Pindah Rumah di Jepang: Prosedur Ganti Alamat & Utilitas bagi Warga Asing

Dua penghitung waktu hukum yang terpisah mulai berjalan pada hari Anda pindah ke rumah baru di Jepang, dan keduanya berjalan selama 14 hari. Yang satu berasal dari Undang-Undang Pendaftaran Dasar Penduduk dan berlaku bagi setiap penduduk di negara ini. Yang lain berasal dari Undang-Undang Pengendalian Imigrasi, hanya berlaku bagi warga negara asing yang memegang status penduduk jangka menengah hingga panjang, dan — jika diabaikan cukup lama — membuat status izin tinggal Anda sendiri dapat dicabut.

Satu kali kunjungan ke satu loket pemerintah kota biasanya sudah memenuhi keduanya. Kemudahan itu bergantung pada satu detail kecil: apakah kartu izin tinggal Anda ada di saku ketika Anda tiba di loket. Tinggalkan di rumah, dan satu prosedur berubah menjadi dua.

Segala hal lain — gas, air, listrik, SIM, penerusan surat, asuransi kesehatan, dan deposit atas tempat yang Anda tinggalkan — tersusun mengikuti dua tenggat itu, dengan urutan berikut.

Dua Tenggat 14 Hari

Undang-Undang Pendaftaran Dasar Penduduk mengatur juminhyo (catatan penduduk) Anda, yang menjadi dasar bagi pajak penduduk, asuransi kesehatan nasional, dan hampir semua layanan publik yang Anda gunakan. Penduduk asing tercakup dalam sistem ini bersama warga negara Jepang, sehingga pemberitahuan pindah masuk dan pemberitahuan perubahan alamat berjalan dengan cara yang sama bagi semua orang.

Undang-Undang Pengendalian Imigrasi menambahkan lapisan kedua. Pasal 19-9 ayat 1 mewajibkan penduduk jangka menengah hingga panjang yang berganti alamat untuk memberitahukan tempat tinggal barunya kepada Kepala Badan Layanan Imigrasi dalam waktu 14 hari sejak pindah masuk, di kantor pemerintah kota yang membawahi alamat baru tersebut. Kantor imigrasi regional tidak menerima pemberitahuan ini.

Sebuah aturan anggapan menghubungkan keduanya. Ajukan pemberitahuan pindah masuk atau pemberitahuan perubahan alamat untuk pendaftaran penduduk dan tunjukkan kartu izin tinggal Anda pada saat itu juga, maka pemberitahuan imigrasi dianggap dilakukan pada saat yang bersamaan. Badan Layanan Imigrasi menjabarkan pengecualiannya dengan gamblang: jika pemberitahuan pendaftaran penduduk diproses lebih dahulu karena Anda tidak membawa kartu, aturan anggapan tidak berlaku dan Anda harus mengajukan pemberitahuan tempat tinggal secara terpisah.

Sebelum Pindah: Pemberitahuan Sewa dan Pemberitahuan Pindah Keluar

Sampaikan pemberitahuan pengakhiran sewa Anda saat ini

Masa pemberitahuan ditetapkan oleh kontrak sewa itu sendiri, bukan oleh aturan berskala nasional. Temukan klausul pengakhiran dan hitung mundur dari tanggal Anda pindah keluar — pemberitahuan yang terlambat biasanya berarti membayar sewa untuk satu bulan yang tidak akan Anda tempati.

Ajukan pemberitahuan pindah keluar

Jika rumah baru Anda berada di kota, distrik, atau kecamatan yang berbeda, Anda mengajukan pemberitahuan pindah keluar kepada pemerintah kota Anda saat ini. Tidak ada satu aturan nasional mengenai seberapa awal pemberitahuan itu dapat diterima; Kota Hiroshima, misalnya, menyatakan tidak memiliki jumlah hari yang baku tetapi umumnya menerima pemberitahuan sejak sekitar 14 hari sebelum kepindahan. Periksa halaman kantor distrik Anda sendiri sebelum berangkat.

