Anda sudah menemukan pekerjaan baru, mengumpulkan dokumen, dan mengajukan permohonan. Sekarang tiba bagian tersulit: menunggu. Jika Anda sedang pindah kerja dengan visa Specified Skilled Worker (SSW / Tokutei Ginou / 特定技能), waktu antara pengajuan permohonan Perubahan Status Tinggal dan menerima hasilnya bisa terasa tidak pasti dan penuh tekanan.
Artikel ini menjelaskan secara detail berapa lama perubahan visa SSW biasanya memakan waktu, faktor apa yang mempercepat atau memperlambat prosesnya, dan apa yang bisa dan tidak bisa Anda lakukan selama masa menunggu. Jika Anda sudah mengajukan permohonan — atau berencana mengajukan — panduan ini akan membantu Anda menetapkan ekspektasi yang realistis.
Untuk gambaran lengkap tentang proses pindah kerja, lihat Panduan Lengkap Pindah Kerja dengan Visa SSW.
Waktu Pemrosesan Rata-Rata untuk Perubahan Visa SSW
Badan Layanan Imigrasi Jepang (出入国在留管理庁) mempublikasikan waktu pemrosesan standar resmi untuk permohonan visa. Untuk Perubahan Status Tinggal (在留資格変更許可申請), pedoman resminya adalah 2 minggu hingga 1 bulan.
Namun, dalam praktiknya, sebagian besar permohonan perubahan visa SSW memakan waktu 1 hingga 3 bulan dari tanggal pengajuan hingga tanggal Anda menerima hasil. Selisih antara pedoman resmi dan kenyataan disebabkan oleh beberapa faktor, termasuk kompleksitas dokumentasi khusus SSW, beban kerja kantor imigrasi, dan volume permohonan musiman.
Standar resmi: 2 minggu hingga 1 bulan (dipublikasikan oleh Badan Layanan Imigrasi)
Kenyataan praktis: 1 hingga 3 bulan untuk sebagian besar permohonan perubahan status SSW
Total jadwal termasuk persiapan: 2 hingga 4 bulan dari mulai mengumpulkan dokumen hingga memulai pekerjaan baru
Sejak Oktober 2024, Badan Layanan Imigrasi telah mempublikasikan data waktu pemrosesan bulanan di situs resminya. Menurut data hingga September 2025, permohonan Perubahan Status memakan waktu rata-rata lebih lama dibandingkan permohonan perpanjangan sederhana, tetapi lebih pendek dibandingkan permohonan Sertifikat Kelayakan. Kantor Imigrasi Regional Tokyo khususnya mengalami waktu pemrosesan yang lebih lama karena peningkatan volume permohonan.
Rincian Jadwal: Dari Persiapan hingga Hasil
Seluruh proses dari memutuskan untuk pindah kerja hingga mulai bekerja di perusahaan baru mengikuti urutan yang dapat diprediksi. Berikut adalah jadwal realistis untuk setiap fase.
Persiapan Dokumen (2–4 minggu)
Mengumpulkan dokumen pribadi (sertifikat pajak, catatan asuransi sosial, foto) dan menerima dokumen dari perusahaan (kontrak kerja, rencana dukungan, pendaftaran bisnis) dari perusahaan baru. Fase ini sering kali paling lama karena bergantung pada koordinasi antara Anda, perusahaan baru, dan terkadang perusahaan lama. Untuk daftar dokumen lengkap, lihat panduan Dokumen Pindah Kerja SSW.
Pengajuan Permohonan (1 hari)
Anda (atau perwakilan Anda) mengajukan permohonan lengkap ke Kantor Layanan Imigrasi Regional yang memiliki yurisdiksi atas tempat kerja baru Anda. Ini biasanya dilakukan secara langsung. Datanglah lebih awal karena kantor bisa sangat ramai, terutama pada bulan-bulan puncak (Januari hingga Maret).
Peninjauan Imigrasi (2 minggu – 3 bulan)
Petugas imigrasi meninjau dokumen Anda, memverifikasi riwayat pekerjaan, memeriksa kepatuhan pajak dan asuransi sosial, serta mengevaluasi apakah perusahaan baru memenuhi persyaratan untuk mempekerjakan pekerja SSW. Jika dokumen tambahan diperlukan, mereka akan menghubungi Anda melalui pos, yang menambah waktu pemrosesan.
Pemberitahuan Hasil (melalui kartu pos)
Ketika keputusan telah dibuat, Anda akan menerima kartu pos pemberitahuan (通知はがき) melalui pos. Jika disetujui, Anda membawa kartu pos ini ke kantor imigrasi bersama paspor, kartu tinggal saat ini, materai pendapatan 6.000 yen (収入印紙), dan foto. Anda akan menerima kartu tinggal baru di tempat.
