Chuyển nhà tại Nhật Bản: Thủ tục đổi địa chỉ và tiện ích dành cho người nước ngoài

Hai chiếc đồng hồ pháp lý riêng biệt bắt đầu chạy vào ngày bạn dọn đến một chỗ ở mới tại Nhật Bản, và cả hai đều chạy trong 14 ngày. Một chiếc đến từ Luật Đăng ký cư trú cơ bản và áp dụng cho mọi người cư trú trên cả nước. Chiếc còn lại đến từ Luật Quản lý Xuất nhập cảnh, chỉ áp dụng cho người nước ngoài có tư cách lưu trú trung và dài hạn, và — nếu bị phớt lờ đủ lâu — có thể khiến chính tư cách lưu trú của bạn bị thu hồi.

Thông thường, chỉ một lần đến quầy của cơ quan hành chính địa phương là đủ để đáp ứng cả hai. Sự tiện lợi đó phụ thuộc vào một chi tiết nhỏ: thẻ lưu trú có nằm trong túi bạn khi bạn bước tới cửa sổ tiếp nhận hay không. Để quên ở nhà thì một thủ tục sẽ biến thành hai.

Mọi thứ còn lại — gas, nước, điện, bằng lái xe, chuyển tiếp thư, bảo hiểm y tế, và tiền đặt cọc của nơi bạn sắp rời đi — đều xoay quanh hai thời hạn đó, theo trình tự dưới đây.

Hai thời hạn 14 ngày

Luật Đăng ký cư trú cơ bản chi phối juminhyo (sổ đăng ký cư trú) của bạn, vốn là nền tảng của thuế cư trú, bảo hiểm y tế quốc dân và gần như mọi dịch vụ công mà bạn sử dụng. Người nước ngoài cư trú cũng nằm trong hệ thống này cùng với công dân Nhật Bản, nên giấy báo chuyển đến và giấy báo đổi địa chỉ vận hành giống nhau đối với tất cả mọi người.

Luật Quản lý Xuất nhập cảnh bổ sung một lớp thứ hai. Điều 19-9 khoản 1 yêu cầu người lưu trú trung và dài hạn khi thay đổi địa chỉ phải thông báo nơi cư trú mới cho Cục trưởng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú trong vòng 14 ngày kể từ khi dọn đến, tại văn phòng hành chính của địa phương quản lý địa chỉ mới. Các cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực không tiếp nhận thông báo này.

Một quy tắc coi như đã nộp gắn kết hai thủ tục này lại với nhau. Nếu bạn nộp giấy báo chuyển đến hoặc giấy báo đổi địa chỉ theo đăng ký cư trú và xuất trình thẻ lưu trú ngay tại thời điểm đó, thông báo với cơ quan xuất nhập cảnh được coi như đã được thực hiện đồng thời. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú nêu rõ ngoại lệ: nếu giấy báo đăng ký cư trú được xử lý trước vì bạn không mang theo thẻ, quy tắc coi như đã nộp sẽ không được áp dụng và bạn phải nộp thông báo nơi cư trú một cách riêng biệt.

Trước khi chuyển đi: Báo trước hợp đồng thuê và giấy báo chuyển đi

Báo trước việc chấm dứt hợp đồng thuê hiện tại

Thời hạn báo trước do chính hợp đồng thuê quy định, chứ không phải theo một quy tắc chung toàn quốc. Hãy tìm điều khoản chấm dứt hợp đồng và tính ngược lại từ ngày bạn dọn đi — báo trễ thường đồng nghĩa với việc phải trả tiền thuê cho một tháng mà bạn không hề ở.

Nộp giấy báo chuyển đi

Nếu chỗ ở mới của bạn nằm ở một thành phố, quận hoặc thị trấn khác, bạn phải nộp giấy báo chuyển đi tại cơ quan hành chính địa phương hiện tại của bạn. Không có một quy tắc chung toàn quốc về việc được nộp sớm bao lâu; ví dụ, thành phố Hiroshima cho biết họ không ấn định số ngày cụ thể nhưng thường tiếp nhận giấy báo từ khoảng 14 ngày trước khi chuyển. Hãy kiểm tra trang thông tin của văn phòng quận nơi bạn đang ở trước khi đi.

