Dokumen dari Indonesia untuk kerja di Jepang: paspor, SKCK, ijazah

Sebelum ada satu pun surat dari pihak Jepang, ada tumpukan berkas yang hanya bisa Anda urus sendiri di Indonesia: paspor, SKCK, ijazah, akta kelahiran, kartu keluarga, surat izin keluarga, dan hasil pemeriksaan kesehatan. Bagian inilah yang paling sering membuat keberangkatan mundur berbulan-bulan — bukan karena sulit, tetapi karena urutannya salah, masa berlakunya keburu habis, atau datanya tidak konsisten antar dokumen. Artikel ini membahas khusus sisi Indonesia: apa yang diurus, di mana, berapa lama berlaku, dan biaya resminya menurut aturan pemerintah. Dokumen dari sisi Jepang seperti Certificate of Eligibility kami bahas terpisah, jadi di sini fokusnya benar-benar pada berkas yang Anda kumpulkan sebelum berangkat. Perlu kami sampaikan sejak awal: artikel ini adalah penjelasan mengenai aturan dan prosedur yang berlaku. Layanan perkenalan kerja TreeGlobalPartners Inc. sendiri ditujukan bagi mereka yang sudah berdomisili di Jepang, dan kami tidak memperkenalkan lowongan kepada kandidat yang masih berada di luar Jepang.

Bedakan sejak awal: berkas dari Indonesia dan berkas dari Jepang

Proses bekerja ke Jepang berjalan di dua jalur yang terpisah. Jalur Jepang diurus oleh perusahaan pemberi kerja bersama pihak yang mereka tunjuk, dan menghasilkan dokumen izin tinggal. Jalur Indonesia adalah tanggung jawab Anda sendiri, dibantu instansi pemerintah dan — jika Anda memakai jalurnya — perusahaan penempatan berizin. Dua jalur ini bertemu di satu titik: berkas Indonesia Anda dipakai sebagai lampiran permohonan di Jepang, dan sebagian dipakai untuk pendaftaran Anda sebagai calon pekerja migran.

Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2017 tentang Pelindungan Pekerja Migran Indonesia menyebut daftar dokumen yang wajib dimiliki calon pekerja migran, antara lain surat keterangan status perkawinan, surat izin dari suami atau istri, orang tua, atau wali yang diketahui kepala desa atau lurah, sertifikat kompetensi kerja, surat keterangan sehat berdasarkan hasil pemeriksaan kesehatan dan psikologi, paspor, visa kerja, perjanjian penempatan, dan perjanjian kerja. Daftar ini bagus dipakai sebagai daftar centang pribadi, karena isinya sama apa pun negara tujuannya.

Pendaftaran Anda sendiri dilakukan lewat sistem pemerintah, tetapi perhatikan pembagian perannya. Menurut penjelasan Badan Imigrasi Jepang, sistem informasi pasar kerja IPKOL adalah tempat perusahaan penerima di Jepang didorong mendaftarkan lowongannya; Anda sebagai pencari kerja mengaksesnya untuk mencari lowongan, bukan diwajibkan mendaftar di sana. Yang wajib Anda lakukan sendiri adalah pendaftaran daring pada Sistem Komputerisasi Pelindungan Pekerja Migran Indonesia (SISKOP2MI), dan waktunya spesifik: setelah Certificate of Eligibility Anda terbit dan sebelum Anda mengajukan permohonan visa ke Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Jepang di Indonesia. Setelah pendaftaran selesai Anda memperoleh nomor ID; visa yang sudah terbit lalu didaftarkan kembali ke SISKOP2MI, dan setelah orientasi pra-keberangkatan Anda menerima kartu pekerja migran (E-PMI). Badan Imigrasi Jepang menyatakan pendaftaran pada IPKOL maupun SISKOP2MI tidak dipungut biaya. Halaman resmi mereka juga menyebutkan bahwa penggunaan perusahaan penempatan (P3MI) sifatnya pilihan, bukan kewajiban mutlak — jadi jangan mau ditekan dengan alasan bahwa Anda tidak punya pilihan lain.

