Thời gian xử lý thay đổi visa SSW — Mất bao lâu khi chuyển việc?

Bạn đã tìm được công ty mới, ký hợp đồng lao động và nộp đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請). Giờ đến phần khó nhất: chờ đợi.

Đối với người lao động Tokutei Ginou (特定技能) chuyển việc tại Nhật Bản, khoảng thời gian từ khi nộp đơn đến khi nhận được phê duyệt có thể cảm thấy cực kỳ dài. Bạn không thể bắt đầu làm việc tại công ty mới cho đến khi cục xuất nhập cảnh chấp thuận thay đổi. Hóa đơn vẫn tiếp tục đến. Và mỗi ngày không có câu trả lời lại nảy sinh cùng một câu hỏi: còn bao lâu nữa?

Bài viết này đề cập đến thời gian xử lý thực tế mà bạn có thể mong đợi, các yếu tố làm nhanh hoặc chậm quá trình xét duyệt, cách kiểm tra trạng thái đơn, những việc cần làm trong thời gian chờ đợi và những lý do phổ biến nhất khiến đơn bị từ chối. Mục tiêu là cung cấp cho bạn thông tin chính xác, thực tế — không phải phỏng đoán.

Nếu bạn chưa bắt đầu quá trình chuyển việc, hãy xem hướng dẫn đầy đủ về chuyển việc SSW để nắm rõ toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.

Thời gian xử lý trung bình cho thay đổi tư cách lưu trú

Thời gian xử lý tiêu chuẩn cho đơn thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請) là khoảng 2 tuần đến 2 tháng kể từ ngày đơn được tiếp nhận. Con số này đến từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (出入国在留管理庁 / ISA), cơ quan đã công bố thống kê thời gian xử lý trung bình hàng tháng kể từ tháng 10 năm 2024.

Thời gian xử lý theo loại đơn

Không phải tất cả đơn xin nhập cư đều mất cùng thời gian. Dưới đây là so sánh thời gian xử lý thay đổi tư cách lưu trú với các loại đơn phổ biến khác:

Đơn thay đổi tư cách lưu trú thường được xử lý nhanh hơn đơn xin COE mới nhưng chậm hơn đơn gia hạn đơn giản. Lý do rất đơn giản: thay đổi tư cách đòi hỏi xem xét công ty mới, hợp đồng lao động mới và xác minh rằng người lao động đáp ứng các yêu cầu cho vị trí mới — tất cả đều cần kiểm tra kỹ lưỡng hơn so với gia hạn tư cách hiện có.

Thời gian xử lý khác nhau theo cục khu vực

Nơi bạn nộp đơn rất quan trọng. Các cục xuất nhập cảnh tại thành phố lớn — đặc biệt là Cục Xuất nhập cảnh khu vực Tokyo tại Shinagawa — xử lý lượng đơn lớn hơn nhiều so với các văn phòng khu vực nhỏ hơn. Do đó, thời gian xử lý tại cục Tokyo có thể lâu hơn đáng kể so với mức trung bình cả nước.

Quy luật theo mùa

Thời gian xử lý cũng biến động theo mùa trong năm. Giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 4 thường bận rộn nhất, vì nhiều công ty bắt đầu tuyển dụng cho năm tài chính mới vào tháng 4. Đơn nộp trong khoảng thời gian này thường phải chờ lâu hơn so với những tháng ít đông như mùa hè hoặc mùa thu.

Tổng thời gian: từ chuẩn bị đến phê duyệt

Con số 2 tuần đến 2 tháng chỉ bao gồm thời gian xét duyệt của cục xuất nhập cảnh. Tổng thời gian từ đầu đến cuối — bao gồm chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn và nhận thẻ lưu trú mới — thường như sau:

Để biết danh sách đầy đủ các giấy tờ cần chuẩn bị, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về giấy tờ cần thiết khi chuyển việc SSW.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian phê duyệt

Phạm vi từ 2 tuần đến 2 tháng khá rộng. Đơn của bạn rơi vào đâu trong phạm vi đó phụ thuộc vào một số yếu tố cụ thể. Hiểu rõ các yếu tố này có thể giúp bạn đặt kỳ vọng thực tế.

Cách kiểm tra trạng thái đơn

Sau khi nộp đơn, bạn tự nhiên sẽ muốn biết tình hình xử lý. Có một số cách để kiểm tra.

Những việc cần làm trong khi chờ phê duyệt

Thời gian chờ đợi có thể kéo dài từ vài tuần đến hai tháng. Đây không phải thời gian lãng phí — có những việc hữu ích bạn nên làm và những quy tắc quan trọng bạn phải tuân thủ.

Những việc BẠN PHẢI làm

Những việc bạn KHÔNG ĐƯỢC làm

Thời gian ân hạn (特例期間)

Nếu visa hiện tại của bạn hết hạn trong khi đơn thay đổi tư cách lưu trú đang được xét duyệt, bạn không ngay lập tức bị coi là quá hạn — miễn là bạn đã nộp đơn trước ngày hết hạn. Theo quy định về thời gian ân hạn, bạn có thể ở lại Nhật hợp pháp cho đến khi có kết quả hoặc cho đến 2 tháng sau ngày hết hạn ban đầu, tùy điều kiện nào đến trước.

