Đổi tư cách lưu trú tại Nhật Bản: Hướng dẫn nộp hồ sơ

Bạn nhận được lời mời làm việc vào tháng 2 và tốt nghiệp vào tháng 3. Một cuộc hôn nhân được đăng ký. Công ty phá sản và một chủ sử dụng lao động mới mời bạn làm công việc khá khác so với trước đây. Mỗi tình huống đó đều có thể khiến hoạt động bạn sắp thực hiện tại Nhật Bản không còn khớp với tư cách lưu trú in trên thẻ cư trú của bạn — và đó chính là lúc thủ tục đổi tư cách lưu trú phát huy vai trò.

Bản thân thủ tục này được quy định tại Điều 20 Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Tị nạn. Đây là một thủ tục duy nhất bao trùm mọi hướng chuyển đổi: từ du học sang đi làm, từ đi làm sang vợ/chồng người Nhật, từ lưu trú theo gia đình sang đi làm, từ loại Hoạt động đặc định này sang loại khác. Điều thay đổi là bằng chứng bạn đính kèm và thời gian cơ quan xét duyệt cần để đọc chúng.

Dưới đây là hình dung tổng thể về thủ tục đó tính đến tháng 8 năm 2026 — bao gồm cả đợt tăng lệ phí dự kiến từ ngày 1 tháng 10 năm 2026, lớn đến mức có thể ảnh hưởng tới thời điểm bạn nộp hồ sơ.

Khi nào bắt buộc đổi tư cách — và khi nào không

Tiêu chí không phải là "cuộc sống của tôi có thay đổi không" mà là "hoạt động tôi sắp làm có thuộc một tư cách lưu trú khác không". Chuyển từ đi học sang đi làm toàn thời gian vượt qua ranh giới đó. Chuyển từ đi làm sang sống tại Nhật với tư cách vợ/chồng của người Nhật cũng vậy. Xin trở thành Vĩnh trú là một hồ sơ riêng theo Điều 22, không phải hồ sơ đổi tư cách lưu trú, dù nhiều người vẫn gọi chung một tên.

Có một số tình huống trông giống đổi tư cách nhưng thực ra không phải. Nếu bạn đổi nơi làm việc mà vẫn làm cùng loại công việc dưới cùng một tư cách, bạn không nộp hồ sơ đổi tư cách — bạn thông báo cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú về việc chuyển đổi trong vòng 14 ngày theo Điều 19-16, qua mạng, qua bưu điện hoặc tại quầy. Nhiều người cũng xin Giấy chứng nhận tư cách làm việc vào thời điểm đó để công ty mới có văn bản xác nhận rằng công việc phù hợp với tư cách lưu trú; giấy này có phí 2.000 yên tại quầy hoặc 1.600 yên trực tuyến. Còn công việc làm thêm nằm ngoài phạm vi tư cách lưu trú thì được xử lý bằng giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, vốn miễn phí, chứ không phải bằng việc đổi tư cách.

Có một nhóm trường hợp đi theo hướng ngược lại — tên tư cách trên thẻ vẫn giữ nguyên, nhưng Điều 20 vẫn coi đó là đổi tư cách. Người có tư cách Lao động tay nghề cao loại (i) khi thay đổi cơ quan do Bộ trưởng Bộ Tư pháp chỉ định, người có tư cách Kỹ năng đặc định khi thay đổi cơ quan được chỉ định hoặc lĩnh vực ngành nghề đặc định, và người có tư cách Hoạt động đặc định khi thay đổi hoạt động cụ thể được chỉ định cho mình — tất cả đều phải nộp hồ sơ đổi tư cách lưu trú.

Có một tư cách được thiết kế để rất khó rời khỏi. Điều 20 khoản 3 quy định rằng hồ sơ của người mang tư cách Lưu trú ngắn hạn không được chấp thuận trừ khi dựa trên hoàn cảnh đặc biệt bất khả kháng.

