Cách nghỉ việc đúng quy trình khi làm SSW tại Nhật — Thời gian báo trước, đơn nghỉ việc, giấy chứng nhận thôi việc và thời điểm an toàn cho visa

Nghỉ việc khỏi một công ty SSW tại Nhật không đơn giản chỉ là rời đi rồi bắt đầu chỗ mới. Có những quy định về thời gian báo trước phải tuân thủ, có những giấy tờ tiếng Nhật cụ thể bạn phải viết hoặc yêu cầu, có những vật phẩm phải trả lại, và — đặc thù riêng đối với lao động SSW — có những hệ quả về visa có thể khiến quyền cư trú tại Nhật của bạn gặp rủi ro nếu quá trình chuyển đổi được xử lý không tốt.

Bài viết này giải thích toàn bộ quy trình nghỉ việc dành cho lao động SSW tại Nhật: theo luật bạn phải báo trước bao lâu, cách viết một lá đơn nghỉ việc tiếng Nhật chỉn chu (taishokutodoke), cách yêu cầu giấy chứng nhận thôi việc (taishoku shoumeisho) mà bạn sẽ cần cho visa tiếp theo, những gì phải trả lại trong ngày làm việc cuối, cách sắp xếp thời điểm nghỉ việc để giữ an toàn cho visa, và những sai lầm phổ biến khiến lao động nước ngoài gặp rắc rối nghiêm trọng.

Trước khi quyết định nghỉ việc — Những điều cần kiểm tra trước

Trước khi thông báo bất cứ điều gì:

• Đọc lại hợp đồng lao động. Kiểm tra điều khoản về thời gian báo trước (thường là 30 hoặc 60 ngày) cũng như các điều khoản không cạnh tranh hoặc hạn chế sau khi nghỉ việc.
• Kiểm tra số ngày phép năm chưa sử dụng. Đây là tiền bạn đã làm ra được. Hãy lên kế hoạch sử dụng trong thời gian báo trước, hoặc được thanh toán (nếu được cho phép).
• Kiểm tra ngày chốt đủ điều kiện nhận thưởng. Nghỉ việc trước ngày tính thưởng hai tuần thường khiến bạn mất khoản thưởng đó.
• Đã chuẩn bị bước tiếp theo: một lời mời làm việc mới, kế hoạch về nước, hoặc một kế hoạch tìm việc thực tế. Điều 22-4 khoản 1 mục 6 Luật Quản lý xuất nhập cảnh không phải là thời gian ân hạn 3 tháng tự động — đây là quy định về rủi ro thu hồi nếu bạn ngừng hoạt động từ 3 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng (và theo mục 5, tư cách lưu trú của bạn có thể bị thu hồi sớm hơn nếu bạn thực hiện một hoạt động không liên quan).
• Xác nhận lịch trình visa. Nếu bạn chuyển sang chủ sử dụng lao động SSW mới, bạn phải được cấp phép thay đổi tư cách lưu trú trước khi bắt đầu làm việc cho chủ sử dụng lao động mới — kể cả khi chuyển trong cùng lĩnh vực SSW thì vẫn cần vì tổ chức ký hợp đồng đã thay đổi. Thông báo về tổ chức ký hợp đồng trong 14 ngày là báo cáo sau sự việc và bản thân nó không cho phép bắt đầu công việc tại chủ sử dụng lao động mới. Hãy trao đổi với tổ chức hỗ trợ đăng ký, công ty môi giới hoặc chuyên gia xuất nhập cảnh trước khi nghỉ việc.
• Cập nhật địa chỉ trên Thẻ cư trú nếu địa chỉ không còn đúng. Cục Xuất nhập cảnh kiểm tra địa chỉ đăng ký mới nhất.

Thời gian báo trước — Luật thực sự yêu cầu gì

Điều 627 Bộ luật Dân sự Nhật Bản đặt ra quy tắc cơ bản: đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn, mỗi bên đều có thể thông báo chấm dứt hợp đồng, và quan hệ lao động thường kết thúc sau hai tuần kể từ khi thông báo. Tuy nhiên trên thực tế, bạn vẫn nên kiểm tra nội quy lao động và quy trình hợp đồng của công ty và tránh tạo ra mâu thuẫn không cần thiết về thời điểm nghỉ.

