho chính quyền địa phương.
• Bạn muốn yêu cầu khấu trừ chi phí y tế (không thực hiện được qua nenmatsu chosei), khấu trừ quyên góp vượt mức "thuế quê hương" đơn giản, tổn thất do thiên tai, hoặc khấu trừ vay mua nhà năm đầu tiên.
• Bạn rời Nhật trong năm và người sử dụng lao động không thực hiện điều chỉnh cuối năm dạng "rời Nhật" đặc biệt cho bạn.

Nenmatsu Chosei so với Kakutei Shinkoku

Bạn cũng có thể làm cả hai: để công ty làm nenmatsu chosei, sau đó tự nộp kakutei shinkoku vào mùa xuân để yêu cầu thêm các khoản khấu trừ (chi phí y tế, thuế quê hương vượt mức đơn giản, v.v.). Việc này có thể giúp bạn được hoàn thuế lần thứ hai.

Các khoản khấu trừ áp dụng cho bạn

Các khoản khấu trừ phổ biến qua nenmatsu chosei:

• Khấu trừ cơ bản — áp dụng cho mọi người có thu nhập trong ngưỡng quy định; làm giảm thu nhập chịu thuế. Theo Cải cách thuế 2025 (áp dụng cho tiền lương chi trả từ ngày 1 tháng 12 năm 2025 trở đi), khấu trừ cơ bản đã được nâng từ mức cố định ¥480,000 lên khoảng ¥580,000–¥950,000 tùy theo tổng thu nhập (mức nâng cao áp dụng tạm thời cho năm 2025 và 2026; từ năm 2027 trở đi là mức cố định ¥580,000). Kết hợp với việc nâng mức tối thiểu của khấu trừ thu nhập từ tiền lương từ ¥550,000 lên ¥650,000, ngưỡng thu nhập bắt đầu chịu thuế thu nhập đã tăng từ "rào cản ¥1,03 triệu" cũ lên khoảng từ ¥1,23 triệu đến tối đa ¥1,6 triệu.
• Khấu trừ thu nhập từ tiền lương — khấu trừ tự động tỷ lệ với mức lương; công ty áp dụng thay cho bạn.
• Khấu trừ vợ/chồng / khấu trừ vợ/chồng đặc biệt — dành cho vợ/chồng không đi làm hoặc có thu nhập thấp. Theo Cải cách thuế 2025, khấu trừ vợ/chồng áp dụng khi thu nhập tiền lương của vợ/chồng từ ¥1,230,000 trở xuống (tổng thu nhập từ ¥580,000 trở xuống). Khấu trừ vợ/chồng đặc biệt sau đó giảm dần; mức tương đương khấu trừ đầy đủ nay mở rộng đến thu nhập tiền lương của vợ/chồng ¥1,600,000 (trước đây là ¥1,500,000). Lưu ý: con số ¥1,300,000 thường được nhắc tới là ngưỡng người phụ thuộc theo bảo hiểm xã hội — đây là chế độ riêng, không phải ngưỡng thuế thu nhập.
• Khấu trừ người phụ thuộc — dành cho thành viên gia đình đủ điều kiện từ 16 tuổi trở lên có thu nhập tiền lương từ ¥1,230,000 trở xuống (tổng thu nhập từ ¥580,000 trở xuống) theo Cải cách thuế 2025. Mức khấu trừ cao hơn áp dụng cho "người phụ thuộc đặc định" độ tuổi 19–22 và người cao tuổi từ 70 tuổi trở lên.
• Khấu trừ đặc biệt cho thân nhân đặc định — mới có trong Cải cách thuế 2025. Nếu bạn chu cấp cho thân nhân độ tuổi 19–22 có thu nhập tiền lương trong khoảng từ ¥1,230,000 đến ¥1,880,000 (tổng thu nhập ¥580,000 đến ¥1,230,000), bạn có thể yêu cầu khấu trừ theo bậc, giảm dần khi thu nhập của thân nhân tăng lên. Thường áp dụng cho người lao động chu cấp cho con đang học đại học có thu nhập làm thêm. Được kê khai qua biểu mẫu tổng hợp mới tại điều chỉnh cuối năm.
• Khấu trừ khuyết tật — cho bản thân hoặc người phụ thuộc thuộc diện khuyết tật theo quy định.
• Khấu trừ cha/mẹ đơn thân / góa — cho cha/mẹ đơn thân đủ điều kiện (có giới hạn).
• Khấu trừ học sinh đi làm — cho học sinh/sinh viên đủ điều kiện.
• Khấu trừ bảo hiểm xã hội — toàn bộ phí shakai hoken được trừ từ lương đều được khấu trừ đầy đủ (công ty áp dụng tự động). Phí bạn đóng thay cho thành viên gia đình (ví dụ: Quốc dân niên kim đóng thay vợ/chồng hoặc cha mẹ) cũng được khấu trừ nếu bạn có chứng từ chứng minh.
• Khấu trừ phí tương trợ doanh nghiệp nhỏ — các khoản đóng góp iDeCo (lương hưu xác định mức đóng cá nhân) thường được kê khai ở mục này.
• Khấu trừ bảo hiểm nhân thọ — cho phí đóng các hợp đồng bảo hiểm nhân thọ và lương hưu cá nhân tại Nhật đủ điều kiện (có mức trần).
• Khấu trừ bảo hiểm động đất — phí bảo hiểm động đất đủ điều kiện (có mức trần).
• Khấu trừ vay mua nhà (từ năm thứ 2 trở đi) — dành cho người đã mua nhà tại Nhật và đủ điều kiện hưởng khấu trừ khoản vay mua nhà.