Bạn có ba cách:

• Nộp trực tiếp tại văn phòng hành chính địa phương hiện tại, nơi bạn sẽ nhận giấy chứng nhận chuyển đi để nộp lại cho địa phương mới.
• Nộp qua bưu điện, cách mà nhiều địa phương chấp nhận — hữu ích nếu bạn đã rời khỏi khu vực đó.
• Nộp trực tuyến qua My Number Portal. Kể từ ngày 6 tháng 2 năm 2023, mọi địa phương đều tiếp nhận giấy báo chuyển đi trực tuyến, và cùng dịch vụ đó sẽ gửi thông báo trước về việc bạn sẽ đến cho địa phương mới. Cách này đòi hỏi một thẻ My Number còn hiệu lực với chứng thư chữ ký điện tử hoạt động bình thường. Nó giúp bạn không cần giấy chứng nhận chuyển đi, nhưng không thay thế được việc phải đến quầy tại nơi đến.

Việc chuyển ra nước ngoài cũng cần nộp giấy báo chuyển đi, như Bộ Nội vụ và Truyền thông đã nêu rõ. Nộp giấy này giúp chặn việc thuế cư trú và nghĩa vụ bảo hiểm y tế quốc dân tiếp tục phát sinh trên một hồ sơ cư trú mà bạn để ngỏ.

Một hệ quả ít ai để ý: việc chuyển ra khỏi địa phương sẽ tự động hủy đăng ký con dấu cá nhân, như các địa phương gồm thành phố Kodaira và thành phố Kobe xác nhận trên trang câu hỏi thường gặp chính thức của họ. Nếu bạn cần con dấu đã đăng ký để mua xe hoặc ký hợp đồng, hãy đăng ký lại tại địa phương mới.

Chuyển đến: Một lần ra quầy cho hai đạo luật

Trong vòng 14 ngày kể từ khi thực sự dọn đến, hãy tới văn phòng hành chính của địa phương quản lý địa chỉ mới với những giấy tờ sau:

• Thẻ lưu trú của bạn, hoặc Giấy chứng nhận vĩnh trú đặc biệt — của mọi thành viên gia đình cùng chuyển đi, không chỉ riêng bạn.
• Giấy chứng nhận chuyển đi từ địa phương trước đây, nếu bạn đã nhận được.
• Thẻ My Number của bạn, hoặc thẻ thông báo, cho từng người cùng chuyển đi.
• Giấy tờ tùy thân của người trực tiếp đến quầy, cùng với giấy ủy quyền nếu có người đại diện nộp thay bạn.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình nếu bạn đăng ký một hộ gia đình có người phụ thuộc — bản gốc do cơ quan chính phủ nước bạn cấp, kèm bản dịch tiếng Nhật.

Nhân viên sẽ đăng ký địa chỉ mới vào sổ đăng ký cư trú của bạn và ghi địa chỉ đó lên mặt sau thẻ lưu trú. Dòng ghi ở mặt sau chính là bằng chứng cho thấy thông báo với cơ quan xuất nhập cảnh đã được thực hiện.

Có một giới hạn về thời điểm mà bạn nên biết. Nếu thời hạn lưu trú hoặc hiệu lực của thẻ đã hết, cơ quan hành chính địa phương thường không thể ghi địa chỉ mới lên mặt sau. Ngoại lệ là khi ô phía dưới bên phải ở mặt sau có đóng dấu cho thấy đơn xin thay đổi tư cách lưu trú hoặc gia hạn thời gian lưu trú đang được xem xét — khi đó vẫn có thể ghi bổ sung trong vòng hai tháng sau ngày hết hạn.

Chuyển nhà trong cùng một thành phố hoặc quận

Chuyển chỗ ở trong cùng một địa phương thuộc diện giấy báo đổi địa chỉ, phải nộp trong vòng 14 ngày tại chính văn phòng thành phố hoặc quận đó. Không cần giấy chứng nhận chuyển đi, vì bạn chưa từng rời khỏi sổ đăng ký của địa phương này.

Quy định về thẻ lưu trú vẫn y hệt, và đây chính là chỗ mọi người hay chủ quan: chuyển nhà cách ba con phố vẫn làm thay đổi địa chỉ ở mặt sau thẻ, và quy tắc coi như đã nộp vẫn đòi hỏi phải có thẻ tại quầy.

