Thẻ cư trú (在留カード / Zairyu Card) là giấy tờ quan trọng nhất mà bạn sở hữu với tư cách là lao động nước ngoài tại Nhật Bản. Thẻ này chứng minh tư cách pháp lý, quyền làm việc và địa chỉ đăng ký của bạn. Mỗi khi bạn đổi việc, chuyển nhà, hoặc mất thẻ, luật nhập cư Nhật Bản yêu cầu bạn phải hoàn thành các thủ tục thông báo cụ thể trong thời hạn nghiêm ngặt.
Bỏ lỡ các thời hạn này có thể bị phạt tiền lên đến 200.000 yên — và trong trường hợp nghiêm trọng, có thể ảnh hưởng đến khả năng gia hạn visa hoặc thay đổi tư cách lưu trú. Bài viết này hướng dẫn tất cả các thông báo bạn cần thực hiện, thời hạn chính xác, nơi và cách nộp, và phải làm gì nếu thẻ bị mất hoặc bị trộm.
Nếu bạn đang cân nhắc đổi việc với visa Tokutei Ginou, hãy xem Hướng dẫn đầy đủ về chuyển việc Tokutei Ginou để biết toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.
Thẻ cư trú (Zairyu Card) là gì?
Thẻ cư trú (在留カード) là thẻ IC do Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp cho người cư trú trung hạn và dài hạn. Thẻ này là bằng chứng chính thức về danh tính và tư cách nhập cư của bạn trong thời gian sống tại Nhật Bản.
Thẻ hiển thị các thông tin sau:
- Họ tên (giống như trên hộ chiếu)
- Ngày sinh và quốc tịch / vùng lãnh thổ
- Tư cách lưu trú (ví dụ: Tokutei Ginou, Kỹ thuật/Nhân văn/Nghiệp vụ Quốc tế)
- Thời hạn lưu trú và ngày hết hạn
- Quyền làm việc và các hạn chế
- Địa chỉ đăng ký (được ghi ở mặt sau bởi cơ quan hành chính địa phương)
Luôn mang theo thẻ. Luật nhập cư Nhật Bản yêu cầu người cư trú trung hạn và dài hạn phải mang theo thẻ cư trú mỗi khi ra ngoài. Nếu cảnh sát hoặc nhân viên nhập cư yêu cầu xuất trình mà bạn không có thẻ, bạn có thể bị phạt tiền lên đến 200.000 yên.
Khi bất kỳ thông tin nào trên thẻ thay đổi — nơi làm việc, địa chỉ, hoặc ngay cả khi thẻ bị mất — bạn có nghĩa vụ pháp lý phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn quy định. Các phần dưới đây giải thích chi tiết từng loại thông báo.
Thông báo khi đổi việc (Thông báo tổ chức hợp đồng)
Theo Điều 19-16 của Luật Kiểm soát Nhập cư và Công nhận Tị nạn, bạn phải thông báo cho Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh mỗi khi có thay đổi về "tổ chức hợp đồng" (契約機関). Cụ thể: bạn cần báo cáo việc nghỉ ở công ty cũ và bắt đầu tại công ty mới dưới dạng hai thông báo riêng biệt.
Ai cần nộp thông báo này?
Yêu cầu này áp dụng cho người sở hữu các tư cách lưu trú sau:
- Tokutei Ginou (特定技能)
- Kỹ thuật / Nhân văn / Nghiệp vụ Quốc tế (技術・人文知識・国際業務)
- Chuyên gia Cao cấp (高度専門職)
- Nghiên cứu viên (研究)
- Điều dưỡng (介護)
- Lao động Kỹ năng (技能)
- Nghệ sĩ biểu diễn (興行) — chỉ áp dụng cho người ký hợp đồng với tổ chức Nhật Bản
Bạn cần báo cáo chính xác những gì?
Bạn phải nộp thông báo riêng cho từng sự kiện sau:
| Sự kiện | Thời hạn |
|---|---|
| Nghỉ việc ở công ty cũ (hết hợp đồng) | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày nghỉ |
| Bắt đầu làm việc tại công ty mới (hợp đồng mới) | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu |
| Công ty thay đổi tên hoặc địa chỉ | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi |
| Công ty ngừng hoạt động (giải thể) | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày giải thể |
Hai thông báo, không phải một. Khi đổi việc, bạn phải nộp riêng cho việc nghỉ ở công ty cũ và cho việc gia nhập công ty mới. Nhiều lao động chỉ nộp một thông báo và vô tình vi phạm yêu cầu còn lại. Hãy đặt nhắc nhở trên điện thoại cho cả hai thời hạn.
Ba cách nộp thông báo
Trực tuyến (Hệ thống thông báo điện tử của Cục Nhập cư)
Cách thuận tiện nhất. Bạn có thể nộp 24 giờ mỗi ngày qua hệ thống thông báo trực tuyến của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh. Bạn cần số thẻ cư trú và chi tiết thay đổi. Truy cập từ trang web Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh.