Người phụ thuộc sống ở nước ngoài — Quy định đặc biệt

Nếu bạn chu cấp cho thành viên gia đình sống ngoài Nhật Bản (ví dụ: cha mẹ, vợ/chồng hoặc con ở quê), bạn có thể kê khai họ là người phụ thuộc cho mục đích thuế thu nhập. Quy định đã được siết chặt từ năm 2023 nhằm ngăn lạm dụng, vì vậy yêu cầu chứng minh hiện rất nghiêm.

Để khai người phụ thuộc đang sống ở nước ngoài, bạn cần xuất trình:

1. Chứng minh quan hệ gia đình — giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, sổ hộ khẩu hoặc tài liệu tương đương, kèm bản dịch tiếng Nhật.
2. Chứng minh chuyển tiền đều đặn từ bạn cho người phụ thuộc đó — sao kê ngân hàng hoặc dịch vụ chuyển tiền cho thấy giao dịch từ tài khoản Nhật Bản của bạn đến người phụ thuộc.
3. Đối với người phụ thuộc trong độ tuổi 30–69 (quy định được quyết định trong cải cách thuế năm 2020, áp dụng từ năm thu nhập 2023 trở đi): có thêm hạn chế. Thông thường chỉ những trường hợp sau đủ điều kiện trong nhóm tuổi này: (1) người đang du học đã mất tư cách cư trú tại Nhật (cần có giấy tờ visa du học), (2) người khuyết tật, hoặc (3) người đã nhận từ bạn tối thiểu ¥380,000 trong năm cụ thể cho chi phí sinh hoạt hoặc học tập (ngưỡng được xét theo từng người phụ thuộc). Ngoài các trường hợp đó, người phụ thuộc 30–69 tuổi không đủ điều kiện hưởng khấu trừ người phụ thuộc, dù bạn có thực sự chu cấp cho họ.

Các bước thực tế cho người lao động nước ngoài:

• Giữ tất cả chứng từ chuyển tiền suốt cả năm, đặc biệt là các giao dịch ghi rõ tên từng người phụ thuộc.
• Chuẩn bị bản dịch tiếng Nhật chính thức của giấy khai sinh/giấy kết hôn/sổ hộ khẩu.
• Nếu bạn chu cấp cho nhiều thành viên gia đình, hãy chuyển tiền riêng cho từng người phụ thuộc, không gửi gộp cho một người rồi phân phát lại. Mỗi người phụ thuộc cần có chứng từ chuyển tiền đứng tên của mình.
• Theo dõi tổng số tiền đã gửi cho từng người phụ thuộc trong độ tuổi 30–69 để xác nhận đạt ngưỡng ¥380,000 trở lên.

Các biểu mẫu cần điền

Có hai (đôi khi ba) biểu mẫu tiêu chuẩn cho nenmatsu chosei:

1. 給与所得者の扶養控除等申告書 (Tờ khai người phụ thuộc)

Liệt kê vợ/chồng và người phụ thuộc cho năm sau, gồm họ tên, địa chỉ, ngày tháng năm sinh và (nếu có) My Number. Đây là biểu mẫu đăng ký người phụ thuộc ở nước ngoài. Bạn sẽ điền cho năm thuế kế tiếp cùng lúc, nên trong tháng 11-tháng 12 thông thường bạn điền hai bản: bản chính thức cho năm hiện tại và bản khởi đầu cho năm sau.

2. 給与所得者の保険料控除申告書 (Tờ khai khấu trừ phí bảo hiểm)

Liệt kê các khoản phí bảo hiểm nhân thọ, lương hưu cá nhân, bảo hiểm động đất và bảo hiểm xã hội bạn đã đóng trong năm thuộc diện khấu trừ. Đính kèm "giấy chứng nhận đã đóng phí" hằng năm mà các công ty bảo hiểm gửi cho bạn vào tháng 10/tháng 11.