Điều gì xảy ra nếu bạn trễ hạn

Đằng sau những thời hạn này là ba hệ quả riêng biệt, và mức độ tăng dần.

• Luật Đăng ký cư trú cơ bản. Không nộp giấy báo mà không có lý do chính đáng có thể bị phạt tiền lên tới 50.000 yên.
• Luật Quản lý Xuất nhập cảnh — không thông báo. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú cho biết việc không nộp thông báo nơi cư trú có thể bị phạt tiền lên tới 200.000 yên. Khai báo địa chỉ sai sự thật bị xử lý nặng hơn: phạt tù đến một năm, hoặc phạt tiền đến 200.000 yên.
• Thu hồi tư cách lưu trú. Điều 22-4 khoản 1 mục 9 quy định đây là căn cứ để thu hồi khi một người lưu trú trung và dài hạn, sau khi đã rời khỏi nơi cư trú đã đăng ký với Cục trưởng, không thông báo nơi cư trú mới trong vòng 90 ngày — trừ khi có lý do chính đáng cho việc không thông báo. Mục 10 áp dụng cho việc khai báo địa chỉ sai sự thật.

Thiệt hại hằng ngày thì âm thầm hơn. Địa chỉ không khớp làm chậm giấy tờ bảo hiểm y tế, cản trở việc cập nhật thông tin tại ngân hàng và nhà mạng, đồng thời để lại những điểm không nhất quán trong hồ sơ phía sau một đơn xin gia hạn hoặc xin vĩnh trú trong tương lai.

Những việc khác cần hoàn tất tại tòa thị chính

Khi đã có mặt tại quầy, bạn có thể hoàn tất nhiều thủ tục khác trong cùng một lần xếp hàng. Hãy nêu đúng tên từng thủ tục để yêu cầu.

Thẻ My Number

Thẻ của bạn cần được sửa các thông tin in trên mặt trước, cùng với thủ tục tiếp tục sử dụng. Có hai thời hạn áp dụng, và bỏ lỡ bất kỳ thời hạn nào cũng làm thẻ mất hiệu lực: giấy báo chuyển đến trong vòng 14 ngày, và thủ tục tiếp tục sử dụng trong vòng 90 ngày kể từ giấy báo đó. Thẻ đã mất hiệu lực phải được cấp lại, và việc cấp lại có thu phí.

Bảo hiểm y tế quốc dân

Nếu bạn tham gia Bảo hiểm y tế quốc dân thay vì chế độ bảo hiểm của công ty, bạn sẽ mất tư cách tham gia tại địa phương cũ và phải đăng ký tham gia tại địa phương mới, cả hai đều trong vòng 14 ngày. Bản thân giấy tờ cũng đã thay đổi: việc cấp mới và cấp lại thẻ bảo hiểm bằng giấy đã chấm dứt vào ngày 1 tháng 12 năm 2024, và những người tham gia từ ngày 2 tháng 12 năm 2024 trở đi sẽ nhận shikaku kakuninsho hoặc giấy thông báo thông tin tư cách thay thế, song song với việc dùng thẻ My Number làm thẻ bảo hiểm y tế.

Lương hưu quốc dân

Hiện nay phần lớn đã tự động. Cơ quan Hưu trí Nhật Bản cho biết về nguyên tắc không cần nộp thông báo đổi địa chỉ nếu số My Number của bạn đã được liên kết với Số hưu trí cơ bản. Vẫn cần nộp nếu hai số này chưa được liên kết, hoặc nếu địa chỉ thực tế của bạn khác với địa chỉ đã đăng ký.

Trợ cấp nuôi con

Các gia đình đang nhận jido teate (trợ cấp nuôi con) phải nộp đơn xin mới tại địa phương nơi chuyển đến. Quy tắc về thời điểm khá đặc biệt: nếu nộp trong vòng 15 ngày tính từ ngày kế tiếp ngày chuyển đi, đơn được coi như đã nộp trong tháng chuyển nhà. Nộp muộn hơn thì thường sẽ mất phần trợ cấp của những tháng bị chậm.