Paspor: dokumen pertama, dan harus tetap di tangan Anda

Paspor adalah pintu masuk seluruh proses. Tanpa nomor paspor, banyak berkas lain tidak bisa dikunci datanya. Antrean permohonan reguler dilakukan lewat aplikasi M-Paspor, sementara kelompok prioritas seperti lansia, penyandang disabilitas, ibu hamil, dan balita dapat dilayani tanpa antrean daring. Warga negara Indonesia berusia 17 tahun ke atas atau yang sudah menikah dapat memperoleh paspor dengan masa berlaku 10 tahun, tetapi ini pilihan, bukan otomatis — paspor 5 tahun tetap tersedia dan lebih murah. Sebagian kantor imigrasi kini hanya melayani paspor elektronik, jadi cek dulu ke kantor tempat Anda mengajukan.

Soal sisa masa berlaku, aturan praktisnya sederhana: sisa masa berlaku paspor sebaiknya melampaui rencana lama tinggal dan periode kontrak kerja Anda. Kalau paspor Anda tinggal satu atau dua tahun, jauh lebih tenang menggantinya di Indonesia sebelum berangkat daripada mengurusnya di tengah masa kerja. Jika paspor tetap habis saat Anda sudah di Jepang, penggantian bisa dilakukan di perwakilan Indonesia — KBRI Tokyo mensyaratkan kartu izin tinggal Jepang yang masih berlaku dan paspor lama, dengan pendaftaran daring lebih dulu.

Satu hal yang sering luput: konsistensi nama. Ejaan nama di KTP, Kartu Keluarga, akta kelahiran, ijazah, dan paspor harus sama. Perbedaan satu huruf saja bisa memicu permintaan dokumen klarifikasi di kemudian hari. Jika nama Anda hanya terdiri dari satu kata, tanyakan langsung ke petugas imigrasi bagaimana pencantumannya dalam paspor agar tidak menimbulkan masalah pada dokumen berikutnya.

Paspor adalah milik Anda pribadi. Tidak ada pihak — agen, sponsor, calon pemberi kerja, atau siapa pun — yang berhak menyimpannya sebagai jaminan. Foto atau pindaian boleh diserahkan untuk keperluan berkas; buku aslinya tetap Anda pegang.

SKCK: berlaku hanya enam bulan, jadi atur waktunya

Surat Keterangan Catatan Kepolisian menyatakan Anda tidak memiliki catatan kriminal, dan hampir selalu diminta untuk penempatan kerja ke luar negeri. Kuncinya ada di masa berlaku: Kepolisian Republik Indonesia menyatakan masa berlaku SKCK adalah enam bulan sejak tanggal diterbitkan, dan dapat diperpanjang bila diperlukan.

Karena hanya enam bulan, banyak orang rugi waktu dan biaya dengan mengurus SKCK terlalu dini — misalnya saat baru mulai belajar bahasa Jepang. Waktu yang masuk akal adalah setelah Anda lulus ujian keterampilan dan ujian bahasa, dan proses berkas sudah benar-benar berjalan. Bila SKCK terlanjur kedaluwarsa, jangan panik; perpanjangan lebih ringan daripada permohonan baru.

Dokumen yang umumnya diminta adalah fotokopi KTP dengan menunjukkan aslinya, fotokopi Kartu Keluarga, fotokopi akta kelahiran atau ijazah, dokumen sidik jari beserta rumusnya, serta 6 (enam) lembar pas foto berwarna ukuran 4x6 dengan latar merah, berpakaian sopan berkerah, wajah terlihat penuh tanpa aksesori. Di banyak wilayah pemohon juga diminta terdaftar sebagai peserta aktif jaminan kesehatan, jadi cek status kepesertaan Anda sebelum datang.

