入管の実地検査・立入検査への対応｜特定技能受入機関の実務

立入検査・報告徴収の法的根拠

特定技能受入機関に対する調査は、思いつきで行われるものではなく、入管法(出入国管理及び難民認定法)に明確な根拠があります。中心となるのが第19条の20(報告徴収・立入検査等)です。同条により、出入国在留管理庁長官は、特定技能外国人の受入れに関し、受入機関やその役職員に対して次の対応を求めることができます。

• 報告または帳簿書類の提出・提示を求めること
• 関係者に対して出頭を求めること
• 入国審査官または入国警備官に、関係者へ質問させ、または事業所その他の場所へ立ち入って設備・帳簿書類を検査させること

立入検査を行う入国審査官・入国警備官は、その身分を示す証明書を携帯し、関係人の請求があればこれを提示しなければなりません。また、この権限は犯罪捜査のために認められたものと解してはならないとされており、あくまで制度の適正運用を確認するための行政調査です。

前提となる受入機関の届出義務

立入検査は、日頃の届出義務が適正に履行されているかを確認する場でもあります。特定技能所属機関の届出は、入管法第19条の18に基づき、大きく「随時届出」と「定期届出」に分かれます。

随時届出(事由発生の都度)

一定の事由が生じたつど、原則として事由発生日から14日以内に出入国在留管理庁長官へ届け出ます。主な対象は次のとおりです。

• 特定技能雇用契約の変更・終了・新たな締結
• 支援計画の変更(支援責任者・支援担当者の変更、委託先登録支援機関の変更を含む)
• 支援委託契約の締結・変更・終了
• 特定技能外国人の受入れが継続困難となったとき(自己都合・所属機関都合の離職、行方不明、死亡など)
• 1号特定技能外国人支援計画の実施が困難となったとき

定期届出(年1回)

受入れ状況・活動状況・支援実施状況などを、年1回に、毎年4月1日から5月31日までに前年度（4月1日〜翌3月31日）分の受入れ・活動・支援実施状況をまとめて届け出ます。2025年4月の運用変更で従来の四半期ごとから年1回に変更され、届出書も一本化されました（初回提出は2026年4月1日〜5月31日）。具体的には、特定技能外国人の受入れ人数、報酬の支払状況、離職・行方不明者の発生、相談対応の状況などが含まれます。

備え付けておくべき帳簿書類

受入機関は、特定技能雇用契約および支援の適正な履行を確保するため、関係書類を作成・保存しておく義務があります。立入検査では、これらの帳簿書類の提示を求められるのが一般的です。整備しておくべき主な書類は次のとおりです。

これらは在籍中はもちろん、契約終了後も一定期間保存することが求められます。電子データで管理している場合でも、求めに応じて速やかに提示・印刷できる状態にしておくことが大切です。比較対象として、報酬が同種の業務に従事する日本人と同等以上であること(報酬の同等性)を説明できる資料も整えておくと、検査時の説明がスムーズです。

立入検査・調査の流れ

調査は、書面でのやり取りで完結する場合(報告徴収)と、職員が実際に事業所へ来る場合(立入検査)があります。一般的な流れは次のとおりです。

1. 事前連絡または通知:報告書・帳簿の提出を求める文書が届く、あるいは立入りの連絡が入ります(状況により事前連絡なく行われることもあります)。
2. 身分証の提示:立入検査では、入国審査官・入国警備官が身分証明書を提示します。請求して確認しましょう。
3. 帳簿書類の確認:雇用契約・賃金台帳・支援記録などを確認します。
4. 関係者への質問:担当者や、場合によっては特定技能外国人本人への聞き取りが行われることがあります。
5. 事実確認と指摘:不備があれば口頭または書面で指摘され、追加資料の提出を求められることがあります。
6. 事後対応:必要に応じて改善・是正を行い、結果を報告します。

よくある指摘事項

立入検査・報告徴収で指摘されやすいのは、特別に悪質なケースよりも、日常運用の小さなほころびです。代表的なものを挙げます。

• 届出漏れ・遅延:契約変更や支援委託先の変更、離職の随時届出を出していない、定期届出の期限超過。
• 支援の未実施・記録不足:定期面談や相談対応を行っていても、報告書・記録書として残していない。
• 報酬・労働条件の不一致:雇用条件書と実際の賃金支払・労働時間が一致しない、同等性の説明資料が不足。
• 社会保険・税の未整備:健康保険・厚生年金・雇用保険の加入や、税・公的義務の履行に不備がある。
• 支援委託の実態不明:登録支援機関に委託しているが、誰がどの支援を担っているか役割分担が不明確。