Bằng lái xe và dịch vụ chuyển tiếp thư

Bằng lái xe

Điều 94 Luật Giao thông đường bộ yêu cầu người có bằng lái phải nộp thông báo thay đổi các nội dung đã ghi cho ủy ban an toàn công cộng phụ trách địa chỉ mới. Trên thực tế, bạn đến đồn cảnh sát hoặc trung tâm cấp bằng lái xe có thẩm quyền tại nơi bạn đang sống.

Hãy mang theo bằng lái và giấy tờ chứng minh địa chỉ mới. Cảnh sát các tỉnh chấp nhận hoặc bản sao sổ đăng ký cư trú được cấp trong vòng sáu tháng gần nhất và in không kèm số My Number, hoặc thẻ My Number có ghi địa chỉ mới. Bản photocopy của sổ đăng ký cư trú không được chấp nhận, và không mất phí nếu thay đổi nội dung ghi trên bằng là thủ tục duy nhất bạn nộp.

Dịch vụ chuyển tiếp thư

Dịch vụ chuyển tiếp thư của Japan Post sẽ chuyển hướng thư gửi đến địa chỉ cũ của bạn, miễn phí, trong một năm kể từ ngày nộp giấy báo — chứ không phải kể từ ngày bạn muốn dịch vụ bắt đầu. Bạn có thể đăng ký qua trang web e-Tenkyo hoặc ứng dụng của Japan Post, tại quầy bưu điện, hoặc bằng cách bỏ mẫu đơn đã điền vào hòm thư trong phong bì đã trả cước sẵn. Đăng ký trực tuyến cần một tài khoản Yu ID đã được xác minh, quá trình đăng ký mất từ ba đến bảy ngày làm việc, và một đơn có thể áp dụng cho tối đa sáu người.

Chuyển tiếp thư chỉ là khoảng thời gian đệm, không phải giải pháp: nó cho bạn một năm để cập nhật thông tin với ngân hàng, công ty bảo hiểm và nhà mạng, nhưng nó không tự cập nhật giúp bạn điều gì cả.

Điện, gas và nước

Các dịch vụ tiện ích chia thành nhóm bạn có thể xử lý từ xa và nhóm bắt buộc phải có người có mặt tại nhà.

Gas: phải có người ở nhà

Việc mở van cấp gas đòi hỏi phải có người có mặt. Tokyo Gas giải thích rằng nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra tình trạng các thiết bị gas của bạn và mức độ tương thích của chúng với loại gas được cung cấp, nên buổi hẹn bao gồm việc mở van đồng hồ, kiểm tra bật lửa thực tế trong nhà, và hướng dẫn an toàn. Bạn có thể nhờ người nhà, bạn bè hoặc chủ nhà có mặt thay. Hãy đặt lịch sớm — các khung giờ cuối tuần và cuối tháng 3 hết chỗ đầu tiên.

Nước

Nước do cơ quan cấp nước địa phương quản lý. Tại Tokyo, Cục Cấp nước đề nghị khách hàng đăng ký khoảng ba đến bốn ngày trước khi chuyển, qua internet, qua điện thoại đến Trung tâm chăm sóc khách hàng, hoặc qua ứng dụng của Cục. Biểu mẫu trực tuyến yêu cầu mã số khách hàng in trên phiếu ghi chỉ số đồng hồ hoặc trên biên lai; nếu không có mã đó, bạn phải gọi điện thoại thay thế. Với các trường hợp chuyển nhà trong phạm vi phục vụ của Cục, việc ngừng và mở lại nước được xử lý trong cùng một thủ tục. Thông thường không cần có mặt.

Điện

Hãy liên hệ nhà bán lẻ điện của bạn để đóng hợp đồng cũ và mở hợp đồng mới, cung cấp cả hai địa chỉ và ngày chuyển đổi. Thị trường bán lẻ điện đã tự do hóa hoàn toàn, nên công ty cần liên hệ là bên đang giữ hợp đồng của bạn, chứ không mặc định là công ty điện lực khu vực. Dịch vụ thủ tục chuyển nhà trực tuyến vận hành qua My Number Portal cũng có liên kết tới các nhà cung cấp điện, gas và nước tham gia.

