户口、档案与出国手续：出发前在中国要办的事

拿到日本公司的录用通知之后，很多人把注意力全部放在签证（在留资格）上，结果到了出发前一个月才发现：护照还没办、人事档案不知道在哪里、公司要的学历证明来不及开。签证手续是日本一侧的事，但护照、户口、档案、各种证明，都要在中国国内、在你自己的户籍地或居住地办完。这些事没有一件是当天能办好的。

本文按出发前的时间顺序，整理赴日工作前在中国要办的手续，说明每一项去哪里办、需要多久、常见的误解在哪里，并在最后列出哪些收费和做法属于违法或不当。需要先说明一点：户口、档案、居住登记的具体做法，各省、各市、甚至各区县的执行细节都不一样。本文写的是全国层面的制度框架，落到你自己身上时，请务必到户籍地或居住地的公安派出所、人力资源和社会保障局（人才服务机构）当面确认。

还要说明本文的定位。这是一篇制度解说文章，写给已经决定赴日、正在准备出发的人看。TreeGlobalPartners Inc. 的人才介绍服务目前只面向居住在日本国内的人士，我们不为身在海外的读者介绍工作。

出发前的整体流程：什么时候该做什么

从拿到录用到实际登机，中间通常有三到六个月。这段时间里，中国一侧的手续和日本一侧的在留资格审查是并行推进的。日本一侧由用人单位或其委托的专业机构申请在留资格认定证明书；中国一侧的护照、证明材料、档案处理，只能由你自己去办。

把顺序排错，最常见的后果是：在留资格下来了，但护照还在办，或者护照剩余有效期不足，导致签证申请无法提交。下面这张表是一个可以照着推进的时间安排。

护照排在最前面，不是因为它最难办，而是因为后面几乎所有环节都要用到护照号码。签证申请、机票、日本一侧的手续，都以护照为准。而且异地办理的实际时限明显长于户籍地办理，倒排日程时更要提前动手。

护照：最先要办、也最容易被拖延的一件事

普通护照由公民本人向户籍所在地县级以上地方人民政府公安机关的出入境管理机构提出申请。自 2019 年 4 月 1 日起实行全国通办，内地居民可以在全国任一出入境管理窗口申请，申请手续与户籍地一致（国家工作人员和现役军人除外，他们还需要按所属单位的规定办理出境证明手续）。也就是说，你在外地打工，不必专门请假回老家办护照。

申请材料是：符合要求的近期免冠照片、填写完整的申请表、居民身份证。年满 16 周岁的申请人需要现场采集指纹。收费标准为每本 120 元。

关于时间，《中华人民共和国普通护照和出入境通行证签发管理办法》第十四条规定的上限是自收到申请材料之日起 15 日内签发，边远地区或者交通不便地区经批准可以延长至 30 日。不过国家移民管理局公布的服务指南给出的实际办理时限更具体：在户籍地申请的，自受理之日起 7 个工作日内签发；异地（全国通办）申请的为 20 日。符合出国奔丧、探望危重病人、出国留学开学日期临近、前往国入境许可或者签证有效期即将届满等情形的，可以申请加急，自收到申请材料之日起 5 个工作日内签发。也就是说，异地办理比户籍地办理明显要慢，倒排日程时请按 20 日预留，并以受理窗口当场告知的为准。

护照有效期：16 周岁以上为 10 年，不满 16 周岁为 5 年。如果你手上已经有护照，出发前请检查剩余有效期。虽然日本方面对就劳类在留资格没有像旅游签证那样统一公布的剩余有效期硬性门槛，但护照在预定的在留期间中途到期，会让你在日本还得再跑一趟使领馆换发，非常麻烦。剩余不足一年的，建议出发前先换发。

户口簿和户口：去日本工作通常不需要注销

这是被误传最多的一件事。经常有人听说“出国就要注销户口”，甚至有中介以此为由收取所谓的“户口代办费”。实际的制度是：只有“出国（境）定居”的人员才属于应当注销户口的对象。

以广东省的规定为例，需要注销户口的情形包括：经批准以单程方式前往国外或港澳台定居的人员；以及以探亲、旅游、商务、公务等非定居事由出境后，取得当地居留权并申请注销户口的人员。同时明确，因留学、探亲等原因在国外停留较长时间但未取得当地居留权的，不属于定居，原则上不注销户口。公安机关在解读中也说明，“定居”指的是已取得住在国的长期或者永久居留权并已在当地实际长期居住。

赴日工作使用的是就劳类在留资格，属于有期限的在留许可，不是日本的永住许可或定住者身份。因此在通常情况下，你的户口保持原状，身份证继续有效，回国后一切照旧。当然，各省的实施细则不同，如果你或家人对本地做法不确定，请直接到户籍地派出所户籍窗口问一句，这是免费的。