Tuy nhiên, trên thực tế:

• Nhiều hợp đồng lao động quy định thời gian báo trước dài hơn — 30 ngày, 60 ngày, thậm chí 90 ngày. Dù quy tắc 2 tuần của Bộ luật Dân sự đôi khi được lập luận là có hiệu lực cao hơn thời hạn báo trước theo hợp đồng đối với nhân viên hưởng lương tháng, lựa chọn lịch sự và an toàn vẫn là tuân thủ thời hạn báo trước mà hợp đồng quy định.
• Báo trước 30 ngày là thông lệ thực tế của Nhật. Báo trước ít hơn sẽ đặt chủ sử dụng lao động vào tình thế khó và làm hỏng giới thiệu cho công việc tiếp theo.
• Hợp đồng có thời hạn xác định thông thường không thể chấm dứt sớm nếu không có "lý do bất khả kháng" — hãy kiểm tra điều khoản hợp đồng và liên hệ đường dây tư vấn lao động nếu không chắc chắn. Một số hợp đồng lao động SSW là hợp đồng có thời hạn và thời hạn hợp đồng có thể được điều chỉnh phù hợp với thời hạn lưu trú của người lao động, vì vậy hãy luôn kiểm tra xem hợp đồng của bạn là hợp đồng có thời hạn hay không xác định thời hạn. Lưu ý một ngoại lệ quan trọng: theo Phụ lục Điều 137 Luật Tiêu chuẩn Lao động, khi hợp đồng lao động có thời hạn dài hơn một năm, nhìn chung người lao động có thể nghỉ việc bất cứ lúc nào sau khi đã làm được một năm kể từ ngày bắt đầu hợp đồng, ngoại trừ một số hợp đồng nhất định như công việc đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao hoặc thỏa thuận tái tuyển dụng sau nghỉ hưu.
• Nếu bạn vẫn đang trong thời gian thử việc, các quy định về báo trước và bảo vệ chống sa thải có hơi khác, nhưng chuẩn mực lịch sự vẫn áp dụng.

Khuyến nghị cho lao động SSW: báo trước bằng văn bản ít nhất 1 tháng, lý tưởng là 1,5 đến 2 tháng, đặc biệt nếu bạn muốn có giới thiệu sạch và quá trình chuyển đổi visa suôn sẻ.

Báo cho ai, và theo thứ tự nào

Thứ tự rất quan trọng. Báo nhầm người đầu tiên sẽ làm tổn hại lòng tin.

1. Cấp trên trực tiếp trước. Riêng tư. Trực tiếp nếu có thể; gọi video nếu làm từ xa. Không thông báo bằng email hoặc chat như bước đầu tiên.
2. Phòng nhân sự sau khi cấp trên đã thống nhất ngày nghỉ. Nhân sự sẽ hoàn tất giấy tờ, nhưng cấp trên là mối quan hệ đầu tiên cần xử lý.
3. Đồng nghiệp sau khi nhân sự đã xác nhận. Thông thường cấp trên sẽ là người thông báo; bạn không nên báo riêng cho từng đồng nghiệp trước đó.
4. Tổ chức hỗ trợ đăng ký hoặc công ty môi giới của bạn: hãy báo cho họ ngay khi ngày nghỉ việc được ấn định, vì họ thường sẽ hỗ trợ các giấy tờ liên quan đến visa.
5. Khách hàng / liên hệ bên ngoài: chỉ sau khi nhân sự đã duyệt nội dung thông báo.
6. Cục Xuất nhập cảnh: xem mục Thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh bên dưới.