Permohonan bisa diajukan di tingkat Polsek, Polres, Polda, hingga Mabes Polri, tetapi tingkat penerbitannya menentukan peruntukannya. Untuk keperluan bekerja ke luar negeri, SKCK pada umumnya diterbitkan di tingkat Polda. Karena praktik di tiap daerah bisa berbeda, tanyakan lebih dulu ke Polres atau Polda setempat agar Anda tidak mengurus di tingkat yang salah dan harus mengulang.

Ijazah, akta kelahiran, kartu keluarga, dan surat izin keluarga

Banyak calon pekerja bertanya apakah harus punya ijazah tinggi untuk bekerja di Jepang. Untuk skema Tokutei Ginou nomor satu, persyaratan utamanya bukan gelar, melainkan usia minimal 18 tahun, kondisi kesehatan yang baik, serta lulus ujian keterampilan bidang terkait dan ujian kemampuan bahasa Jepang. Ada satu pengecualian yang penting diketahui: menurut panduan operasional Badan Imigrasi Jepang, orang yang telah menyelesaikan dengan baik pemagangan teknis tingkat 2 (Ginou Jisshuu nomor dua) dan keterampilannya berkaitan dengan pekerjaan yang akan dijalani dibebaskan dari ujian keterampilan maupun ujian kemampuan bahasa Jepang. Jika Anda mantan pemagang teknis, pastikan dokumen penyelesaian program itu tersimpan rapi. Skema izin tinggal lain, misalnya jalur pekerjaan profesional, memang menuntut latar belakang pendidikan yang sesuai bidang — dan di situlah ijazah menjadi penentu.

Meski begitu, ijazah tetap perlu Anda siapkan. Ia dipakai sebagai dokumen pendukung permohonan SKCK, sebagai lampiran pendaftaran pada sistem pemerintah, dan kadang diminta pemberi kerja untuk verifikasi riwayat Anda. Mintalah legalisir dari sekolah atau kampus penerbit dalam beberapa rangkap sekaligus, karena mengulang permintaan dari perantauan jauh lebih merepotkan.

Akta kelahiran dan Kartu Keluarga

Akta kelahiran dan Kartu Keluarga dipakai untuk membuktikan identitas dan hubungan keluarga. Jika ada perubahan — menikah, pindah domisili, penambahan anggota keluarga — perbarui dulu di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebelum berkas lain dicetak. Memperbaiki data setelah paspor terbit jauh lebih mahal dari sisi waktu.

Surat izin keluarga bukan formalitas

Surat keterangan izin dari suami atau istri, orang tua, atau wali yang diketahui kepala desa atau lurah adalah dokumen yang disebut langsung dalam undang-undang, bukan sekadar tradisi. Begitu pula surat keterangan status perkawinan, dengan lampiran fotokopi buku nikah bagi yang sudah menikah. Urus keduanya lebih awal, karena keduanya bergantung pada jadwal orang lain, bukan pada kecepatan Anda.

TreeGlobalPartners Inc. adalah perusahaan perkenalan kerja berizin di Jepang, dan layanannya sepenuhnya gratis bagi pencari kerja — kami tidak pernah memungut biaya apa pun dari Anda. Perlu diketahui, kami hanya memperkenalkan lowongan kepada mereka yang sudah berdomisili di Jepang, sehingga selama Anda masih berada di Indonesia kami tidak dapat memperkenalkan pekerjaan kepada Anda. Seluruh berkas sisi Indonesia seperti paspor, SKCK, dokumen kependudukan, dan pendaftaran SISKOP2MI Anda urus sendiri di instansi yang berwenang. Bila nanti Anda sudah tiba di Jepang dan sedang mencari pekerjaan, silakan hubungi kami lewat halaman kontak di /id/contact/. Prosedur izin tinggal Jepang ditangani perusahaan grup kami, Tree Administrative Scrivener Corporation.