Nộp ở đâu và nộp sớm đến mức nào

Bạn nộp tại cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực có thẩm quyền đối với địa chỉ đã đăng ký trên thẻ cư trú. Quầy tiếp nhận mở cửa các ngày trong tuần từ 9:00 đến 12:00 và từ 13:00 đến 16:00, tuy nhiên một số thủ tục có khung giờ hẹp hơn, vì vậy hãy gọi hỏi trước nếu bạn phải đi xa. Trung tâm Thông tin dành cho Cư dân Nước ngoài giải đáp các câu hỏi chung qua số 0570-013904.

Thời hạn nộp hồ sơ kéo dài từ thời điểm phát sinh lý do đổi tư cách cho đến ngày hết hạn của thời gian lưu trú hiện tại. Khác với gia hạn, không có quy tắc "trước ba tháng" — Cục chỉ yêu cầu bạn nộp ngay khi lý do phát sinh. Có lý do để hiểu điều đó theo đúng nghĩa đen: nếu bạn đã ngừng thực hiện hoạt động mà tư cách hiện tại được cấp cho, tư cách đó có thể bị hủy bỏ.

Hai xu hướng theo mùa có hướng dẫn riêng. Du học sinh muốn bắt đầu đi làm từ tháng 4 được yêu cầu nộp hồ sơ trong khoảng từ ngày 1 tháng 12 đến cuối tháng 1, vì hồ sơ dồn ứ trong khoảng tháng 1 đến tháng 3 và nộp muộn có thể không kịp được xét duyệt. Và nếu tư cách du học của bạn hết hạn vào hoặc trước ngày 31 tháng 1 trong khi bạn vẫn đang đi học, Cục yêu cầu bạn nộp hồ sơ gia hạn thay vì đổi tư cách trong khoảng thời gian đó.

• Bạn có thể tự nộp, hoặc người đại diện theo pháp luật của bạn nộp thay.
• Các đại diện nộp hồ sơ được chấp thuận có thể nộp thay bạn: nhân viên của tổ chức tuyển dụng hoặc đào tạo bạn, đoàn thể quản lý, nhân viên của pháp nhân vì lợi ích công cộng, và luật sư hoặc luật sư hành chính có đăng ký với cục.
• Người thân hoặc người sống cùng nhà chỉ được nộp thay nếu bạn dưới 16 tuổi hoặc thực sự không thể đến — chẳng hạn vì bệnh tật. Bận công việc không được coi là lý do hợp lệ.
• Ngay cả khi có người đại diện nộp hồ sơ, bạn vẫn phải có mặt thực tế tại Nhật Bản trong thời gian hồ sơ đang được xét duyệt.
• Nếu bạn từ 18 tuổi trở lên và không dùng người đại diện, hãy tự đến nộp trực tiếp.

Điều mà cán bộ xét duyệt thực sự cân nhắc

Việc cấp phép mang tính tùy nghi. Hướng dẫn của Cục về đổi tư cách lưu trú và gia hạn thời gian lưu trú — ban hành lần đầu tháng 3 năm 2008 và sửa đổi gần nhất vào tháng 6 năm 2026 — nêu rõ những yếu tố cấu thành quyền tùy nghi đó, và bạn nên đọc trước khi quyết định đính kèm những gì.

Hai mục đầu tiên trong danh sách dưới đây không được cân nhắc giống như các mục còn lại. Mục 1 hoàn toàn không phải là một yếu tố cân nhắc mà là một điều kiện bắt buộc: hướng dẫn nêu rằng hoạt động dự định của bạn phải tương ứng với một tư cách lưu trú theo Luật thì mới có thể được cấp phép. Mục 2, tiêu chuẩn cấp phép nhập cảnh do sắc lệnh của bộ quy định, về nguyên tắc phải được đáp ứng — điều này áp dụng cho các tư cách tại Bảng phụ lục I(2) và I(4) của Luật, tức là các tư cách làm việc cộng với Du học, Thực tập và Lưu trú theo gia đình, trong khi người có tư cách Hoạt động đặc định và Định trú về nguyên tắc được kỳ vọng tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của thông báo công khai liên quan. Chỉ các mục từ 3 đến 8 mới là những yếu tố tùy nghi — đáp ứng đủ tất cả không bảo đảm được cấp phép, và thiếu một mục cũng không tự động khiến hồ sơ bị bác, vì chúng được cân nhắc tổng thể.