Đơn nghỉ việc — Cách viết

Nhật Bản phân biệt hai loại văn bản tương tự:

• 退職願 (taishoku-gan, đơn xin nghỉ việc): là lời đề nghị được cho phép nghỉ việc. Sử dụng khi bạn vẫn đang thương lượng ngày nghỉ với chủ sử dụng lao động.
• 退職届 (taishoku-todoke, thông báo nghỉ việc): là thông báo đơn phương rằng bạn sẽ nghỉ việc. Sử dụng khi ngày nghỉ đã được ấn định.

Đối với lao động SSW, mẫu đơn giản hơn là 退職届 thường là đủ. Cấu trúc chuẩn (một trang A4, viết theo chiều dọc theo truyền thống, nhưng viết ngang hiện nay cũng được chấp nhận rộng rãi):

退職届

この度、一身上の都合により、
令和[X]年[X]月[X]日をもって退職いたします。

令和[Y]年[Y]月[Y]日
所属：[Department]
氏名：[Your name] 印

[Company name]
代表取締役 [President's name] 殿

Những điểm chính:

• Tiêu đề: 退職届 căn giữa ở trên cùng.
• Lý do: chỉ cần ghi "一身上の都合 (ishin-jou no tsugou, lý do cá nhân)". Bạn không cần đưa lý do chi tiết. Đây là cách diễn đạt chuẩn.
• Ngày nghỉ việc: ngày làm việc cuối cùng của bạn, đã thống nhất với cấp trên.
• Ngày viết: ngày hôm nay.
• Bộ phận và họ tên kèm con dấu cá nhân (hoặc chữ ký nếu bạn không dùng con dấu).
• Gửi đến giám đốc đại diện công ty, không phải gửi cho cấp trên trực tiếp.

Hãy in ra, ký/đóng dấu, bỏ vào một phong bì trắng trơn có ghi "退職届" phía trước, và đưa trực tiếp cho cấp trên hoặc phòng nhân sự. Giữ lại một bản sao cho hồ sơ của bạn.

Cuộc trò chuyện nghỉ việc bằng lời

Cuộc trò chuyện quan trọng không kém giấy tờ. Một kịch bản hợp lý:

1. Xin 15 phút nói chuyện riêng.
2. Nêu sự việc: "いつもお世話になっております。実は、一身上の都合により、退職を決意しました。[X]月[X]日をもって退職させていただきたいと考えております。" (Cảm ơn anh/chị đã luôn quan tâm. Thật ra, tôi đã quyết định nghỉ việc vì lý do cá nhân. Tôi mong được nghỉ việc kể từ ngày [ngày].)
3. Cảm ơn vì những trải nghiệm: "これまでご指導いただき、本当にありがとうございました。" (Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã chỉ dẫn tôi.)
4. Đề xuất hỗ trợ bàn giao suôn sẻ: "引き継ぎはしっかりさせていただきます。" (Tôi sẽ thực hiện việc bàn giao chu đáo.)
5. Nếu được hỏi chi tiết lý do, hãy trả lời ngắn gọn và hướng về tương lai. "Tôi muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực [...]" hoặc "Tôi muốn được gần gia đình hơn" là đủ. Tránh chỉ trích công ty, cấp trên hay đồng nghiệp, ngay cả khi đó là sự thật.

Giấy tờ bạn phải nhận từ chủ sử dụng lao động

Trước hoặc ngay sau ngày làm việc cuối, hãy xác nhận xem bạn cần giấy tờ nào trong các giấy tờ sau. Một số chỉ được cấp khi có yêu cầu, một số được cấp tự động hoặc cấp sau, và một số chỉ được cấp khi có liên quan (ví dụ: phục vụ thủ tục trợ cấp thất nghiệp).

Giấy chứng nhận thôi việc là quan trọng nhất đối với việc chuyển đổi SSW. Theo luật (Điều 22 Luật Tiêu chuẩn Lao động), chủ sử dụng lao động phải cấp giấy này khi có yêu cầu và chỉ được ghi các mục mà bạn yêu cầu (thời gian làm việc, loại công việc, chức vụ, mức lương, lý do thôi việc) — chủ sử dụng lao động không được thêm các mục mà bạn không yêu cầu. Nếu chủ sử dụng lao động từ chối cấp sau khi bạn đã yêu cầu, hãy cân nhắc tham vấn Văn phòng Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động địa phương hoặc dịch vụ tư vấn lao động.