Anda memiliki tiga jalur:

• Datang langsung ke kantor pemerintah kota Anda saat ini, tempat Anda menerima surat keterangan pindah keluar untuk diserahkan di pemerintah kota yang baru.
• Melalui pos, yang diterima oleh banyak pemerintah kota — berguna jika Anda sudah meninggalkan wilayah tersebut.
• Secara daring melalui My Number Portal. Sejak 6 Februari 2023 seluruh pemerintah kota menerima pemberitahuan pindah keluar secara daring, dan layanan yang sama mengirimkan pemberitahuan awal tentang kedatangan Anda kepada pemerintah kota yang baru. Layanan ini memerlukan kartu My Number yang berlaku dengan sertifikat tanda tangan digital yang berfungsi. Jalur ini meniadakan kebutuhan akan surat keterangan pindah keluar, tetapi tidak meniadakan kunjungan ke loket di tempat tujuan.

Pindah ke luar negeri juga memerlukan pemberitahuan pindah keluar, sebagaimana dinyatakan secara tegas oleh Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi. Mengajukannya menghentikan kewajiban pajak penduduk dan asuransi kesehatan nasional agar tidak terus menumpuk atas catatan yang Anda tinggalkan dalam keadaan terbuka.

Satu konsekuensi yang jarang disadari: pindah keluar dari wilayah pemerintah kota secara otomatis membatalkan pendaftaran stempel pribadi yang Anda miliki, sebagaimana dikonfirmasi oleh pemerintah kota termasuk Kota Kodaira dan Kota Kobe pada halaman tanya jawab resmi mereka. Jika Anda memerlukan stempel terdaftar untuk pembelian mobil atau sebuah kontrak, daftarkan ulang di pemerintah kota yang baru.

Pindah Masuk: Satu Kunjungan Loket untuk Dua Undang-Undang

Dalam waktu 14 hari sejak Anda benar-benar pindah masuk, datanglah ke kantor pemerintah kota untuk alamat baru Anda dengan membawa hal-hal berikut:

• Kartu izin tinggal Anda, atau Sertifikat Penduduk Tetap Khusus — untuk setiap anggota keluarga yang ikut pindah, bukan hanya milik Anda sendiri.
• Surat keterangan pindah keluar dari pemerintah kota sebelumnya, jika Anda memperolehnya.
• Kartu My Number Anda, atau kartu pemberitahuannya, untuk setiap orang yang pindah.
• Identitas bagi siapa pun yang datang ke loket, ditambah surat kuasa jika seorang wakil mengajukan atas nama Anda.
• Dokumen yang membuktikan hubungan keluarga jika Anda mendaftarkan rumah tangga dengan tanggungan — dokumen asli yang diterbitkan oleh pemerintah negara asal Anda, disertai terjemahan bahasa Jepang.

Petugas mendaftarkan alamat baru pada catatan penduduk Anda dan menuliskannya di bagian belakang kartu izin tinggal Anda. Catatan pada sisi belakang itulah bukti bahwa pemberitahuan imigrasi telah dilakukan.

Ada satu batasan waktu yang layak diketahui. Jika masa tinggal Anda atau masa berlaku kartu Anda sudah berakhir, pemerintah kota umumnya tidak dapat menuliskan alamat baru di bagian belakang. Pengecualiannya adalah apabila kolom kanan bawah pada sisi belakang memuat cap yang menunjukkan bahwa permohonan perubahan status atau perpanjangan masa tinggal sedang diperiksa — pencatatan masih dapat dilakukan hingga dua bulan setelah tanggal berakhirnya.

Pindah di Dalam Kota atau Distrik yang Sama

Pindah di dalam wilayah pemerintah kota yang sama merupakan pemberitahuan perubahan alamat, yang harus diajukan dalam waktu 14 hari di kantor kota atau distrik yang sama. Tidak ada surat keterangan pindah keluar yang terlibat karena Anda tidak pernah keluar dari daftar pemerintah kota tersebut.