1. Hoạt động dự định của bạn tương ứng với một tư cách lưu trú theo Luật.
2. Bạn đáp ứng các tiêu chuẩn cấp phép nhập cảnh áp dụng cho tư cách đó.
3. Bạn đã thực sự thực hiện hoạt động của tư cách lưu trú hiện tại — sinh viên bỏ học, hoặc thực tập sinh biến mất khỏi nơi thực tập, sẽ bị đánh giá thấp.
4. Hạnh kiểm của bạn tốt; một hình phạt hình sự hoặc việc môi giới lao động bất hợp pháp bị tính rất nặng ngay cả với lần vi phạm đầu tiên.
5. Bạn có khả năng tự trang trải cuộc sống, được đánh giá ở cấp hộ gia đình, không trở thành gánh nặng cho ngân sách công.
6. Việc làm và điều kiện lao động của bạn tuân thủ luật lao động, bao gồm cả công việc làm thêm.
7. Bạn hoàn thành nghĩa vụ thuế và bảo hiểm xã hội — nợ đọng lớn hoặc kéo dài, kể cả phí bảo hiểm y tế quốc dân, bị coi là yếu tố tiêu cực.
8. Bạn đã tuân thủ nghĩa vụ về thẻ cư trú và nghĩa vụ thông báo theo các Điều 19-7 đến 19-13, 19-15 và 19-16 — thông báo địa chỉ và thông tin trên thẻ, gia hạn hiệu lực thẻ, cấp lại thẻ, trả lại thẻ, và thông báo về cơ quan tiếp nhận.

Từ năm 2010, các quầy tiếp nhận đã yêu cầu xuất trình bằng chứng tham gia bảo hiểm y tế. Thẻ bảo hiểm y tế bằng giấy ngừng được cấp từ ngày 2 tháng 12 năm 2024, nên Cục hiện chấp nhận màn hình thông tin tư cách trong ứng dụng My Portal, thông báo thông tin tư cách, hoặc giấy xác nhận tư cách. Việc không xuất trình được, tự nó, không phải là lý do bị từ chối.

Hồ sơ giấy tờ: phần chung cộng với phần riêng theo từng tư cách

Mọi hồ sơ đều có cùng một bộ khung: đơn xin đổi tư cách lưu trú, một ảnh kích thước 4 cm x 3 cm chụp trong vòng sáu tháng trước khi nộp — không đội mũ, nhìn thẳng, phông nền trơn — cùng hộ chiếu và thẻ cư trú của bạn, vốn chỉ để xuất trình chứ không bị thu giữ. Đối với thẻ cư trú được cấp từ ngày 14 tháng 6 năm 2026 trở đi, ảnh là bắt buộc với người nộp từ một tuổi trở lên; trước ngày đó, miễn trừ áp dụng đến 16 tuổi. Cũng không cần ảnh nếu tư cách bạn chuyển sang không khiến bạn trở thành cư dân trung và dài hạn — chẳng hạn thời hạn lưu trú từ ba tháng trở xuống, hoặc tư cách Lưu trú ngắn hạn.

Mọi thứ còn lại phụ thuộc vào tư cách bạn hướng tới. Hồ sơ dựa trên việc làm được phân theo quy mô và hồ sơ khai báo của tổ chức tuyển dụng thành Nhóm 1 đến Nhóm 4, và Nhóm 1 cùng Nhóm 2 phải nộp ít giấy tờ hơn nhiều. Các giấy chứng nhận cấp tại Nhật Bản phải có ngày cấp trong vòng ba tháng. Bất kỳ tài liệu nào bằng tiếng nước ngoài đều cần bản dịch tiếng Nhật. Giấy tờ thường không được trả lại, vì vậy hãy hỏi tại quầy nếu bạn cần lấy lại bản gốc.