Pemeriksaan kesehatan dan surat keterangan sehat

Undang-undang mensyaratkan surat keterangan sehat berdasarkan hasil pemeriksaan kesehatan dan psikologi. Di sisi Jepang, permohonan izin tinggal untuk pekerja berketerampilan spesifik memakai formulir catatan pemeriksaan kesehatan tersendiri — dikenal sebagai kenko shindan kojinhyo, formulir rujukan nomor 1-3 yang diterbitkan Badan Imigrasi Jepang. Bagian utama formulir ini diisi dan ditandatangani oleh dokter, bukan oleh Anda. Namun ada lampirannya — surat pernyataan pemeriksa diri, formulir rujukan nomor 1-3 lampiran — yang justru harus Anda isi sendiri. Keduanya tersedia dalam versi terjemahan sepuluh bahasa di situs resmi Badan Imigrasi Jepang, jadi unduh dan siapkan keduanya sebelum ke klinik.

Praktik yang aman: jangan menjalani pemeriksaan sebelum Anda tahu pasti formulir mana yang harus dipakai dan fasilitas kesehatan mana yang diterima. Perhatikan juga jangka waktunya, karena ini bukan kebijakan pemberi kerja melainkan aturan resmi. Menurut panduan operasional Badan Imigrasi Jepang, untuk permohonan Certificate of Eligibility pemeriksaan oleh dokter harus dilakukan dalam tiga bulan terhitung mundur dari tanggal permohonan diajukan. Sementara bagi yang sudah berada di Jepang dan mengubah status izin tinggal, pemeriksaan di fasilitas kesehatan Jepang dalam satu tahun terakhir dapat diterima. Pemeriksaan yang dilakukan terlalu dini, di klinik yang tidak sesuai, atau dengan formulir yang salah biasanya harus diulang seluruhnya, dan itu berarti biaya dua kali.

Perlu diingat, biaya pemeriksaan kesehatan dan psikologi di dalam negeri termasuk salah satu komponen biaya penempatan yang diatur peraturan pemerintah Indonesia. Batasan siapa yang boleh dibebani dan siapa yang tidak kami bahas lebih rinci di bagian akhir.

Terjemahan, legalisir, dan Apostille

Dokumen berbahasa Indonesia tidak bisa langsung dipakai dalam permohonan di Jepang. Pasal 62 Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Pengawasan Keimigrasian dan Pengakuan Pengungsi Jepang mewajibkan setiap dokumen berbahasa asing yang diserahkan dilampiri terjemahannya. Aturan itu sendiri tidak menetapkan bahwa penerjemahnya harus bersertifikat atau tersumpah, sehingga terjemahan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sudah memadai; dalam praktik sejumlah kantor imigrasi meminta identitas penerjemah dicantumkan, jadi konfirmasikan ke pihak yang mengajukan permohonan Anda. Yang jelas, biaya terjemahan tidak seharusnya menjadi beban besar, dan Anda berhak menolak tagihan yang tidak masuk akal untuk pekerjaan ini.

Di sisi Indonesia, ceritanya berbeda. Sebagian instansi meminta terjemahan dari penerjemah tersumpah, yaitu penerjemah yang diangkat dan terdaftar di kementerian yang menangani urusan hukum, sebagaimana diatur dalam Permenkumham Nomor 29 Tahun 2016 sebagaimana telah diubah dengan Permenkumham Nomor 4 Tahun 2019 tentang syarat dan tata cara pengangkatan penerjemah tersumpah. Tanyakan lebih dulu apakah dokumen Anda memang membutuhkan level ini, agar Anda tidak membayar untuk sesuatu yang tidak diminta.

Untuk pengesahan lintas negara, Indonesia menyediakan layanan Apostille melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. Apostille mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat, cap atau segel resmi, serta nama dan jabatan pejabat penerbit dokumen, sehingga dokumen dapat digunakan di negara anggota Konvensi Apostille. Jenis dokumen yang dapat diajukan mencakup ijazah pendidikan, akta kelahiran, akta nikah, dokumen kesehatan, hingga SKCK. Syaratnya, dokumen harus lebih dulu dilegalisasi oleh instansi penerbitnya.