Những thứ phải trả lại trong ngày làm việc cuối

• Bất kỳ thẻ bảo hiểm y tế hoặc tài liệu xác nhận tư cách nào do chủ sử dụng lao động cấp cho bạn và người phụ thuộc — lưu ý rằng việc cấp mới 健康保険証 truyền thống đã chấm dứt vào tháng 12 năm 2024 và hầu hết người lao động hiện sử dụng thẻ bảo hiểm y tế My Number hoặc 資格確認書.
• Thẻ nhân viên, thẻ ra vào, thẻ chấm công.
• Điện thoại, máy tính xách tay, dụng cụ, đồng phục, danh thiếp do công ty cấp.
• Chìa khóa văn phòng, ký túc xá (nếu rời khỏi), hoặc xe của công ty.
• Bất kỳ tài liệu nào chứa thông tin bảo mật.
• Tài liệu hướng dẫn hoặc tài liệu đào tạo do công ty cấp.

Nếu bạn ở ký túc xá của công ty, hãy làm rõ ngày dọn ra và cách tính tiền thuê từ trước. Nếu bạn ở lại phòng ký túc một thời gian ngắn sau khi nghỉ việc, tiền thuê hoặc phí sử dụng có thể thay đổi tùy theo nội quy ký túc xá của công ty và thỏa thuận của bạn với chủ sử dụng lao động, vì vậy hãy xác nhận điều này bằng văn bản trước ngày làm việc cuối cùng.

Lương cuối cùng và phép năm chưa sử dụng

Hai quyền lợi quan trọng:

• Phép năm chưa sử dụng: Phép năm là quyền nghỉ hợp pháp, và việc sử dụng phép trong thời gian báo trước có thể bảo vệ thu nhập của bạn trong quá trình chuyển việc. Việc thanh toán bằng tiền cho phép năm chưa sử dụng khi chấm dứt hợp đồng thông thường không bắt buộc theo luật, trừ khi chủ sử dụng lao động đồng ý hoặc chính sách công ty quy định. Nếu muốn dùng, hãy dùng trong thời gian báo trước.
• Lương cuối cùng: theo Điều 23 Luật Tiêu chuẩn Lao động, nếu bạn (với tư cách là người có quyền) yêu cầu thanh toán, chủ sử dụng lao động phải trả các khoản lương còn lại trong vòng 7 ngày kể từ ngày bạn yêu cầu; nếu không thì vào kỳ trả lương thông thường. Tích lũy thưởng phụ thuộc vào chính sách của chủ sử dụng lao động.

Thực tế phổ biến: thống nhất với cấp trên về những ngày bạn sẽ nghỉ phép, làm việc nốt thời gian báo trước còn lại, và nhận lương cuối cùng vào kỳ trả lương thông thường tiếp theo.

Hệ quả về visa — Cực kỳ quan trọng với lao động SSW

Đây là nơi lao động SSW gặp những rủi ro mà các nhân viên khác không gặp:

• Tư cách SSW của bạn chỉ cho phép bạn làm việc trong phạm vi hoạt động SSW, lĩnh vực và tổ chức tiếp nhận đã được ghi trong các giấy tờ xuất nhập cảnh. Khi bạn rời chủ sử dụng lao động đó, nhìn chung bạn không thể đơn giản bắt đầu làm việc cho một chủ sử dụng lao động khác cho đến khi hoàn tất thủ tục xuất nhập cảnh bắt buộc.
• Điều 22-4 khoản 1 mục 6 Luật Quản lý xuất nhập cảnh quy định rằng tư cách lưu trú của bạn có thể bị thu hồi nếu bạn ngừng hoạt động của tư cách lưu trú trong 3 tháng liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng. Đây là quy định về phía rủi ro, không phải là thời gian ân hạn 3 tháng tự động. Theo mục 5 của cùng điều luật, tư cách lưu trú của bạn có thể bị thu hồi ngay cả trước khi 3 tháng trôi qua nếu bạn không thực hiện hoạt động visa của mình mà thay vào đó tham gia (hoặc chuẩn bị tham gia) một hoạt động khác mà không có lý do chính đáng — vì vậy đừng bắt đầu công việc không liên quan khi đang giữa các công việc SSW.
• Trên thực tế, lao động SSW chủ động tìm chủ sử dụng lao động mới trong cùng lĩnh vực, và báo cáo tình hình với Cục Xuất nhập cảnh / tổ chức hỗ trợ đăng ký, thông thường sẽ được dành thời gian để tìm việc mới. Nhưng đồng hồ vẫn đang chạy.
• Bạn phải nộp thông báo về cơ quan ký hợp đồng trong vòng 14 ngày kể từ sự kiện liên quan (ví dụ: kết thúc hợp đồng lao động). Nộp qua đường bưu điện, trực tiếp tại văn phòng Xuất nhập cảnh khu vực, hoặc trực tuyến qua hệ thống khai báo điện tử của Cục Xuất nhập cảnh. (Riêng biệt, chủ sử dụng lao động / tổ chức tiếp nhận cũng có nghĩa vụ thông báo SSW của riêng họ trong vòng 14 ngày — nhưng điều đó không loại bỏ nghĩa vụ cá nhân của bạn.)
• Nếu bạn đã có chủ sử dụng lao động SSW mới sẵn sàng, bạn phải được cấp phép thay đổi tư cách lưu trú trước khi bắt đầu làm việc — kể cả trong cùng lĩnh vực SSW — bởi vì tư cách SSW của bạn gắn với tổ chức tiếp nhận, lĩnh vực và công việc cụ thể được nêu trong giấy tờ chỉ định của Cục Xuất nhập cảnh. Thời gian xử lý khác nhau tùy từng trường hợp và từng văn phòng Xuất nhập cảnh, vì vậy hãy nộp đơn càng sớm càng tốt và không bắt đầu công việc mới cho đến khi được phê duyệt.
• Nếu bạn rời Nhật vĩnh viễn, việc sắp xếp thời gian đơn giản hơn — nhưng hãy nộp thông báo sa thải/nghỉ việc và cân nhắc khoản rút lương hưu một lần.

Bước tiếp theo — Thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh

Trong vòng 14 ngày kể từ sự kiện liên quan (chẳng hạn như kết thúc hợp đồng lao động), hãy nộp thông báo về cơ quan ký hợp đồng tới Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh. Đây là mẫu đơn miễn phí, đơn giản. Bạn có thể nộp:

• Qua đường bưu điện tới địa chỉ tiếp nhận thông báo do Cục Xuất nhập cảnh chỉ định (kiểm tra hướng dẫn mới nhất của Cơ quan Dịch vụ Xuất nhập cảnh để biết địa chỉ hiện hành).
• Trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực hoặc văn phòng chi nhánh có tiếp nhận thông báo.
• Trực tuyến qua hệ thống trực tuyến hoặc khai báo điện tử áp dụng của Cục Xuất nhập cảnh, nếu bạn đáp ứng các yêu cầu mới nhất của hệ thống.

Bạn cũng nên thông báo cho tổ chức tiếp nhận và, nếu việc hỗ trợ đã được thuê ngoài, cho tổ chức hỗ trợ đăng ký (đối với SSW Loại 1) về việc nghỉ việc. Tùy thuộc vào tình huống và cơ chế hỗ trợ, họ có thể phối hợp hỗ trợ, hướng dẫn hoặc các thủ tục liên quan đến việc chuyển sang chủ sử dụng lao động mới, về nước, hoặc bước tiếp theo khác.

Khi bạn bắt đầu công việc với chủ sử dụng lao động SSW mới (sau khi việc thay đổi tư cách lưu trú đã được phê duyệt), hãy nộp lại thông báo về cơ quan ký hợp đồng trong vòng 14 ngày kể từ khi nhập việc (lần này ghi rõ chủ sử dụng lao động mới).