Aturan kartu izin tinggalnya sama persis, dan di sinilah orang menjadi lengah: pindah sejauh tiga blok pun tetap mengubah alamat di bagian belakang kartu Anda, dan aturan anggapan tetap mensyaratkan kartu itu hadir di loket.

Apa yang Terjadi Jika Anda Melewati Tenggat Waktu

Ada tiga konsekuensi terpisah di balik tenggat-tenggat ini, dan bobotnya meningkat.

• Undang-Undang Pendaftaran Dasar Penduduk. Kelalaian mengajukan tanpa alasan yang sah dapat berujung pada denda hingga 50.000 yen.
• Undang-Undang Pengendalian Imigrasi — kelalaian memberitahukan. Badan Layanan Imigrasi menyatakan bahwa kelalaian mengajukan pemberitahuan tempat tinggal dapat dikenai denda hingga 200.000 yen. Memberitahukan alamat palsu diperlakukan lebih berat: pidana penjara hingga satu tahun, atau denda hingga 200.000 yen.
• Pencabutan status izin tinggal. Pasal 22-4 ayat 1 angka 9 menjadikannya alasan pencabutan apabila seorang penduduk jangka menengah hingga panjang, setelah meninggalkan tempat tinggal yang tercatat pada Kepala Badan, tidak memberitahukan tempat tinggal yang baru dalam 90 hari — kecuali ada alasan yang sah untuk tidak melakukannya. Angka 10 mengatur pemberitahuan alamat palsu.

Kerugian sehari-harinya lebih senyap. Alamat yang tidak cocok memperlambat dokumen asuransi kesehatan, menghambat pembaruan data di bank dan operator seluler, serta meninggalkan ketidaksesuaian dalam berkas yang menopang permohonan perpanjangan atau izin tinggal tetap di kemudian hari.

Urusan Lain yang Perlu Diselesaikan di Balai Kota

Selagi Anda sudah berada di loket, beberapa prosedur dapat diselesaikan dalam antrean yang sama. Sebutkan namanya saat meminta.

Kartu My Number

Kartu Anda memerlukan perubahan pada data yang tercetak di bagian depannya, ditambah prosedur penggunaan berkelanjutan. Ada dua tenggat waktu yang berlaku, dan melewatkan salah satunya membuat kartu tidak berlaku: pemberitahuan pindah masuk dalam 14 hari, dan prosedur penggunaan berkelanjutan dalam 90 hari sejak pemberitahuan tersebut. Kartu yang telanjur kedaluwarsa harus diterbitkan ulang, dan penerbitan ulang dikenai biaya.

Asuransi Kesehatan Nasional

Jika Anda terdaftar pada Asuransi Kesehatan Nasional dan bukan pada skema dari pemberi kerja, Anda kehilangan kepesertaan di pemerintah kota lama dan mendaftar di yang baru, keduanya dalam 14 hari. Administrasinya sendiri telah berubah: penerbitan baru dan penerbitan ulang kartu asuransi berbentuk kertas berakhir pada 1 Desember 2024, dan orang yang mendaftar sejak 2 Desember 2024 menerima shikaku kakuninsho atau pemberitahuan informasi kepesertaan sebagai gantinya, bersamaan dengan penggunaan kartu My Number sebagai kartu asuransi kesehatan.

Pensiun Nasional

Kini sebagian besar berjalan otomatis. Japan Pension Service menyatakan bahwa pemberitahuan perubahan alamat pada prinsipnya tidak diperlukan apabila My Number Anda sudah tertaut dengan Nomor Pensiun Dasar Anda. Pemberitahuan tetap diperlukan apabila keduanya belum tertaut, atau apabila alamat Anda yang sebenarnya berbeda dari yang terdaftar.

Tunjangan anak

Keluarga yang menerima jido teate (tunjangan anak) mengajukan klaim baru di pemerintah kota tujuan. Aturan waktunya tidak lazim: ajukan dalam 15 hari yang dihitung sejak hari setelah tanggal pindah keluar Anda, maka klaim dianggap diajukan pada bulan kepindahan. Mengajukan lebih lambat umumnya menggugurkan bulan-bulan yang terlewat.