Penting: tidak semua berkas Anda butuh Apostille. Kebutuhan ini muncul pada situasi tertentu, misalnya pengurusan pernikahan, pengakuan kualifikasi, atau permintaan spesifik dari instansi tertentu. Konfirmasikan kebutuhannya sebelum membayar, dan gunakan portal resmi apostille.ahu.go.id, bukan perantara yang menjanjikan jalur cepat.

Yang bisa diurus di KBRI setelah Anda berada di Jepang

Sebagian urusan tidak selesai di Indonesia dan memang dirancang untuk diselesaikan di Jepang lewat perwakilan Republik Indonesia. Ini penting diketahui sejak awal supaya Anda tidak memaksakan semuanya beres sebelum berangkat.

Yang pertama adalah lapor diri. Setelah tiba di Jepang, warga negara Indonesia melakukan lapor diri melalui portal Peduli WNI milik Kementerian Luar Negeri. Lapor diri juga menjadi langkah awal sebelum mengakses layanan konsuler lain, termasuk pengurusan paspor. Ini gratis, cepat, dan membuat Anda terdata bila sewaktu-waktu membutuhkan bantuan.

Yang kedua adalah layanan konsuler di KBRI Tokyo: penggantian paspor, legalisasi dokumen, pencatatan perkawinan dan perceraian, surat keterangan lahir dan kematian, surat keterangan pindah alamat, serta verifikasi job order untuk skema pekerja berketerampilan spesifik. Perlu dicatat, verifikasi job order bukan layanan yang Anda ajukan sendiri: pada jalur P3MI, pihak pemberi kerja atau perusahaan penyalur di Jepanglah yang menyerahkan berkas ke Kedutaan Besar Indonesia untuk memperoleh konfirmasi. Untuk penggantian paspor, syaratnya kartu izin tinggal Jepang yang masih berlaku dan paspor lama, dengan pendaftaran daring lebih dulu untuk mendapat kode QR, lalu datang untuk foto dan sidik jari.

Yang perlu dicatat: KBRI melayani urusan kewarganegaraan dan konsuler Anda, bukan urusan izin tinggal Jepang. Perpanjangan atau perubahan izin tinggal adalah kewenangan otoritas imigrasi Jepang, dan itu ranah yang berbeda sama sekali.

Biaya penempatan: apa yang diatur, dan sampai mana perlindungannya

Bagian ini yang paling menentukan apakah Anda berangkat dengan tenang atau dengan utang. Undang-Undang Pelindungan Pekerja Migran Indonesia menegaskan bahwa pekerja migran Indonesia tidak dapat dibebani biaya penempatan. Aturan pelaksananya, Peraturan BP2MI Nomor 09 Tahun 2020 yang diubah dengan Peraturan BP2MI Nomor 01 Tahun 2021, merinci empat belas komponen biaya penempatan: tiket keberangkatan, tiket pulang, visa kerja, legalisasi perjanjian kerja, pelatihan kerja, sertifikat kompetensi kerja, jasa perusahaan, penggantian paspor, surat keterangan catatan kepolisian, jaminan sosial, pemeriksaan kesehatan dan psikologi di dalam negeri, pemeriksaan kesehatan tambahan bila negara tertentu mensyaratkannya, transportasi lokal dari daerah asal ke tempat keberangkatan, serta akomodasi. Sebagian besar komponen itu dibebankan kepada pemberi kerja, sementara pelatihan kerja dan sertifikat kompetensi dibebankan kepada pemerintah daerah.