Có hai thay đổi gần đây rất dễ bỏ sót. Từ ngày 15 tháng 4 năm 2026, hồ sơ xin tư cách Kỹ thuật / Tri thức nhân văn / Nghiệp vụ quốc tế từ các tổ chức thuộc Nhóm 3 và Nhóm 4 phải kèm theo bản khai liên quan đến người đại diện của tổ chức — và trong trường hợp công việc chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ, như biên dịch, phiên dịch, lễ tân khách sạn hoặc công việc tiếp xúc khách hàng khác, phải có bằng chứng về năng lực ngôn ngữ tương đương CEFR B2. JLPT N2 trở lên, điểm BJT từ 400 trở lên, đã là cư dân trung và dài hạn từ 20 năm trở lên, tốt nghiệp đại học, cao đẳng kỹ thuật hoặc khóa chuyên môn tại Nhật Bản, hoặc hoàn thành giáo dục bắt buộc tại Nhật cộng với trung học phổ thông — tất cả đều được tính là đáp ứng yêu cầu này.

Theo chiều ngược lại, từ ngày 1 tháng 12 năm 2025, một số giấy tờ có thể được lược bỏ khi chuyển từ Du học sang Kỹ thuật / Tri thức nhân văn / Nghiệp vụ quốc tế hoặc sang Nghiên cứu: đối với người tốt nghiệp các trường đại học Nhật Bản kể cả sau đại học và cao đẳng, đối với người tốt nghiệp đại học nước ngoài nằm trong top 300 của ít nhất hai trong ba bảng xếp hạng QS, THE và ARWU, và đối với người nộp hồ sơ vào một tổ chức đã tuyển dụng một cựu du học sinh theo tư cách đó và người này đã được chấp thuận gia hạn ít nhất một lần. Việc làm theo hình thức phái cử không thuộc diện này. Hồ sơ thiếu là nguyên nhân chậm trễ phổ biến nhất, và Cục cảnh báo rằng điều đó có thể dẫn đến quyết định bất lợi thay vì một yêu cầu bổ sung giấy tờ.

Lệ phí và mức tăng dự kiến từ ngày 1 tháng 10 năm 2026

Hiện nay, đổi tư cách lưu trú có phí 6.000 yên tại quầy và 5.500 yên khi nộp trực tuyến, thanh toán bằng tem thuế vào thời điểm được cấp phép. Nếu hồ sơ bị từ chối, bạn không phải trả gì. Mức phí này mới chỉ áp dụng từ ngày 1 tháng 4 năm 2025, khi nó tăng từ 4.000 yên và mức phí riêng cho nộp trực tuyến lần đầu tiên xuất hiện.

Một đợt sửa đổi lớn hơn nhiều đang được lên kế hoạch. Sau khi Luật Quản lý Xuất nhập cảnh được sửa đổi trong năm 2026, Cục đã công bố dự thảo nghị định nội các vào ngày 3 tháng 7 năm 2026 và lấy ý kiến công chúng đến ngày 2 tháng 8 năm 2026. Theo đó, mức phí cố định được thay bằng một biểu phí gắn với thời hạn lưu trú được cấp, với các mức sau và ngày có hiệu lực được nêu là 1 tháng 10 năm 2026.

Cũng dự thảo đó nâng lệ phí vĩnh trú lên 200.000 yên và quy định các trường hợp miễn — chẳng hạn đổi sang tư cách Ngoại giao hoặc Công vụ — cùng mức giảm cho những người gặp khó khăn tài chính nghiêm trọng đã được công nhận là người tị nạn hoặc thuộc diện bảo hộ bổ sung, hoặc vì lý do nhân đạo khác. Các mức phí mới sẽ áp dụng cho hồ sơ được tiếp nhận từ ngày có hiệu lực trở đi, nên việc nộp trước thời điểm đó là quan trọng. Vì đây là một sửa đổi mới ở dạng dự kiến chứ chưa phải thực tiễn đã ổn định, hãy kiểm tra mức phí hiện hành trên trang của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú vào đúng ngày bạn nộp; lệ phí có thể thay đổi.