SIM dan Penerusan Surat

SIM

Pasal 94 Undang-Undang Lalu Lintas Jalan mewajibkan pemegang SIM mengajukan pemberitahuan perubahan data tercatat kepada komisi keamanan publik untuk alamat yang baru. Dalam praktiknya Anda datang ke kantor polisi atau pusat penerbitan SIM yang berwenang atas wilayah tempat tinggal Anda sekarang.

Bawa SIM Anda dan bukti alamat baru. Kepolisian prefektur menerima salinan catatan penduduk yang diterbitkan dalam enam bulan terakhir dan dicetak tanpa My Number, atau kartu My Number Anda yang menampilkan alamat baru. Fotokopi catatan penduduk tidak diterima, dan tidak ada biaya apabila perubahan data tercatat adalah satu-satunya prosedur yang Anda ajukan.

Penerusan surat

Layanan penerusan Japan Post mengalihkan surat yang dikirim ke alamat lama Anda, tanpa biaya, selama satu tahun sejak tanggal pemberitahuan diajukan — bukan sejak tanggal Anda ingin layanan itu mulai berlaku. Ajukan melalui situs e-Tenkyo atau aplikasi Japan Post, di loket kantor pos, atau dengan memasukkan formulir yang telah diisi ke kotak pos di dalam amplop berprangko. Permohonan daring memerlukan login Yu ID yang telah terverifikasi, pendaftaran memakan waktu tiga hingga tujuh hari kerja, dan satu permohonan dapat mencakup hingga enam orang.

Penerusan surat adalah ruang bernapas, bukan solusi: ia memberi Anda waktu setahun untuk memperbarui data di bank, perusahaan asuransi, dan operator seluler, tetapi ia tidak memperbarui apa pun untuk Anda.

Listrik, Gas, dan Air

Utilitas terbagi menjadi yang dapat Anda urus dari jarak jauh dan yang menuntut kehadiran seseorang di dalam properti.

Gas: harus ada orang di tempat

Membuka pasokan gas mengharuskan ada yang hadir. Tokyo Gas menjelaskan bahwa teknisi memastikan kondisi peralatan gas Anda dan kesesuaiannya dengan jenis gas yang dipasok, sehingga kunjungan itu meliputi pembukaan katup meteran, pemeriksaan nyala api di dalam rumah Anda, dan penjelasan keselamatan. Kehadiran dapat diwakilkan kepada anggota keluarga, teman, atau pemilik rumah. Pesan lebih awal — jadwal akhir pekan dan akhir Maret paling cepat penuh.

Air

Air dikelola oleh otoritas perusahaan air setempat. Di Tokyo, Biro Air Minum meminta pelanggan mengajukan permohonan sekitar tiga atau empat hari sebelum pindah, melalui internet, melalui telepon ke Customer Service Center, atau lewat aplikasi Biro. Formulir daring memerlukan nomor pelanggan yang tercetak pada slip pembacaan meteran atau kuitansi Anda; tanpa nomor itu Anda harus menelepon. Untuk kepindahan di dalam wilayah layanan Biro, penghentian dan penyambungan ditangani sebagai satu prosedur. Kehadiran umumnya tidak diperlukan.

Listrik

Hubungi perusahaan penjual listrik Anda untuk menutup akun lama dan membuka yang baru, dengan menyebutkan kedua alamat dan tanggal peralihan. Ritel listrik telah sepenuhnya diliberalisasi, sehingga perusahaan yang harus dihubungi adalah pihak yang memegang kontrak Anda, bukan secara otomatis perusahaan utilitas regional. Layanan daring untuk prosedur kepindahan yang dijalankan melalui My Number Portal juga terhubung dengan penyedia listrik, gas, dan air yang berpartisipasi.