Mulai Bekerja di Perusahaan Baru
Anda hanya bisa mulai bekerja di perusahaan baru setelah Anda menerima kartu tinggal baru. Tidak boleh lebih awal. Mulai bekerja sebelum menerima kartu adalah pelanggaran hukum imigrasi.
| Fase | Durasi |
|---|---|
| Persiapan dokumen | 2 – 4 minggu |
| Pengajuan permohonan | 1 hari |
| Peninjauan imigrasi | 2 minggu – 3 bulan |
| Pengambilan kartu tinggal baru | 1 hari (setelah pemberitahuan) |
| Total | Sekitar 2 – 4 bulan |
Faktor yang Mempengaruhi Waktu Pemrosesan
Tidak semua permohonan ditinjau dengan kecepatan yang sama. Beberapa faktor dapat membuat permohonan Anda lebih cepat atau lebih lambat. Memahami faktor-faktor ini dapat membantu Anda mempersiapkan diri dengan lebih efektif.
01Kelengkapan Dokumen Anda
Ini adalah faktor terpenting. Jika petugas imigrasi menemukan dokumen yang hilang atau salah, mereka akan mengirim permintaan bahan tambahan (追加資料提出通知書). Ini saja bisa menambah 2 hingga 6 minggu waktu pemrosesan, karena Anda perlu menerima permintaan melalui pos, mengumpulkan dokumen, dan mengajukan ulang. Ajukan permohonan lengkap pertama kali, dan Anda menghilangkan keterlambatan ini sepenuhnya.
02Beban Kerja dan Lokasi Kantor Imigrasi
Waktu pemrosesan bervariasi secara signifikan antar kantor. Kantor Imigrasi Regional Tokyo menangani volume permohonan terbesar di Jepang dan cenderung memiliki waktu tunggu lebih lama. Kantor di daerah yang kurang padat (seperti Hokkaido, Tohoku, atau Shikoku) sering memproses permohonan lebih cepat karena menerima lebih sedikit pengajuan. Anda harus mengajukan di kantor yang memiliki yurisdiksi atas lokasi perusahaan baru — Anda tidak bisa memilih kantor yang kurang sibuk di daerah lain.
03Volume Musiman (Puncak Januari – Maret)
Banyak perusahaan di Jepang memulai tahun fiskal pada bulan April. Akibatnya, permohonan yang diajukan antara Januari dan Maret melonjak drastis karena perusahaan berusaha agar pekerja baru bisa mulai pada bulan April. Jika permohonan Anda jatuh pada periode ini, perkirakan waktu pemrosesan mendekati 2 hingga 3 bulan.
04Industri / Bidang Ditetapkan Anda
Bidang ditetapkan tertentu memiliki persyaratan dokumentasi yang lebih kompleks. Konstruksi (建設), misalnya, memerlukan dokumen tambahan seperti "Rencana Penerimaan" (受入計画認定) yang disetujui Kementerian dan pendaftaran dalam Construction Career Advancement System (CCUS). Bidang dengan persyaratan lebih sederhana, seperti layanan makanan, mungkin ditinjau lebih cepat.
05Riwayat Kepatuhan Anda
Petugas imigrasi memeriksa apakah Anda telah patuh selama tinggal di Jepang. Pajak yang belum dibayar, pembayaran asuransi sosial yang terlambat, perubahan alamat yang tidak dilaporkan, atau tidak mengajukan pemberitahuan 14 hari saat meninggalkan perusahaan sebelumnya dapat memicu pemeriksaan ekstra dan memperlambat peninjauan.
06Rekam Jejak Perusahaan Baru Anda
Jika perusahaan yang Anda tuju memiliki rekam jejak baik dalam mempekerjakan pekerja SSW tanpa masalah kepatuhan, peninjauan mungkin lebih lancar. Jika perusahaan baru pertama kali mempekerjakan pekerja SSW, atau jika ada masalah sebelumnya (pelanggaran hukum ketenagakerjaan, kegagalan rencana dukungan), peninjauan akan lebih teliti dan memakan waktu lebih lama.
Ingin Meminimalkan Waktu Tunggu?
TreeGlobalPartners menyediakan layanan penempatan kerja GRATIS dan memastikan semua dokumen lengkap sebelum pengajuan. Perusahaan grup kami, 行政書士法人Tree, menangani prosedur permohonan visa dengan keahlian yang membantu menghindari keterlambatan.
Dapatkan Konsultasi Gratis →Apa yang Bisa dan Tidak Bisa Dilakukan Selama Menunggu
Masa tunggu antara pengajuan permohonan dan menerima hasil adalah salah satu bagian paling membingungkan dari proses pindah kerja SSW. Berikut penjelasan jelas tentang apa yang diizinkan dan apa yang tidak.