Quản lý tài chính trong thời gian trống

Vì bạn không thể làm việc trong khi chờ đợi, việc lập kế hoạch tài chính rất quan trọng. Trước khi rời công ty cũ, hãy tiết kiệm đủ để trang trải ít nhất 2 tháng chi phí sinh hoạt. Nếu bạn đủ điều kiện nhận trợ cấp Bảo hiểm việc làm (雇用保険) thông qua Hello Work (ハローワーク), hãy nộp đơn.

Để biết chi tiết về thời gian trống giữa hai công việc và nghĩa vụ pháp lý trong thời gian này, hãy xem bài viết của chúng tôi về visa của bạn ra sao khi chuyển việc.

Mẹo để xử lý nhanh hơn

Mặc dù bạn không thể ép cục xuất nhập cảnh xử lý nhanh hơn, nhưng có những bước cụ thể giúp giảm khả năng bị chậm trễ.

Lý do phổ biến khiến đơn bị từ chối

Hiểu tại sao đơn bị từ chối giúp bạn tránh những sai lầm tương tự. Dưới đây là những lý do thường gặp nhất khi đơn thay đổi tư cách lưu trú cho lao động SSW bị từ chối.

1. Hồ sơ không đầy đủ hoặc không nhất quán

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Mẫu đơn có ô trống, ngày tháng không nhất quán giữa các giấy tờ (ví dụ, ngày bắt đầu làm việc trên hợp đồng không khớp với mẫu đơn), hoặc thiếu tài liệu đính kèm đều có thể dẫn đến từ chối nếu không được sửa kịp thời.

2. Công ty mới không đáp ứng yêu cầu

Công ty tuyển dụng phải là tổ chức được phê duyệt để tuyển lao động SSW. Nếu công ty chưa nộp đăng ký cần thiết hoặc kế hoạch hỗ trợ, hoặc nếu có vấn đề tuân thủ chưa giải quyết (như nợ lương cho nhân viên nước ngoài trước đó hoặc không nộp báo cáo bắt buộc), đơn sẽ bị từ chối bất kể người lao động đủ tiêu chuẩn như thế nào.

3. Chưa nộp thuế hoặc bảo hiểm xã hội

Cục xuất nhập cảnh coi trọng việc tuân thủ thuế và bảo hiểm xã hội. Nếu bạn chưa nộp thuế cư trú (住民税), thuế thu nhập (所得税), bảo hiểm y tế (健康保険) hoặc lương hưu (厚生年金), đơn có thể bị từ chối. Điều này đúng ngay cả khi số tiền chưa nộp là do lỗi hành chính của công ty cũ.

4. Vi phạm điều kiện visa trước đó

Nếu bạn đã làm việc trái phép (như công việc bán thời gian không được phép theo visa), quá hạn lưu trú, hoặc không nộp thông báo bắt buộc trong thời gian làm việc trước đó, cục xuất nhập cảnh sẽ xem xét điều này trong quá trình xét duyệt. Vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến từ chối ngay.

5. Công việc không phù hợp với yêu cầu lĩnh vực SSW

Visa Tokutei Ginou bị giới hạn trong các lĩnh vực ngành được chỉ định. Nếu mô tả công việc trong hợp đồng lao động không phù hợp với các hoạt động được phép theo loại SSW, hoặc nếu người lao động chưa vượt qua kỳ thi kỹ năng liên quan cho lĩnh vực mới, đơn sẽ bị từ chối.

6. Mức lương hoặc điều kiện lao động không đủ

Mức lương đề nghị phải bằng hoặc cao hơn mức lương mà lao động Nhật Bản nhận được cho công việc tương đương ở cùng vị trí và khu vực. Nếu điều kiện lao động cho thấy người lao động không thể duy trì cuộc sống ổn định, hoặc nếu mức lương thấp hơn mức tối thiểu yêu cầu, điều này sẽ bị cảnh báo trong quá trình xét duyệt.

Câu hỏi thường gặp

Tóm tắt

Việc chờ đợi phê duyệt visa là một trong những phần căng thẳng nhất khi chuyển việc với tư cách lao động SSW tại Nhật. Nhưng bằng cách nộp hồ sơ đầy đủ, nộp đủ thuế và bảo hiểm, và làm việc với các chuyên gia có trình độ, bạn có thể giảm thiểu thời gian chờ đợi và tránh những sai lầm phổ biến nhất.

Nếu bạn đang tìm công ty mới hoặc cần hỗ trợ trong quá trình thay đổi visa, TreeGlobalPartners có thể giúp bạn. Dịch vụ giới thiệu việc làm của chúng tôi hoàn toàn miễn phí cho người lao động — không phí, không chi phí ẩn. Và công ty trong tập đoàn của chúng tôi, Gyoseishoshi Hojin Tree (行政書士法人Tree), xử lý mọi đơn xin liên quan đến visa để hồ sơ của bạn được chuẩn bị đúng ngay từ đầu.