Mất bao lâu — và quy định giúp bạn hợp pháp sau ngày hết hạn

Thời gian xét duyệt tiêu chuẩn mà Cục công bố cho việc đổi tư cách lưu trú là một đến hai tháng. Số liệu trung bình thực tế được công bố hằng tháng theo từng tư cách lưu trú. Dưới đây là con số đối với các trường hợp được cấp phép trong tháng 6 năm 2026, tính bằng số ngày kể từ khi nộp đến ngày bạn được thông báo kết quả.

Hãy đọc những con số đó một cách cẩn thận. Chúng bao gồm cả thời gian chờ bạn gửi bổ sung giấy tờ, và vì ngày ra quyết định là ngày bạn đến cơ quan để được thông báo, chúng cũng bao gồm khoảng cách giữa lúc kết thúc xét duyệt và lúc bạn tới. Các hồ sơ bị từ chối và hồ sơ rút lại không được tính. Hồ sơ xin tư cách làm việc kéo dài hơn trước mùa tuyển dụng tháng 4, còn tư cách Du học kéo dài hơn trước các kỳ nhập học tháng 4 và tháng 10.

Đây chính là chỗ Điều 20 khoản 6 phát huy tác dụng. Nếu bạn đã nộp hồ sơ trước khi thời hạn lưu trú hết hạn và đến ngày hết hạn vẫn chưa có quyết định, bạn được ở lại theo tư cách cũ, thực hiện các hoạt động cũ, cho đến khi có quyết định hoặc cho đến hai tháng sau ngày hết hạn — tùy điều kiện nào đến trước. Người có thời hạn lưu trú từ 30 ngày trở xuống không thuộc diện này. Khi bạn nộp tại quầy, mặt sau thẻ cư trú của bạn sẽ được đóng dấu xác nhận đang có hồ sơ chờ xét duyệt, vì vậy hãy kiểm tra mặt sau nếu ngày ghi ở mặt trước đã qua; hồ sơ nộp trực tuyến không được đóng dấu, nhưng từ tháng 1 năm 2026 Cục có thể cấp xác nhận rằng hồ sơ trực tuyến, bao gồm cả khoảng thời gian đặc biệt này, đang chờ xét duyệt.

Sống trong khoảng hai tháng đó có những phiền toái thực tế, và đó là lý do Cục mong muốn quyết định được đưa ra trước khi thời hạn lưu trú của bạn kết thúc. Thẻ My Number hết hiệu lực cùng với thời hạn lưu trú trừ khi bạn gia hạn tại văn phòng hành chính địa phương trước đó, và tài khoản ngân hàng có thể bị hạn chế kể từ ngày sau ngày hết hạn nếu bạn không thông báo cho ngân hàng. Nếu bạn ra nước ngoài rồi nhập cảnh lại trong khoảng thời gian đặc biệt này, hãy đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trước khi hết hai tháng: ở lại quá thời hạn đó là cư trú bất hợp pháp, bất kể có hồ sơ hay không.

Nộp hồ sơ qua hệ thống trực tuyến

Việc đổi tư cách lưu trú có thể nộp qua hệ thống xin phép lưu trú trực tuyến của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, vốn đã được thay bằng nền tảng mới từ ngày 5 tháng 1 năm 2026. Ngoài khoản tiết kiệm 500 yên, điểm hấp dẫn là không phải xếp hàng — và theo biểu phí dự thảo áp dụng từ tháng 10 năm 2026, khoảng cách giữa nộp tại quầy và nộp trực tuyến sẽ nới rộng lên từ 3.000 đến 10.000 yên ở mọi bậc trên ba tháng (thời hạn từ ba tháng trở xuống đều là 10.000 yên theo cả hai cách), điều mà Cục công khai mô tả là một biện pháp thúc đẩy nộp hồ sơ trực tuyến.

Bảy nhóm có thể sử dụng hệ thống: nhân viên của tổ chức mà bạn thuộc về, luật sư và luật sư hành chính, nhân viên của pháp nhân vì lợi ích công cộng, nhân viên của cơ quan hỗ trợ đăng ký, chính người nộp đơn, người đại diện theo pháp luật, và người thân — vợ/chồng, con, cha hoặc mẹ — thông thường chỉ khi người nộp đơn dưới 16 tuổi hoặc không thể tự nộp. Việc tự nộp cho bản thân có điều kiện: bạn phải là cư dân trung và dài hạn, nghĩa là loại trừ tư cách Ngoại giao, Công vụ và Lưu trú ngắn hạn cùng mọi thời hạn lưu trú từ ba tháng trở xuống, và bạn phải từ 15 tuổi trở lên.