3. 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

Biểu mẫu tổng hợp cho khấu trừ cơ bản, các khấu trừ liên quan vợ/chồng và khấu trừ điều chỉnh thu nhập. Bắt buộc với hầu hết nhân viên có vợ/chồng đang đi làm và với người thu nhập cao có người phụ thuộc.

Nhiều doanh nghiệp lớn hiện sử dụng hệ thống nhân sự trên nền tảng đám mây có hỗ trợ đa ngôn ngữ, hướng dẫn bạn điền cùng các trường thông tin trong giao diện trực tuyến thân thiện hơn.

Giấy tờ cần đính kèm

• Giấy chứng nhận phí bảo hiểm nhân thọ — cho mọi hợp đồng bảo hiểm nhân thọ hoặc lương hưu cá nhân tại Nhật mà bạn đang có.
• Giấy chứng nhận phí bảo hiểm động đất — tương tự.
• Biên lai đóng Quốc dân niên kim / Bảo hiểm y tế quốc dân — chỉ cần nếu bạn (hoặc người mà bạn chu cấp) tự đóng các khoản này; không cần đối với phần đã được công ty trừ từ lương.
• Giấy chứng nhận iDeCo (tương trợ doanh nghiệp nhỏ) — nếu bạn có đóng iDeCo.
• Giấy tờ khấu trừ vay mua nhà từ năm thứ 2 trở đi: giấy chứng nhận/đơn xin khấu trừ vay mua nhà do cơ quan thuế cấp (phát hành sau khi nộp tờ khai năm đầu) cùng với giấy chứng nhận số dư khoản vay cuối năm do tổ chức tài chính cấp.
• Chứng minh quan hệ gia đình + chứng từ chuyển tiền đối với người phụ thuộc ở nước ngoài (xem phần trên).
• Phiếu khấu trừ tại nguồn từ công ty cũ trong cùng năm dương lịch, nếu bạn đã chuyển việc trong năm — phiếu này giúp công ty hiện tại gộp đúng thu nhập cả năm.

Khi nào và bằng cách nào bạn sẽ nhận được tiền hoàn

Người sử dụng lao động tính chênh lệch giữa số thuế thực tế phải nộp cho cả năm và tổng số đã khấu trừ qua các kỳ lương hằng tháng. Chênh lệch có thể là:

• Hoàn thuế — nếu đã khấu trừ quá nhiều. Được cộng vào bảng lương tháng 12 (hoặc tháng 1). Tìm khoản dương có tên đại loại “年末調整還付” hoặc “過納額還付” trong phần thu nhập.
• Khấu trừ bổ sung — nếu khấu trừ chưa đủ. Bị trừ vào lương tháng 12 (hoặc tháng 1), hoặc chia làm vài tháng. Trường hợp này ít gặp hơn.

Chậm nhất là tháng 1, công ty sẽ phát hành gensen choushuuhyou — phiếu khấu trừ tại nguồn chính thức cho cả năm. Hãy giữ kỹ. Bạn có thể cần nó để gia hạn visa, xin vay vốn về sau, kakutei shinkoku hoặc nộp cho công ty kế tiếp.

Nếu bạn lỡ thời hạn

Nếu bạn không kịp nộp biểu mẫu nenmatsu chosei (do mới vào công ty, lỡ quên, hoặc chưa biết), bạn vẫn có thể nhận hoàn thuế — chỉ cần tự nộp kakutei shinkoku từ 16 tháng 2 đến 15 tháng 3 của năm kế tiếp (về mặt kỹ thuật, hồ sơ chỉ để xin hoàn thuế có thể nộp lùi tới 5 năm).

Hãy mang theo hoặc tải lên:

• Gensen choushuuhyou từ công ty (họ vẫn phải phát hành).
• Mọi giấy chứng nhận khấu trừ lẽ ra bạn đã đính kèm khi nenmatsu chosei.
• Chứng minh người phụ thuộc (ở nước ngoài hoặc tại Nhật).
• My Number của bạn (Thẻ hoặc juminhyo).
• Thông tin tài khoản ngân hàng để nhận hoàn thuế.

National Tax Agency có cung cấp một số tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Anh, nhưng các công cụ nộp khai trực tuyến chủ yếu vẫn bằng tiếng Nhật. Trong mùa khai thuế, dịch vụ tư vấn trực tiếp tại văn phòng thuế (thường có hỗ trợ phiên dịch qua điện thoại) là lựa chọn đáng tin cậy nhất nếu bạn chưa thạo tiếng Nhật.