Meninggalkan Apartemen Lama: Deposit dan Biaya Pemulihan

Inspeksi saat pindah keluar adalah momen ketika banyak penyewa asing kehilangan uang secara tidak perlu, karena tidak ada yang menjelaskan di mana garis hukumnya berada.

Pasal 621 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, sebagaimana direvisi dan berlaku sejak 1 April 2020, mendefinisikan kewajiban pemulihan oleh penyewa dan secara tegas mengecualikan dua kategori: tsujo sonmo, keausan yang timbul dari penggunaan wajar, dan keinen henka, kemerosotan akibat berjalannya waktu. Kerusakan yang bukan menjadi tanggung jawab penyewa juga dikecualikan. Sebelum revisi tersebut, Kitab Undang-Undang Hukum Perdata tidak memuat definisi langsung tentang pemulihan, dan justru itulah sebabnya sengketa begitu sering terjadi.

Kementerian Pertanahan, Infrastruktur, Transportasi, dan Pariwisata menerbitkan standar rujukan yang digunakan untuk menyelesaikan perdebatan semacam ini, yaitu “Pedoman tentang Sengketa Seputar Pemulihan ke Kondisi Semula”, yang terakhir direvisi pada Agustus 2011. Posisi intinya adalah bahwa biaya perbaikan akibat penuaan dan keausan wajar dianggap sudah tercakup dalam uang sewa, sehingga ditanggung oleh pemilik. Pemulihan berarti membereskan kerusakan yang disebabkan oleh kesengajaan atau kelalaian penyewa, pelanggaran kewajiban berhati-hati, atau penggunaan di luar kewajaran.

Dua batasan pantas disampaikan secara jujur. Pedoman itu adalah dokumen rujukan, bukan hukum yang mengikat, dan Kementerian mencatat bahwa untuk kontrak yang sudah ditandatangani, ketentuan kontrak itu sendirilah yang menjadi titik awal. Klausul khusus yang mengalihkan biaya keausan wajar kepada penyewa perlu dibaca dengan cermat, bukan langsung dianggap tidak sah maupun langsung dianggap berlaku.

Yang biasanya berhasil dalam praktik:

• Potret setiap ruangan — lantai, dinding, perlengkapan air — pada hari Anda pindah masuk dan sekali lagi saat Anda mengembalikan kunci.
• Hadiri sendiri inspeksi pindah keluar, dan simpan kontrak sewa asli serta daftar periksa kondisi saat pindah masuk.
• Mintalah perkiraan biaya tertulis yang dirinci, dan jangan menandatangani kesepakatan penyelesaian di lokasi inspeksi apabila angkanya tidak dijelaskan.

Apabila sengketa tidak dapat diselesaikan secara langsung, pusat urusan konsumen setempat dan meja konsultasi perumahan sewa tingkat prefektur menangani persis kasus semacam ini.

Linimasa Praktis

Kesalahan yang Menimbulkan Masalah Nyata

• Meninggalkan kartu izin tinggal di rumah. Pemberitahuan pendaftaran penduduk tetap berjalan tanpa kartu itu, tetapi aturan anggapan tidak, dan Anda pulang dengan keyakinan bahwa pemberitahuan imigrasi yang belum diajukan sudah selesai.
• Mengira pengajuan daring menuntaskan segalanya. Jalur My Number Portal mencakup sisi pindah keluar dan memberi pemberitahuan awal ke tempat tujuan; prosedur pindah masuk tetap mengharuskan Anda hadir di loket.
• Melupakan tenggat kedua kartu My Number. Mengajukan pemberitahuan pindah masuk tepat waktu tidak menyelamatkan kartu itu apabila prosedur penggunaan berkelanjutan tidak diselesaikan dalam 90 hari sejak pengajuan tersebut.
• Menandatangani kesepakatan pindah keluar di tempat. Keausan wajar dan kemerosotan akibat usia berada di luar kewajiban pemulihan penyewa menurut Pasal 621. Mintalah rinciannya terlebih dahulu.

Pertanyaan yang Sering Diajukan