Namun ada batasan yang penting Anda ketahui, dan bagian inilah yang paling sering tidak dijelaskan. Pasal 3 ayat (3) peraturan tersebut membatasi pembebasan biaya penempatan pada sepuluh jenis jabatan: pengurus rumah tangga, pengasuh bayi, pengasuh lanjut usia, juru masak, supir keluarga, perawat taman, pengasuh anak, petugas kebersihan, pekerja ladang atau perkebunan, dan awak kapal perikanan migran. Banyak bidang Tokutei Ginou di Jepang — misalnya manufaktur makanan dan minuman, perhotelan, industri mesin, atau pembuatan kapal — berada di luar daftar itu, sehingga pembebasan menurut peraturan ini tidak otomatis berlaku bagi Anda. Karena itu tanyakan sejak awal komponen biaya mana yang ditanggung pemberi kerja dan mana yang tidak, dan mintalah rinciannya secara tertulis sebelum menandatangani apa pun.

Peraturan yang sama juga menyatakan bahwa pekerja migran Indonesia dan keluarganya tidak dapat dibebani pinjaman yang dipaksakan secara sepihak oleh pihak mana pun sebagai biaya penempatan, yang menimbulkan kerugian sepihak dan/atau berakibat pada pemotongan penghasilan selama bekerja di negara tujuan. Kalimat ini penting dihafal, karena skema paling merugikan biasanya datang dalam bentuk pinjaman yang dipotong dari gaji Anda nanti.

Dari sisi Jepang ada perlindungan yang sejalan dan cakupannya tidak dibatasi jenis jabatan. Panduan operasional Badan Imigrasi Jepang menyatakan bahwa biaya dukungan wajib bagi pekerja berketerampilan spesifik nomor satu harus ditanggung oleh instansi penerima, dan tidak boleh dibebankan kepada pekerja asing, baik secara langsung maupun tidak langsung. Badan Imigrasi Jepang juga mencatat bahwa pendaftaran pada IPKOL dan SISKOP2MI tidak dipungut biaya.

Gunakan tabel ini sebagai pembanding. Jika seseorang menagih jauh di atas tarif resmi untuk pengurusan dokumen, meminta uang jaminan, menahan paspor Anda, atau menawarkan pinjaman yang akan dipotong dari gaji, itu bukan praktik yang bisa dibenarkan. Tarif dapat berubah, jadi selalu cek ke situs resmi instansi penerbit sebelum membayar, dan mintalah kuitansi untuk setiap pembayaran.

TreeGlobalPartners Inc. sepenuhnya gratis bagi pencari kerja — kami tidak memungut biaya apa pun dari Anda, dalam bentuk apa pun. Layanan perkenalan kerja kami ditujukan bagi mereka yang sudah berdomisili di Jepang, jadi kami tidak memperkenalkan lowongan kepada kandidat yang masih berada di luar Jepang. Pengurusan berkas di Indonesia tetap Anda lakukan sendiri di instansi yang berwenang. Bila nanti Anda sudah berada di Jepang dan mulai mencari pekerjaan, silakan hubungi kami lewat halaman kontak di /id/contact/. Prosedur izin tinggal Jepang ditangani perusahaan grup kami, Tree Administrative Scrivener Corporation.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berapa lama SKCK berlaku, dan kapan sebaiknya saya mengurusnya?

Kepolisian Republik Indonesia menyatakan masa berlaku SKCK adalah enam bulan sejak tanggal diterbitkan, dan dapat diperpanjang bila diperlukan. Karena itu jangan mengurusnya terlalu dini. Waktu yang masuk akal adalah setelah Anda lulus ujian keterampilan dan ujian bahasa Jepang, dan proses berkas sudah benar-benar berjalan. Untuk keperluan bekerja ke luar negeri, SKCK pada umumnya diterbitkan di tingkat Polda, jadi konfirmasikan dulu ke Polres atau Polda setempat. Siapkan juga 6 (enam) lembar pas foto berwarna 4x6 berlatar merah sesuai persyaratan resmi.