户口簿本身出发前不要带走原件。户口簿一般由户主保管，家人在国内办事还要用。你需要做的是：把户口簿本人页和户主页拍照或复印保存好，因为申请家属随行（配偶、子女赴日同住）时，需要用户口簿、结婚证等来证明亲属关系，通常还要做成公证书。

另外一件容易漏掉的事：如果你在户籍地以外租房居住、办过居住登记或者持有居住证，出发前请到居住地派出所或社区问清楚是否需要办理注销或变更。这里要纠正一个常见的误解：按《居住证暂行条例》第九条，居住证每年签注一次；逾期未办理签注手续的，居住证的使用功能中止，而不是直接作废。之后补办签注手续的，使用功能可以恢复，但居住年限要从补办签注之日起重新连续计算。如果你在意积分落户、子女入学等与居住年限挂钩的事项，出发前请到居住地派出所或社区问清楚由谁代办签注、能否线上办理。

人事档案：不能自己保管，也不该被收费

人事档案是很多人出国前最不清楚的一项。根据中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门印发的《流动人员人事档案管理服务规定》（人社部发〔2021〕112 号），流动人员人事档案由县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位管理。严禁个人保管本人或者他人的人事档案。

换句话说，档案不能装进行李箱带到日本，也不能“先放在家里”。如果你从原单位离职，档案应当转递到户籍地或者相应的公共就业和人才服务机构保管。你要做的是确认三件事：档案现在在哪个机构、是否需要办理转递、以及保管机构的联系方式。第三点尤其重要，因为你人在日本时，如果需要开具存档证明或者经历证明，往往要靠家人或者线上服务代为办理。

关于费用，规定写得非常清楚：档案管理服务机构应当提供免费的流动人员人事档案基本公共服务，不得收取档案保管费、查阅费、证明费、转递费等名目的费用。基本公共服务事项包括档案的接收和转递、材料的收集与归档、整理和保管、出具存档和经历等证明材料，以及为相关单位提供入党、参军、录（聘）用、出国（境）等政审考察服务。

所以，如果有人以“档案托管费”“出国政审费”为名向你收钱，这不符合规定。请直接向当地人力资源和社会保障部门核实。

TreeGlobalPartners Inc. 是在日本取得许可的职业介绍机构，为在日本生活的外国人介绍工作，对求职者完全免费，不收取任何费用。目前的服务对象是已经居住在日本国内的人士，因此本文所写的中国国内手续，我们无法代办。等你顺利来到日本、开始找工作的时候，欢迎通过咨询页面与我们联系。在留资格（签证）相关的手续，由集团公司 Tree Administrative Scrivener Corporation 负责。

证明材料与体检：需要提前准备的几份文件

日本的用人单位和入国管理当局会要求提交哪些中国一侧的文件，取决于在留资格的种类和你的学历、经历。以下几项是较常被要求、且需要提前准备的。

学历的在线验证报告

大专以上学历，可以通过中国高等教育学生信息网（学信网，chsi.com.cn）在线申请验证报告。已经毕业的，申请《教育部学历证书电子注册备案表》；仍在校的，申请《教育部学籍在线验证报告》，两者用途不同，不必都办。登录学信档案后，在“在线验证报告”栏目先生成中文版，再在同一栏目内对该报告点击申请英文版（需要人工翻译核对，一般需要几个工作日）。如果日本一侧的院校或机构要求由学信网直接把报告发送给它们，可以另行使用“出国（境）报告发送”功能。相比重新到学校开证明，这个渠道更快也更可靠。

无犯罪记录证明

公民本人申请查询的，由其户籍地或者居住地公安派出所受理，并已实行“跨省通办”，可以采取户籍地、居住地或者委托他人的方式办理。未发现犯罪记录的，出具《无犯罪记录证明》。是否需要这份文件，请以用人单位或办理在留资格手续的机构的要求为准，不要多花冤枉钱。

公证书与附加证明书

亲属关系、学历、无犯罪记录等文书如果需要在日本使用，通常要先到公证处做成公证书。这里有一个重要变化：《取消外国公文书认证要求的公约》自 2023 年 11 月 7 日起在中国生效实施。中国送往其他缔约国使用的公文书，只需办理公约规定的附加证明书（Apostille），不再需要办理领事认证。日本同为缔约国。附加证明书的主管机关是外交部，受外交部委托，相关省、自治区、直辖市人民政府外事办公室以及部分市人民政府外事办公室也可以为本行政区域内出具的公文书签发。如果有人还在向你收取“日本使馆认证费”，请先核实是否真的需要。