Phải làm gì nếu nhận được đề nghị giữ lại

Việc các chủ sử dụng lao động Nhật đưa ra đề nghị giữ lại khi một nhân viên hữu ích nghỉ việc là khá phổ biến — tăng lương, hứa thăng chức, linh hoạt thêm, v.v.

Lời khuyên thực tế:

• Lịch sự nhưng kiên định nếu quyết định của bạn đã được đưa ra. "ご配慮ありがとうございます。私の決意は変わりません。" (Cảm ơn vì sự quan tâm. Quyết định của tôi không thay đổi.)
• Cân nhắc kỹ liệu đề nghị giữ lại có thực lòng không. Đôi khi đó chỉ là chiến thuật giữ chân ngắn hạn; những lý do sâu xa khiến bạn muốn rời đi có thể vẫn không thực sự thay đổi.
• Đừng dùng đề nghị giữ lại như chiêu mặc cả. Nếu bạn nhận đề nghị và ở lại, nhưng sau đó vẫn nghỉ việc khi cơ hội tiếp theo đến, lòng tin sẽ bị phá vỡ ở cả hai phía.
• Nếu bạn chấp nhận đề nghị và ở lại, hãy yêu cầu ghi rõ các điều kiện mới trong hợp đồng lao động sửa đổi hoặc phụ lục hợp đồng. Lời hứa miệng sẽ tan biến.

Sai lầm có thể gây vấn đề cho lao động SSW

• Không báo trước / tự ý bỏ việc. Làm hỏng giới thiệu, khiến việc chuyển đổi visa khó khăn hơn, và trong một số trường hợp có thể bị coi là vi phạm hợp đồng.
• Nghỉ việc chỉ qua chat, tin nhắn hoặc email. Luôn nói chuyện trực tiếp hoặc qua video trước.
• Bỏ qua thông báo 14 ngày tới Cục Xuất nhập cảnh. Đây là nghĩa vụ pháp lý.
• Để thời hạn rủi ro thu hồi theo Điều 22-4 đến gần mà không có kế hoạch hoặc lý do chính đáng. Hãy nói chuyện với tổ chức hỗ trợ hoặc công ty môi giới của bạn sớm.
• Không yêu cầu giấy chứng nhận thôi việc. Đơn xin visa tiếp theo và chủ sử dụng lao động tiếp theo sẽ cần.
• Quên phiếu khấu trừ thuế. Chủ sử dụng lao động tiếp theo cần nó để quyết toán cuối năm.
• Không trả lại vật phẩm của công ty. Điều này có thể dẫn đến yêu cầu trả lại hoặc bồi thường thiệt hại, nhưng chủ sử dụng lao động không thể tự động giữ lại lương vi phạm các quy định về thanh toán tiền lương.
• Phá vỡ quan hệ bằng cách chỉ trích khi rời đi. Cộng đồng lao động nước ngoài ở Nhật khá nhỏ; tin tức lan rất nhanh.
• Mặc cả đề nghị giữ lại một cách không trung thực — chấp nhận và ở lại trong khi không có ý định ở lại lâu.
• Chấp nhận lời mời mới trước khi nộp đơn đổi tư cách lưu trú, rồi đơn bị chậm trễ và không thể bắt đầu vào ngày đã hứa.

Câu hỏi thường gặp

Tóm tắt

Nghỉ việc đúng quy trình khỏi một công việc SSW tại Nhật mang tính thủ tục nhiều hơn là cảm xúc. Hãy báo trước bằng văn bản chỉn chu, có đầy đủ giấy tờ trong tay vào ngày làm việc cuối, nộp thông báo cho Cục Xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày, và có bước tiếp theo sẵn sàng trước khi bước ra khỏi cánh cửa. Làm tốt, bạn giữ được giới thiệu, visa, và những cánh cửa tương lai tại Nhật. Làm không tốt, bạn có thể mất cả ba.