TIDAK BISA Dilakukan
Anda tidak bisa bekerja di perusahaan baru. Sampai Perubahan Status Tinggal Anda resmi disetujui dan Anda menerima kartu tinggal baru, Anda tidak diperbolehkan secara hukum untuk bekerja di perusahaan baru. Mulai bekerja lebih awal adalah pelanggaran hukum imigrasi yang dapat mengakibatkan penolakan permohonan, pencabutan visa, atau deportasi.
- Tidak bisa kerja paruh waktu (アルバイト) di perusahaan baru — bahkan "membantu" atau "pelatihan" tidak diperbolehkan
- Tidak bisa pindah ke perusahaan baru lain selama permohonan sedang diproses — jika ingin mengganti perusahaan tujuan, Anda harus menarik permohonan saat ini dan mengajukan yang baru
BISA Dilakukan
- Tinggal di Jepang secara legal — jika Anda mengajukan permohonan sebelum visa saat ini berakhir, Anda dilindungi oleh "masa tenggang" (特例期間). Anda dapat tetap di Jepang sampai keputusan dibuat atau sampai 2 bulan setelah tanggal kedaluwarsa, mana yang lebih dulu
- Terus bekerja di perusahaan lama — jika Anda belum mengundurkan diri dan visa saat ini masih berlaku, Anda dapat terus bekerja di perusahaan lama
- Merespons permintaan dokumen tambahan — periksa surat Anda secara teratur dan respons segera setiap permintaan dari imigrasi
- Mempersiapkan pekerjaan baru — belajar bahasa Jepang, riset tentang perusahaan baru, mengatur tempat tinggal dekat tempat kerja baru
Tentang Masa Tenggang (特例期間): Jika visa Anda berakhir saat permohonan perubahan status sedang ditinjau, Anda tidak langsung menjadi overstayer. Selama Anda mengajukan permohonan sebelum tanggal kedaluwarsa, Anda diizinkan secara legal untuk tinggal sampai hasilnya dikeluarkan atau sampai 2 bulan setelah kedaluwarsa — mana yang lebih awal. Untuk detail tentang status visa selama transisi, lihat artikel kami tentang Status Visa Selama Pindah Kerja.
Cara Memeriksa Status Permohonan
Sayangnya, tidak ada sistem pelacakan online universal untuk permohonan imigrasi yang diajukan secara langsung di loket kantor. Namun, Anda memiliki beberapa pilihan:
1. Sistem Online Badan Layanan Imigrasi
Sejak Januari 2026, Badan Layanan Imigrasi telah meningkatkan sistem permohonan online-nya. Jika Anda mengajukan permohonan secara online (tersedia untuk warga negara asing dengan kartu My Number), Anda dapat masuk ke sistem untuk memeriksa status. Sistem baru ini juga memungkinkan Anda mengajukan permohonan tanpa mengunjungi kantor imigrasi dalam banyak kasus.
2. Hubungi Pusat Informasi Imigrasi
Jika Anda mengajukan secara langsung, Anda dapat menghubungi Pusat Informasi Imigrasi untuk menanyakan permohonan Anda:
- Telepon: 0570-013904
- Jam operasional: Senin sampai Jumat, 8:30 – 17:15
- Bahasa: Jepang, Inggris, Mandarin, Korea, dan lainnya
Siapkan nomor tanda terima permohonan Anda saat menelepon. Staf mungkin tidak bisa memberikan jadwal spesifik, tetapi bisa mengonfirmasi apakah permohonan Anda masih ditinjau atau sudah ada keputusan.
3. Kunjungi Kantor Imigrasi Secara Langsung
Anda juga bisa mengunjungi kantor imigrasi tempat Anda mengajukan permohonan untuk menanyakan status. Ini umumnya kurang efisien dibandingkan menelepon, tetapi merupakan pilihan jika Anda tidak dapat menghubungi melalui telepon.
Tips: Setelah sekitar 2 bulan tanpa respons, wajar untuk menghubungi imigrasi untuk memeriksa status. Sebelum marka 2 bulan, permohonan kemungkinan masih dalam antrian peninjauan normal.
Tips Mempercepat Proses
Anda tidak bisa mengontrol seberapa cepat petugas imigrasi bekerja, tetapi Anda bisa mengontrol segala hal sebelum dan di sekitar peninjauan. Langkah-langkah praktis ini akan membantu Anda menghindari keterlambatan yang tidak perlu.
01Ajukan Permohonan Lengkap Pertama Kali
Ini adalah hal paling efektif yang bisa Anda lakukan. Periksa ulang setiap dokumen terhadap daftar periksa resmi. Pastikan nama, tanggal, dan alamat konsisten di semua dokumen. Satu halaman yang hilang atau detail yang tidak cocok bisa memicu permintaan bahan tambahan — menambah minggu ke jadwal Anda.