健康检查

国际旅行卫生保健中心是中国海关下属机构，为出国留学、进修、从事商务、技术合作、劳务及定居等人员提供出境健康检查，并出具《国际旅行健康检查证明书》。不过要注意，日本的用人单位往往有自己指定的健康诊断项目和表格格式，与中国的证明书未必通用。出发前请先向用人单位确认需要哪一种健康检查、用什么格式，再去做，避免重复体检。

社保、医保与中日社会保障协定的真实适用范围

《中华人民共和国政府和日本国政府社会保障协定》已于 2019 年 9 月 1 日生效。这份协定经常被误读，需要说清楚它到底适用于谁、又免的是哪一项。

协定覆盖的是派遣人员、航海船舶雇员、航空器雇员、外交和公务人员等类别。需要特别注意的是，互免的险种是有限的：中国方面免缴的是职工基本养老保险，日本方面免缴的是国民年金（国民年金基金除外）和厚生年金（厚生年金基金除外）。也就是说，即使符合免缴条件，日本的健康保险等其他社会保险仍须按当地制度参加，并不是“所有社保都不用交”。就派遣人员而言，适用对象是“受雇于在中国领土上有经营场所的雇主、依其雇佣关系被该雇主派遣至日本”的人员，首次申请免除缴费的期限最长为 5 年（派遣期限超过 5 年的，经两国主管机关或者经办机构同意可予延长）。也就是说，如果你是被日本公司直接雇佣、在日本当地工作的人，你不属于协定中派遣人员的范围，需要按照日本的制度参加当地的社会保险。如果有中介告诉你“签了协定所以在日本不用交社保”，这个说法对直接受雇的人并不成立，对派遣人员也只在养老／年金这一项上成立。

符合派遣条件的人员，参保证明的申请渠道是国家社会保险公共服务平台（si.12333.gov.cn），实名注册后选择境外免缴申请，在线提交，人力资源社会保障部社保中心审核后寄发证明。

至于你在国内已经缴纳的养老保险和医疗保险，出国期间是暂停缴费、还是以灵活就业人员身份继续缴纳，各地的做法和影响不同，尤其涉及医保待遇的中断和累计缴费年限。这件事没有全国统一答案，出发前请到参保地的社保经办机构当面咨询，并把咨询结果和经办人的说明记下来。

到日本以后：日本一侧和中国一侧各要办什么

出发不是终点。到日本以后，两边都还有手续。

日本一侧：在成田、羽田等主要机场入境时，符合条件的中长期在留者会当场领到在留卡。之后，确定住所之日起 14 日以内，要携带在留卡到住所所在地的市区町村窗口申报住居地。如果你按住民基本台账法的规定办理了迁入登记，就视为已经完成住居地申报。这个 14 日的期限是法定义务，不要拖。搬家换住址时同样是 14 日以内申报。

中国一侧：外交部推出了“海外公民登记”，可以通过“中国领事”APP、微信小程序或支付宝小程序，按在日本的居住地选择相应都道府县，填写信息完成登记。中国驻日本使领馆会据此有针对性地推送安全信息，也便于在紧急情况下提供领事保护与服务。这是自愿的，不是强制手续，但建议办理。使馆同时提醒：海外公民登记不会要求你提供银行账户等信息，更不会要求转账汇款，遇到这类要求即为诈骗。

此外，护照到期、遗失，或者在日本出生子女、结婚等需要出具中国方面文书时，都可以通过中国驻日本使领馆办理。具体的受理范围、预约方式、联系电话和办公时间，请以中国领事服务网和使领馆官网公布的信息为准，不要依赖第三方转述的旧信息。

哪些收费和做法是不正常的

赴日工作的求职者最容易在“出国前”这个阶段被收费。判断标准其实不复杂：看这笔钱的名目在制度上是否存在、以及是谁应当承担。

在中国境内从事境外就业中介活动的机构，需要依法取得相应资质，并在服务场所明示合法证照、服务项目、收费标准和监督电话。对方拿不出资质、不给正式合同、要求现金支付又不开票据、或者在你还没拿到在留资格认定证明书之前就要求交纳大额费用的，都值得停下来核实。

另外，请不要相信“保证一定能去”“保证年收入多少”这类承诺。在留资格是否许可由日本的入国管理当局审查决定，任何中介、任何公司都无法保证结果。工资水平取决于职种、地区和企业，签约前请以劳动条件通知书上的书面数字为准。

TreeGlobalPartners Inc. 是在日本取得许可的职业介绍机构，向求职者提供的职业介绍服务完全免费，不收取任何名目的费用。在留资格的申请手续由集团公司 Tree Administrative Scrivener Corporation 办理。需要说明的是，我们的职业介绍服务只面向已经居住在日本国内的人士，不为身在海外的读者介绍工作；中国国内的护照、户口、档案等手续，也需要由你本人在当地办理，我们不会代办，也不会以此为由向你收费。等你来到日本、要找下一份工作的时候，欢迎通过咨询页面与我们联系。