Apakah saya wajib punya ijazah kuliah untuk bekerja di Jepang lewat Tokutei Ginou?

Tidak. Untuk Tokutei Ginou nomor satu, persyaratan utamanya adalah usia minimal 18 tahun, kondisi kesehatan yang baik, serta lulus ujian keterampilan bidang terkait dan ujian kemampuan bahasa Jepang — bukan gelar pendidikan tertentu. Ada pengecualian penting: menurut panduan operasional Badan Imigrasi Jepang, orang yang telah menyelesaikan dengan baik pemagangan teknis tingkat 2 (Ginou Jisshuu nomor dua) dan keterampilannya berkaitan dengan pekerjaan yang akan dijalani dibebaskan dari kedua ujian tersebut. Ijazah tetap perlu disiapkan karena dipakai sebagai dokumen pendukung SKCK dan pendaftaran, tetapi ia bukan syarat kelulusan skema ini. Skema izin tinggal lain, seperti jalur pekerjaan profesional, memang menuntut latar belakang pendidikan yang sesuai bidang.

Paspor saya masih berlaku dua tahun. Perlukah diganti sebelum berangkat?

Aturan praktisnya, sisa masa berlaku sebaiknya melampaui rencana lama tinggal dan periode kontrak Anda. Mengganti paspor di Indonesia sebelum berangkat jauh lebih sederhana daripada mengurusnya di tengah masa kerja. Perlu diingat, masa berlaku 10 tahun adalah pilihan, bukan otomatis — paspor 5 tahun tetap tersedia dengan tarif lebih murah, dan sebagian kantor imigrasi kini hanya melayani paspor elektronik. Bila paspor tetap habis saat Anda sudah di Jepang, penggantian dapat dilakukan di KBRI Tokyo dengan syarat kartu izin tinggal Jepang yang masih berlaku dan paspor lama, melalui pendaftaran daring lebih dulu.

Apakah semua dokumen saya harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah?

Untuk permohonan di Jepang, Pasal 62 Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Pengawasan Keimigrasian dan Pengakuan Pengungsi mewajibkan dokumen berbahasa asing dilampiri terjemahannya. Aturan itu sendiri tidak menetapkan bahwa penerjemahnya harus bersertifikat atau tersumpah, sehingga terjemahan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sudah memadai; dalam praktik sejumlah kantor imigrasi meminta identitas penerjemah dicantumkan. Di sisi Indonesia, sebagian instansi meminta penerjemah tersumpah yang diangkat dan terdaftar di kementerian yang menangani urusan hukum, sebagaimana diatur dalam Permenkumham Nomor 29 Tahun 2016 sebagaimana telah diubah dengan Permenkumham Nomor 4 Tahun 2019. Tanyakan lebih dulu level mana yang dibutuhkan agar tidak membayar berlebihan.

Bolehkah agen menahan paspor saya atau meminta uang jaminan?

Tidak. Paspor adalah dokumen milik Anda pribadi dan tidak boleh disimpan pihak lain sebagai jaminan. Undang-undang menegaskan pekerja migran Indonesia tidak dapat dibebani biaya penempatan, dan Peraturan BP2MI Nomor 09 Tahun 2020 menyatakan pekerja migran dan keluarganya tidak dapat dibebani pinjaman yang dipaksakan secara sepihak yang berakibat pada pemotongan penghasilan selama bekerja. Perlu dicatat, Pasal 3 ayat (3) peraturan itu membatasi pembebasan biaya penempatan pada sepuluh jenis jabatan tertentu, dan banyak bidang Tokutei Ginou berada di luar daftar tersebut — jadi mintalah rincian biaya secara tertulis sejak awal. Dari sisi Jepang, perlindungannya tidak dibatasi jenis jabatan: biaya dukungan wajib bagi pekerja berketerampilan spesifik harus ditanggung instansi penerima dan tidak boleh dibebankan kepada pekerja asing. Jika Anda mengalami hal seperti ini, laporkan ke instansi pemerintah yang berwenang atau ke perwakilan Republik Indonesia.