Rời căn hộ cũ: Tiền đặt cọc và chi phí hoàn trả nguyên trạng

Buổi kiểm tra khi trả nhà là nơi nhiều người thuê nhà nước ngoài mất tiền một cách không cần thiết, bởi vì không ai giải thích cho họ ranh giới pháp lý nằm ở đâu.

Điều 621 Bộ luật Dân sự, theo bản sửa đổi có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2020, định nghĩa nghĩa vụ hoàn trả nguyên trạng của người thuê và loại trừ rõ ràng hai nhóm: tsujo sonmo, hao mòn phát sinh từ việc sử dụng thông thường, và keinen henka, sự xuống cấp theo thời gian. Những hư hỏng mà người thuê không phải chịu trách nhiệm cũng được loại trừ tương tự. Trước lần sửa đổi đó, Bộ luật Dân sự không có định nghĩa trực tiếp về hoàn trả nguyên trạng, và đó chính là lý do tranh chấp xảy ra rất phổ biến.

Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch công bố tiêu chuẩn tham chiếu được dùng để giải quyết những tranh cãi này, đó là “Hướng dẫn về các rắc rối liên quan đến hoàn trả nguyên trạng”, được sửa đổi lần gần nhất vào tháng 8 năm 2011. Quan điểm cốt lõi của tài liệu là chi phí sửa chữa do lão hóa và hao mòn thông thường được coi là đã nằm trong tiền thuê, và do đó do chủ nhà chịu. Hoàn trả nguyên trạng có nghĩa là khắc phục những hư hỏng do người thuê cố ý hoặc sơ suất gây ra, do vi phạm nghĩa vụ quản lý cẩn trọng, hoặc do sử dụng vượt quá mức thông thường.

Có hai giới hạn cần nói thẳng. Bản hướng dẫn là tài liệu tham chiếu chứ không phải luật có tính ràng buộc, và Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch lưu ý rằng với những hợp đồng đã ký thì chính các điều khoản của hợp đồng là điểm xuất phát. Những điều khoản đặc biệt chuyển chi phí hao mòn thông thường sang người thuê cần được đọc kỹ, thay vì mặc định cho rằng chúng vô hiệu hoặc có hiệu lực.

Những cách thường phát huy hiệu quả trên thực tế:

• Chụp ảnh mọi căn phòng — sàn, tường, thiết bị nước — vào ngày dọn đến và một lần nữa khi bạn trả lại chìa khóa.
• Trực tiếp có mặt tại buổi kiểm tra khi trả nhà, và giữ lại bản hợp đồng thuê gốc cùng mọi bảng kiểm tra tình trạng lúc dọn vào.
• Yêu cầu bảng báo giá chi tiết bằng văn bản, và đừng ký vào thỏa thuận thanh toán ngay tại buổi kiểm tra nếu các con số chưa được giải thích rõ.

Khi tranh chấp không thể giải quyết trực tiếp, các trung tâm bảo vệ người tiêu dùng địa phương và các quầy tư vấn về nhà cho thuê của tỉnh chính là nơi xử lý đúng loại vụ việc này.

Lịch trình thực tế

Những sai lầm gây rắc rối thực sự

• Để quên thẻ lưu trú ở nhà. Giấy báo đăng ký cư trú vẫn được xử lý mà không cần thẻ, nhưng quy tắc coi như đã nộp thì không, và bạn ra về với niềm tin rằng một thông báo xuất nhập cảnh chưa từng được nộp đã xong xuôi.
• Cho rằng nộp trực tuyến là xong việc. Cách làm qua My Number Portal chỉ bao gồm phần chuyển đi và báo trước cho địa phương nơi đến; thủ tục chuyển đến vẫn đòi hỏi bạn phải có mặt tại quầy.
• Quên chiếc đồng hồ thứ hai của thẻ My Number. Nộp giấy báo chuyển đến đúng hạn cũng không cứu được chiếc thẻ nếu thủ tục tiếp tục sử dụng không được hoàn tất trong vòng 90 ngày kể từ khi nộp giấy báo đó.
• Ký thỏa thuận thanh toán khi trả nhà ngay tại chỗ. Hao mòn thông thường và sự xuống cấp theo thời gian nằm ngoài nghĩa vụ hoàn trả nguyên trạng của người thuê theo Điều 621. Hãy yêu cầu bảng chi tiết trước đã.

Câu hỏi thường gặp