Nếu bạn rời Nhật giữa năm

Nếu bạn rời Nhật giữa năm thuế (và mất tư cách thường trú thuế tại Nhật khi xuất cảnh), công ty cần thực hiện điều chỉnh cuối năm dạng "rời Nhật" trên bảng lương cuối cùng, quyết toán thuế đến ngày bạn rời đi. Nếu họ không làm:

• Hãy chỉ định một người đại diện thuế tại Nhật trước khi rời đi. Người này sẽ thay bạn nộp kakutei shinkoku cuối cùng và nhận tiền hoàn.
• Nếu bạn quên, bạn có thể mất khoản hoàn thuế hoặc gặp khó khăn lớn để yêu cầu sau này.

Đại diện nộp thuế cũng rất cần thiết nếu bạn dự định yêu cầu khoản trả một lần lương hưu khi rút khỏi chế độ sau khi rời Nhật: phần Bảo hiểm hưu trí Lao động của khoản trả một lần bị khấu trừ 20,42% thuế thu nhập tại nguồn (phần Quốc dân niên kim KHÔNG bị khấu trừ), và chỉ có thể được hoàn lại bằng cách nộp đơn theo thủ tục "đánh thuế chọn lọc theo thu nhập nghỉ hưu" do đại diện nộp thuế tại Nhật Bản thay mặt bạn thực hiện.

Các vấn đề thường gặp và cách xử lý

Vấn đề: “Bộ phận nhân sự đưa cho tôi biểu mẫu hoàn toàn bằng tiếng Nhật và tôi không hiểu”

Cách xử lý: Hãy đề nghị nhân sự cung cấp bản hướng dẫn dịch; nhiều công ty lớn có bản tiếng Anh / tiếng Việt / tiếng Trung / tiếng Tagalog / tiếng Indonesia / tiếng Nepal. Nếu không, hãy nhờ đồng nghiệp giúp, hoặc gọi đường dây nóng đa ngôn ngữ miễn phí về lao động (ví dụ: Yorisoi Hotline 0120-279-338) để được hướng dẫn chung. Với các câu hỏi thuế cụ thể, văn phòng thuế địa phương có dịch vụ tư vấn miễn phí, thường có hỗ trợ phiên dịch qua điện thoại trong mùa khai thuế.

Vấn đề: “Tôi muốn khai cha mẹ ở quê là người phụ thuộc nhưng biên lai chuyển tiền lại đứng tên đồng nghiệp”

Cách xử lý: Khấu trừ thuộc về người thực sự gửi tiền. Hãy luôn chuyển tiền dưới tên của chính bạn để được hưởng khấu trừ. Nếu bạn chia sẻ chi phí với đồng nghiệp, hãy thống nhất trước ai sẽ kê khai người phụ thuộc nào và chuyển tiền riêng rẽ.

Vấn đề: “Tôi vào công ty từ tháng 10. Tôi vẫn cần nenmatsu chosei chứ?”

Cách xử lý: Có — công ty hiện tại sẽ làm nenmatsu chosei cho toàn bộ năm dương lịch, bao gồm cả giai đoạn ở công ty cũ. Hãy mang theo gensen choushuuhyou của công ty cũ để nhân sự gộp được thu nhập. Nếu không có, nhân sự sẽ yêu cầu bạn tự nộp kakutei shinkoku vào mùa xuân.

Vấn đề: “Tôi quên kèm giấy chứng nhận bảo hiểm.”

Cách xử lý: Nếu nenmatsu chosei tháng 12 đã chốt, thông thường bạn vẫn có thể điều chỉnh tại công ty cho đến hạn "làm lại" vào cuối tháng 1, hoặc khai bổ sung qua kakutei shinkoku trong tháng 2-tháng 3.

Vấn đề: “Công ty không bao giờ phát cho tôi gensen choushuuhyou.”

Cách xử lý: Người sử dụng lao động bị pháp luật buộc phải phát hành gensen choushuuhyou. Hãy yêu cầu bằng văn bản. Nếu họ từ chối, cơ quan thuế có thể cưỡng chế; bạn hãy liên hệ trực tiếp văn phòng thuế nơi bạn cư trú.

Câu hỏi thường gặp

Tóm tắt

Nenmatsu chosei nhìn có vẻ đáng ngại lần đầu vì biểu mẫu bằng tiếng Nhật trang trọng và quy định về người phụ thuộc ở nước ngoài khá chi tiết. Hãy dành 30 phút cẩn thận mỗi năm một lần để điền biểu mẫu chính xác, đính kèm đúng giấy tờ, và bạn gần như chắc chắn sẽ được hoàn lại tiền — đôi khi là một khoản đáng kể. Kết hợp với việc nộp kakutei shinkoku đúng hạn khi cần, bạn sẽ giữ được hồ sơ thuế sạch sẽ, điều này cũng quan trọng cho việc gia hạn visa và cư trú lâu dài.