02Pastikan Kesegaran Dokumen
Sertifikat pajak, dokumen pendaftaran perusahaan, dan dokumen resmi lainnya biasanya harus diterbitkan dalam 3 bulan terakhir. Jika Anda mengumpulkan dokumen lebih awal tetapi menghadapi keterlambatan sebelum pengajuan, beberapa mungkin kedaluwarsa. Selalu periksa jangka waktu berlaku dan minta salinan baru jika diperlukan.
03Hindari Musim Puncak Jika Memungkinkan
Jika jadwal Anda fleksibel, mengajukan permohonan di luar musim puncak Januari–Maret bisa menghasilkan pemrosesan lebih cepat. Bulan-bulan musim panas (Juni–Agustus) dan musim gugur (September–November) cenderung memiliki beban kerja yang lebih ringan di sebagian besar kantor imigrasi.
04Lunasi Semua Pembayaran yang Tertunggak
Sebelum mengajukan permohonan, lunasi semua pajak penduduk, premi asuransi kesehatan, atau pembayaran pensiun yang belum dibayar. Pembayaran yang tertunggak adalah tanda bahaya yang memicu pemeriksaan ekstra. Kunjungi kantor kota/kecamatan setempat untuk mengonfirmasi status pembayaran dan mendapatkan sertifikat pembayaran bersih.
05Ajukan Pemberitahuan 14 Hari Segera
Setelah meninggalkan perusahaan lama, ajukan "Pemberitahuan Perubahan Organisasi Afiliasi" (契約機関に関する届出) ke imigrasi dalam 14 hari. Ini adalah persyaratan hukum, dan ketidakpatuhan dapat berdampak negatif pada permohonan Anda. Mengajukan tepat waktu menunjukkan bahwa Anda mengikuti aturan.
06Gunakan Profesional untuk Prosedur Visa
Spesialis imigrasi yang berkualifikasi (行政書士) dapat meninjau seluruh permohonan Anda sebelum pengajuan, menangkap kesalahan dan kelalaian yang mungkin Anda lewatkan. Mereka tahu persis apa yang diharapkan setiap kantor imigrasi dan dapat mempersiapkan permohonan Anda sesuai. Perusahaan grup TreeGlobalPartners, 行政書士法人Tree, menyediakan keahlian ini sebagai bagian dari proses pindah kerja.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Ringkasan
- Waktu pemrosesan resmi: 2 minggu hingga 1 bulan (pedoman Badan Layanan Imigrasi)
- Waktu pemrosesan praktis: 1 hingga 3 bulan untuk sebagian besar permohonan perubahan visa SSW
- Total jadwal: 2 hingga 4 bulan dari persiapan dokumen hingga memulai pekerjaan baru
- Faktor keterlambatan terbesar: Dokumen tidak lengkap atau salah yang memicu permintaan bahan tambahan
- Musim puncak: Januari hingga Maret — waktu tunggu lebih lama pada periode ini
- Selama menunggu: Tidak bisa bekerja di perusahaan baru. Jika visa masih berlaku, bisa terus di perusahaan lama
- Masa tenggang: Jika visa berakhir selama peninjauan, bisa tinggal secara legal sampai hasil keluar atau 2 bulan setelah kedaluwarsa (mana yang lebih awal)
- Cek status: Hubungi 0570-013904 atau gunakan sistem online ISA jika mengajukan secara online
Waktu pemrosesan perubahan visa SSW sebagian besar di luar kendali Anda setelah pengajuan. Yang bisa Anda kendalikan adalah kualitas pengajuan. Permohonan yang lengkap, akurat, dan terorganisir dengan baik adalah cara terbaik untuk memastikan peninjauan secepat mungkin.
Dukungan Gratis untuk Perubahan Visa SSW Anda
TreeGlobalPartners menyediakan penempatan kerja gratis — pekerja tidak pernah dikenakan biaya. Perusahaan grup kami, 行政書士法人Tree, menangani prosedur permohonan visa dengan keahlian untuk memastikan proses yang lancar dan cepat.
Dapatkan Konsultasi Gratis →Disclaimer: Informasi dalam artikel ini akurat per Maret 2026 dan ditujukan untuk tujuan informasi umum saja. Ini bukan nasihat hukum. Hukum imigrasi, waktu pemrosesan, dan dokumen yang diperlukan dapat berubah. Untuk informasi terbaru, silakan konsultasikan dengan Badan Layanan Imigrasi Jepang (出入国在留管理庁) atau profesional yang berkualifikasi (行政書士 / pengacara). TreeGlobalPartners tidak bertanggung jawab atas tindakan yang diambil berdasarkan artikel ini.