常见问题

去日本工作，需要注销中国户口吗？

通常不需要。应当注销户口的是“出国（境）定居”人员，也就是经批准以单程方式前往国外定居，或者出境后取得当地居留权并申请注销的人。以就劳类在留资格赴日工作，属于有期限的在留许可，不是日本的永住或定住身份。各省实施细则不同，出发前到户籍地派出所户籍窗口确认一次最稳妥，这项咨询是免费的。

人事档案可以自己带到日本，或者放在家里吗？

不可以。根据《流动人员人事档案管理服务规定》，严禁个人保管本人或他人的人事档案，档案应当由县级以上公共就业和人才服务机构等有资格的机构管理。出发前请确认档案在哪个机构、联系方式是什么。这类基本公共服务是免费的，不得收取保管费、查阅费、证明费、转递费。

我在外地打工，必须回老家办护照吗？

不必。自 2019 年 4 月 1 日起普通护照实行全国通办，内地居民可以在全国任一出入境管理窗口申请，手续与户籍地一致。国家工作人员和现役军人除外。收费为每本 120 元。关于时间，法规规定的上限是自收到申请材料之日起 15 日内签发（边远地区或交通不便地区可延长至 30 日），而国家移民管理局服务指南公布的实际办理时限是：户籍地申请自受理之日起 7 个工作日内，异地（全国通办）申请为 20 日。倒排日程时请按异地 20 日预留，并以受理窗口当场告知的为准。

中介说要交保证金，到日本后再退还，这正常吗？

这属于应当高度警惕的做法。护照被要求交由中介保管、要求缴纳保证金、签订高额违约金约定，都不是正常的招聘流程。在特定技能制度下，支援所需的费用不得由外国人本人直接或间接负担。在你还没有拿到在留资格认定证明书之前就被要求交大额费用的，请先向对方索要资质证明和正式合同，并保留凭证。

到日本以后，中国一侧还有什么要办的？

建议办理外交部的“海外公民登记”，可通过“中国领事”APP 或微信、支付宝小程序，按在日本的居住地选择都道府县完成登记，便于获得安全信息推送和领事保护。这是自愿的。请注意，海外公民登记不会要求你提供银行账户，更不会要求转账汇款。此外，护照换发、公证等事项可在中国驻日本使领馆办理，具体请以使领馆官网公布的信息为准。

总结

护照最先办：全国通办，每本 120 元；实际时限为户籍地受理后 7 个工作日内、异地（全国通办）20 日（法规上限 15 日，边远地区可延长至 30 日），紧急情形可加急 5 个工作日；16 周岁以上有效期 10 年

以就劳类在留资格赴日工作，通常不属于应当注销户口的“出国定居”对象，户口簿留在家中，只带复印件和公证书

居住证每年签注一次，逾期未签注是使用功能中止而非作废，补办后功能恢复但居住年限从补办之日起重新计算

人事档案严禁个人保管，须存放在公共就业和人才服务机构；接收、转递、出具证明、出国政审考察均为免费服务

学历在线验证报告在学信网线上申请：毕业者办《教育部学历证书电子注册备案表》、在校生办《教育部学籍在线验证报告》，英文版在“在线验证报告”栏目内对中文报告申请；无犯罪记录证明可跨省通办

2023 年 11 月 7 日起，送日本使用的公文书办理附加证明书（Apostille）即可，不再需要领事认证

中日社会保障协定的免缴只覆盖养老／年金（中国为职工基本养老保险，日本为国民年金、厚生年金，各自的基金除外），且仅适用于被中国境内雇主派遣至日本的人员；在日本当地直接受雇者不适用，日本的健康保险等也仍须参加

到日本后：确定住所起 14 日内到市区町村申报住居地；建议通过“中国领事”APP 办理海外公民登记

保证金、代为保管护照、把支援费用转嫁给本人，都是应当警惕或明确禁止的做法；日本政府并不“指定”中国的送出机构

户口、档案、居住登记的执行细节各省各市不同，务必到当地公安派出所和人社部门当面确认

本文基于 2026 年 8 月时点公开的中国及日本官方信息整理，仅供参考。户口、人事档案、居住登记、社会保险等制度的具体执行标准，各省、市、区县存在差异，且法令与运用可能随时变更。实际办理时，请务必以户籍地或居住地的公安机关出入境管理机构、公安派出所、人力资源和社会保障部门、社保经办机构，以及日本出入国在留管理厅、中国驻日本使领馆等主管机关公布的最新信息和当面告知的内容为准。本文不构成法律意见。