登録支援機関へ支援を委託する場合の費用はおおむね月額2〜3万円程度が目安とされますが、委託していても、受入機関としての適正履行責任そのものがなくなるわけではありません。委託先任せにせず、自社でも実施状況を把握しておくことが指摘回避につながります。

改善・是正対応と改善命令

指摘を受けた場合は、原因を特定し、再発防止まで含めて是正することが重要です。基本的な進め方は次のとおりです。

1. 指摘内容を正確に把握し、対象となる対象者・期間・書類を特定する。
2. 未提出の届出があれば速やかに提出し、帳簿の不足は遡って整備する。
3. 賃金・労働条件の不一致など実体的な問題は、契約・支払の修正と未払い精算など実害の回復を行う。
4. 再発防止策(届出カレンダー、支援記録の様式統一、ダブルチェック体制など)を講じる。
5. 求められた場合は是正結果を期限内に報告する。

適正な履行が確保されていないと認められる場合、出入国在留管理庁長官は受入機関に対し、特定技能雇用契約の適正な履行や支援の適正な実施を確保するために必要な措置をとるよう、改善命令を出すことができます。改善命令を受けたこと自体が今後の受入れに影響しうるため、命令に至る前の自主的な是正が最善です。

虚偽届出・不備があった場合の罰則とリスク

届出や調査対応を軽視すると、罰則や受入れ停止という重い結果につながります。主なリスクは次のとおりです。

• 報告徴収・立入検査への不対応:報告をせず、虚偽の報告をし、または立入検査を拒み・妨げ・忌避した場合などは、30万円以下の罰金の対象となり得ます。
• 届出義務違反:随時届出・定期届出を怠ると、新たな特定技能外国人の受入れができなくなるなどの不利益が生じます。
• 改善命令違反:改善命令に従わない場合は、より重い処分や罰則の対象となり得ます。
• 欠格事由による受入れ停止:出入国・労働関係法令違反や改善命令違反などに該当すると、5年間、特定技能外国人を受け入れられない欠格事由に当たることがあります。

日頃の備えと2027年の制度動向

立入検査への最善の対策は、検査が来てから慌てるのではなく、日常業務に届出・記録を組み込むことです。実務上のチェックポイントを挙げます。

• 随時届出の事由が発生したら、その場で14日以内の期限をカレンダー登録する。
• 定期届出(年1回)は、期初に提出予定としてスケジュール化する。
• 支援の実施は、行ったら必ず所定様式で記録に残す。
• 雇用条件書と賃金台帳・勤怠の整合を定期的に自己点検する。
• 登録支援機関に委託している場合も、実施状況の報告を受けて自社で把握する。

制度面では、特定技能の対象分野は2026年1月23日の閣議決定で19分野に拡大され(リネンサプライ・物流倉庫・資源循環を追加。これら新分野の実際の受入れ開始は試験整備等を経て2027年頃の見込み)、受入企業の裾野が広がっています。あわせて、技能実習に代わる育成就労制度が2027年4月1日に開始予定で、特定技能との接続も含め運用が変化していきます。制度拡大に伴い適正受入れへの確認はいっそう重視される見込みのため、検査対応力を高めておくことが、安定した外国人雇用の基盤になります。

なお、在留資格に関する申請取次や届出書類の作成支援は、TGPの提携先である行政書士法人Treeが対応します。

よくある質問

まとめ

• 特定技能受入機関への報告徴収・立入検査は入管法第19条の20に基づく行政調査で、犯罪捜査ではない
• 前提として随時届出(事由発生日から原則14日以内)と定期届出(年1回)の履行が問われる
• 雇用契約・報酬の支払・支援の実施に関する帳簿書類を整備し、いつでも提示できる状態にしておく
• よくある指摘は届出漏れ・支援記録の不足・労働条件の不一致など日常運用のほころび
• 報告拒否や虚偽報告は30万円以下の罰金、改善命令違反や欠格事由該当で最長5年間の受入れ停止もあり得る
• 2026年1月の閣議決定で対象は19分野に拡大、2027年4月には育成就労制度が開始予定で適正受入れの確認は重要度を増す