Ringkasan

Berkas dari sisi Indonesia adalah tanggung jawab Anda sendiri: paspor, SKCK, ijazah, akta kelahiran, Kartu Keluarga, surat izin keluarga, surat keterangan status perkawinan, dan surat keterangan sehat berdasarkan pemeriksaan kesehatan dan psikologi.

Paspor diurus lebih dulu karena mengunci data dokumen lain; pemohon 17 tahun ke atas dapat memilih masa berlaku 5 atau 10 tahun, dan sisa masa berlakunya sebaiknya melampaui periode kontrak kerja Anda.

SKCK hanya berlaku enam bulan sejak diterbitkan, jadi jangan mengurusnya terlalu dini; untuk keperluan luar negeri umumnya diterbitkan di tingkat Polda.

Tokutei Ginou nomor satu tidak menuntut gelar pendidikan tertentu, melainkan usia minimal 18 tahun, kesehatan yang baik, serta kelulusan ujian keterampilan dan ujian bahasa Jepang — kecuali bagi penyelesai pemagangan teknis tingkat 2 di bidang terkait, yang dibebaskan dari kedua ujian itu.

Pemeriksaan kesehatan punya batas waktu resmi: untuk permohonan Certificate of Eligibility, pemeriksaan oleh dokter harus dilakukan dalam tiga bulan terhitung mundur dari tanggal permohonan.

IPKOL adalah tempat perusahaan penerima di Jepang mendaftarkan lowongan; yang wajib Anda daftarkan sendiri adalah SISKOP2MI, setelah Certificate of Eligibility terbit dan sebelum mengajukan visa. Keduanya tidak dipungut biaya.

Dokumen berbahasa Indonesia wajib dilampiri terjemahan bahasa Jepang untuk permohonan di Jepang, tanpa keharusan penerjemah bersertifikat menurut aturannya sendiri; Apostille hanya dibutuhkan pada situasi tertentu, jadi konfirmasikan sebelum membayar.

Lapor diri lewat portal Peduli WNI dan layanan konsuler seperti penggantian paspor serta legalisasi dokumen diselesaikan di perwakilan Republik Indonesia setelah Anda tiba di Jepang.

Pembebasan biaya penempatan menurut Peraturan BP2MI Nomor 09 Tahun 2020 dibatasi pada sepuluh jenis jabatan dan banyak bidang Tokutei Ginou berada di luar daftar itu — mintalah rincian biaya tertulis; sementara dari sisi Jepang, biaya dukungan wajib harus ditanggung instansi penerima, dan penahanan paspor serta pinjaman yang dipotong dari gaji tetap merupakan tanda bahaya.

Artikel ini disusun berdasarkan informasi resmi yang tersedia per Agustus 2026 dan bersifat panduan umum, bukan nasihat hukum untuk kasus tertentu. Ketentuan, persyaratan, tarif, dan prosedur dapat berubah sewaktu-waktu. Selalu periksa kembali ke sumber resmi seperti Kementerian Pelindungan Pekerja Migran Indonesia/BP2MI, Kementerian Ketenagakerjaan, Direktorat Jenderal Imigrasi, Kepolisian Republik Indonesia, perwakilan Republik Indonesia di Jepang, dan Badan Imigrasi Jepang sebelum mengambil keputusan atau melakukan pembayaran. TreeGlobalPartners Inc. adalah perusahaan perkenalan kerja berizin di Jepang yang memperkenalkan lowongan kepada warga negara asing yang berdomisili di Jepang dan tidak memungut biaya apa pun dari pencari kerja; pengurusan berkas di sisi Indonesia dilakukan sendiri oleh pelamar di instansi yang berwenang, dan prosedur izin tinggal Jepang ditangani perusahaan grup, Tree Administrative Scrivener Corporation.