Có một giới hạn cứng khiến nhiều người vấp phải. Bạn không thể nộp trực tuyến vào ngày cuối cùng của thời hạn lưu trú — vào ngày đó bạn phải đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền đối với địa chỉ của mình. Từ tháng 1 năm 2026, các chức năng bạn có thể sử dụng còn phụ thuộc vào tình trạng thẻ My Number của bạn, và có các thông báo riêng điều chỉnh việc nộp trực tuyến đối với tư cách Kỹ năng đặc định và Kinh doanh - Quản lý, vì vậy hãy đọc trang thông báo của hệ thống trước khi bắt đầu chứ đừng đọc sau.

Dù bạn chọn cách nào, Cục cũng đề nghị mọi người không gọi điện để hỏi tiến độ; cơ quan này không trả lời câu hỏi về từng hồ sơ cụ thể, và các cuộc gọi làm chậm quá trình xét duyệt.

Khi con đường trực tiếp không đi được: tư cách bắc cầu và trường hợp bị từ chối

Đôi khi tư cách bạn muốn chưa thể xin được ngay. Tư cách Hoạt động đặc định tồn tại một phần để lấp những khoảng trống đó, và danh mục hoạt động đặc định của chính Cục bao gồm nhiều dạng bắc cầu: tìm việc sau khi tốt nghiệp đại học hoặc khóa chuyên môn tại Nhật, chờ ngày bắt đầu làm việc sau khi nhận được lời mời làm việc, chờ nhập học cao học, chuẩn bị chuyển sang Kỹ năng đặc định loại (i), và — với lĩnh vực vận tải đường bộ — lấy bằng lái xe Nhật Bản hoặc hoàn thành khóa đào tạo lái xe mới. Dạng tìm việc là dạng được biết đến nhiều nhất: với thư giới thiệu của trường bạn vừa rời và không có vấn đề gì trong hồ sơ, bạn được cấp sáu tháng, có thể gia hạn một lần, tức là tối đa một năm ở Nhật để tìm việc. Mỗi dạng bắc cầu này bản thân nó cũng được xin bằng hồ sơ đổi tư cách lưu trú.

Nếu câu trả lời là không, trước hết hãy lưu ý điều mà chính trang thủ tục của Cục ghi ở mục phương thức khiếu nại: không có. Không có con đường khiếu nại hành chính đối với hồ sơ đổi tư cách bị từ chối. Trên thực tế, phần lớn mọi người hỏi lý do rồi nộp lại, và về nguyên tắc quyết định từ chối cũng có thể bị kiện ra tòa bằng vụ kiện hủy quyết định theo Luật Tố tụng Hành chính, vốn có thời hạn khởi kiện riêng; luật sư là người bạn nên hỏi về hướng này. Các ví dụ từ chối được công bố tập trung vào vài chủ đề — tiền phạt và bản án hình sự, khai báo sai sự thật như khai một địa chỉ mà bạn không hề sống ở đó, làm việc không phép trong thời gian dài, và những hồ sơ không có mục đích hợp lý, chẳng hạn học lặp lại đúng khóa học cũ tại cùng một trường. Một quyết định từ chối dựa trên bằng chứng thiếu hoặc chưa thuyết phục về công việc thường có thể được giải quyết bằng một bộ hồ sơ mới được xây dựng khác đi; còn từ chối vì hạnh kiểm thì thường không.

Nếu tư cách lưu trú hiện tại của bạn vẫn còn thời hạn và bạn vẫn đáp ứng điều kiện của nó, tư cách đó đơn giản là vẫn tiếp tục. Nếu thời hạn đã hết và quy định đặc biệt hai tháng cũng đã hết, hãy đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh ngay lập tức thay vì chờ đợi — ở lại Nhật Bản sau thời điểm đó là cư trú bất hợp pháp.

Nếu bạn đang tìm việc tại Nhật Bản, TreeGlobalPartners Inc. giới thiệu việc làm cho người nước ngoài mà người lao động không phải trả bất kỳ chi phí nào — bạn không phải trả gì cả. Phần thủ tục visa, bao gồm hồ sơ đổi tư cách lưu trú và công việc hỗ trợ đăng ký, do công ty cùng tập đoàn của chúng tôi là Tree Administrative Scrivener Corporation phụ trách. Hãy cho chúng tôi biết bạn đang ở tư cách nào và muốn chuyển sang tư cách nào, chúng tôi sẽ nói thẳng với bạn liệu con đường đó có khả thi hay không: https://treeglobalpartners.com/vi/contact/

Câu hỏi thường gặp

Tôi có được tiếp tục làm việc trong thời gian hồ sơ đổi tư cách đang được xét duyệt không?

Bạn được tiếp tục các hoạt động mà tư cách lưu trú hiện tại cho phép. Điều 20 khoản 6 cho phép bạn ở lại theo tư cách cũ cho đến khi có quyết định hoặc cho đến hai tháng sau ngày hết hạn lưu trú, tùy điều kiện nào đến trước — nhưng chỉ với các hoạt động cũ. Bạn không được bắt đầu công việc mới cho đến khi được cấp phép và đã nhận thẻ cư trú mới, vì giấy phép chỉ có hiệu lực từ thời điểm đó. Người có thời hạn lưu trú từ 30 ngày trở xuống không thuộc phạm vi quy định này.

Tôi chuyển sang công ty khác nhưng vẫn làm cùng loại công việc. Tôi có phải đổi tư cách lưu trú không?

Không. Nếu công việc mới vẫn nằm trong phạm vi tư cách lưu trú hiện tại, bạn chỉ cần thông báo cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú về việc thay đổi cơ quan trong vòng 14 ngày theo Điều 19-16 — qua hệ thống thông báo điện tử, qua bưu điện hoặc tại quầy. Nhiều người còn xin thêm Giấy chứng nhận tư cách làm việc, có phí 2.000 yên tại quầy hoặc 1.600 yên trực tuyến, để công ty mới có văn bản xác nhận rằng vị trí công việc phù hợp với tư cách lưu trú.

Đổi tư cách lưu trú tốn bao nhiêu tiền trong năm 2026?

Tính đến tháng 8 năm 2026, phí là 6.000 yên tại quầy và 5.500 yên khi nộp trực tuyến, thanh toán bằng tem thuế và chỉ khi được cấp phép. Một dự thảo nghị định nội các công bố ngày 3 tháng 7 năm 2026 sẽ thay mức phí này bằng biểu phí từ 10.000 yên đến 75.000 yên tại quầy, tùy theo thời hạn lưu trú được cấp, áp dụng từ ngày 1 tháng 10 năm 2026. Số tiền có thể thay đổi, vì vậy hãy xác nhận trên trang của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú trước khi nộp.

Nếu hồ sơ của tôi bị từ chối thì sao?

Không có thủ tục khiếu nại hành chính đối với hồ sơ đổi tư cách bị từ chối — trang thủ tục của Cục ghi rõ phương thức khiếu nại là: không có. Phần lớn mọi người hỏi lý do, khắc phục nguyên nhân gây từ chối rồi nộp lại nếu vấn đề có thể sửa được, chẳng hạn nội dung công việc chưa rõ ràng hoặc nợ thuế. Về nguyên tắc, quyết định từ chối cũng có thể bị kiện ra tòa bằng vụ kiện hủy quyết định theo Luật Tố tụng Hành chính, vốn có thời hạn khởi kiện riêng, nên hãy trao đổi sớm với luật sư nếu bạn đang cân nhắc hướng này. Nếu tư cách lưu trú hiện tại vẫn còn hiệu lực và bạn vẫn đáp ứng điều kiện của nó, tư cách đó vẫn tiếp tục. Nếu thời hạn đã hết và quy định đặc biệt hai tháng cũng đã kết thúc, hãy liên hệ ngay với cục quản lý xuất nhập cảnh.

Tôi có thể chuyển từ tư cách Lưu trú ngắn hạn sang tư cách làm việc khi đang ở Nhật không?

Chỉ trong những trường hợp rất hạn chế. Điều 20 khoản 3 quy định rằng hồ sơ của người mang tư cách Lưu trú ngắn hạn không được chấp thuận trừ khi dựa trên hoàn cảnh đặc biệt bất khả kháng. Cách thông thường là rời Nhật Bản và nhập cảnh trở lại bằng Giấy chứng nhận tư cách lưu trú do cơ quan tiếp nhận xin cấp.

Tóm tắt

Việc đổi tư cách lưu trú là bắt buộc khi hoạt động bạn sắp thực hiện thuộc một tư cách lưu trú khác — chứ không đơn thuần khi hoàn cảnh của bạn thay đổi. Đổi nơi làm việc trong cùng một tư cách chỉ là thông báo trong 14 ngày, không phải một hồ sơ xin phép, trong khi người có tư cách Lao động tay nghề cao loại (i), Kỹ năng đặc định và Hoạt động đặc định vẫn phải nộp hồ sơ đổi tư cách ngay cả khi tên tư cách không đổi.

Hãy nộp tại cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực phụ trách địa chỉ đã đăng ký của bạn, từ thời điểm phát sinh lý do cho đến khi thời hạn lưu trú hết hạn, và hãy nộp sớm. Du học sinh bắt đầu đi làm từ tháng 4 được yêu cầu nộp trong khoảng từ ngày 1 tháng 12 đến cuối tháng 1.

Lệ phí hiện là 6.000 yên tại quầy và 5.500 yên trực tuyến, chỉ phải trả nếu được cấp phép. Một biểu phí gắn với thời hạn lưu trú, từ 10.000 yên đến 75.000 yên, dự kiến có hiệu lực từ ngày 1 tháng 10 năm 2026 và sẽ áp dụng cho hồ sơ được tiếp nhận kể từ ngày đó, khiến thời điểm nộp trở thành một bài toán tài chính thực sự trong năm nay.

Số ngày trung bình đối với các trường hợp được cấp phép trong tháng 6 năm 2026 dao động từ dưới một tháng với tư cách Hộ lý đến hơn hai tháng khá nhiều với một số tư cách làm việc, so với tiêu chuẩn công bố là một đến hai tháng. Nếu bạn nộp trước ngày hết hạn, quy định đặc biệt tại Điều 20 khoản 6 giúp bạn ở lại Nhật hợp pháp cho đến khi có quyết định hoặc đến hai tháng sau ngày hết hạn, tùy điều kiện nào đến trước — dù thẻ My Number và tài khoản ngân hàng của bạn có thể cần được xử lý riêng trong khoảng thời gian đó.

Giấy tờ là nơi phát sinh phần lớn sự chậm trễ. Ngoài đơn, ảnh, hộ chiếu và thẻ cư trú, mỗi tư cách đích đến lại có danh mục riêng, và quy định đã thay đổi hai lần gần đây: bổ sung bằng chứng cho hồ sơ Nhóm 3 và Nhóm 4 xin tư cách Kỹ thuật / Tri thức nhân văn / Nghiệp vụ quốc tế từ ngày 15 tháng 4 năm 2026, và lược bỏ một số giấy tờ cho một số trường hợp chuyển đổi từ Du học từ ngày 1 tháng 12 năm 2025.

※ Bài viết này phản ánh các quy định và số liệu được công bố tính đến tháng 8 năm 2026, mang tính thông tin chung, không phải tư vấn cho từng trường hợp cụ thể. Lệ phí, giấy tờ bắt buộc và thời gian xét duyệt được sửa đổi thường xuyên — đặc biệt, biểu lệ phí áp dụng từ ngày 1 tháng 10 năm 2026 nêu trong bài mới chỉ được công bố dưới dạng dự thảo nghị định nội các và cần được xác nhận lại trước khi bạn nộp hồ sơ. Hãy luôn kiểm tra trang web của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản hoặc hỏi cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực về quy định áp dụng cho hồ sơ của chính bạn.