Qua đường bưu điện
Gửi đơn thông báo đã điền cùng bản sao thẻ cư trú (mặt trước và mặt sau) đến Cục Quản lý Nhập cư Khu vực Tokyo. Viết "届出書在中" (Có đơn thông báo bên trong) bằng mực đỏ trên mặt trước phong bì. Nên sử dụng thư bảo đảm (簡易書留) để có bằng chứng gửi.
Nộp trực tiếp
Đến văn phòng quản lý nhập cư khu vực gần nhất và nộp đơn tại quầy. Mang theo thẻ cư trú để xác minh danh tính. Giờ làm việc thường là thứ Hai đến thứ Sáu, 9:00–12:00 và 13:00–16:00.
Thông báo này không giống với Thay đổi tư cách lưu trú. Thông báo tổ chức hợp đồng chỉ là một báo cáo đơn giản. Thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請) là đơn xin visa đầy đủ, cần thiết khi công việc mới thuộc loại visa khác, hoặc khi thay đổi nhà tuyển dụng trong danh mục Tokutei Ginou. Ngay cả khi bạn cần thay đổi tư cách, bạn vẫn phải nộp thông báo tổ chức hợp đồng trong vòng 14 ngày. Xem Danh sách giấy tờ cần thiết khi chuyển việc Tokutei Ginou để biết chi tiết.
Thông báo thay đổi địa chỉ khi chuyển nhà
Khi bạn chuyển đến địa chỉ mới tại Nhật Bản, bạn phải cập nhật địa chỉ đăng ký tại cơ quan hành chính địa phương (市区町村役場). Đây là thủ tục riêng biệt với các thông báo nhập cư ở trên — thủ tục này do văn phòng quận/thành phố xử lý, không phải cơ quan nhập cư.
Chuyển nhà trong cùng quận/thành phố
- Đến văn phòng quận/thành phố trong vòng 14 ngày sau khi chuyển
- Nộp "Đơn thay đổi địa chỉ" (転居届 / tenkyo todoke)
- Mang theo thẻ cư trú — nhân viên sẽ ghi địa chỉ mới vào mặt sau thẻ
Chuyển đến quận/thành phố khác
- Trước khi chuyển: Đến văn phòng của nơi cư trú hiện tại và nộp "Đơn chuyển đi" (転出届). Bạn sẽ nhận được "Giấy chứng nhận chuyển đi" (転出証明書)
- Sau khi chuyển: Đến văn phòng của nơi cư trú mới trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đến và nộp "Đơn chuyển đến" (転入届)
- Mang theo thẻ cư trú, Giấy chứng nhận chuyển đi, và hộ chiếu. Nhân viên sẽ ghi địa chỉ mới vào mặt sau thẻ
Tại sao điều này quan trọng cho visa: Địa chỉ ở mặt sau thẻ cư trú phải khớp với nơi ở thực tế của bạn. Cơ quan nhập cư sử dụng địa chỉ này để gửi thư chính thức. Nếu địa chỉ sai, thư quan trọng — bao gồm thông báo phê duyệt visa — sẽ không đến tay bạn.
Thẻ My Number: Nếu bạn có thẻ My Number (マイナンバーカード), hãy mang theo. Văn phòng hành chính sẽ cập nhật thông tin địa chỉ trên thẻ.
Không đăng ký địa chỉ mới trong vòng 14 ngày, hoặc đăng ký địa chỉ sai, có thể là căn cứ để thu hồi tư cách lưu trú theo Luật Kiểm soát Nhập cư. Nếu quá 90 ngày không đăng ký, nguy cơ bị thu hồi càng cao hơn.
Nếu bạn vừa đổi việc vừa chuyển nhà, hãy nhớ rằng thông báo thay đổi địa chỉ (tại văn phòng hành chính) và thông báo tổ chức hợp đồng (cho cơ quan nhập cư) là hai thủ tục riêng biệt được nộp tại hai cơ quan khác nhau. Bạn phải hoàn thành cả hai trong thời hạn 14 ngày tương ứng.
Đổi việc và không biết cần thông báo gì?
TreeGlobalPartners cung cấp dịch vụ giới thiệu việc làm miễn phí cho lao động nước ngoài. Công ty trong tập đoàn của chúng tôi là Hành chính Thư sĩ Pháp nhân Tree (行政書士法人Tree) xử lý tất cả các thủ tục visa, bao gồm nộp thông báo. Không bao giờ thu phí từ người lao động.
Tư vấn miễn phí →Phải làm gì khi mất thẻ cư trú
Mất thẻ cư trú là tình huống nghiêm trọng — nhưng thủ tục xin cấp lại khá đơn giản nếu bạn hành động nhanh chóng. Thời hạn quan trọng là 14 ngày kể từ ngày phát hiện mất thẻ.
Trình báo mất tại đồn cảnh sát
Đến đồn cảnh sát (交番 hoặc 警察署) gần nhất và trình báo mất (遺失届). Nếu thẻ bị trộm, hãy trình báo trộm cắp (盗難届). Bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận trình báo — giữ lại giấy này vì bạn cần nó cho đơn xin cấp lại.
Nộp đơn xin cấp lại tại cơ quan nhập cư
Đến Cục Quản lý Nhập cư Khu vực trong vòng 14 ngày kể từ khi phát hiện mất thẻ và nộp "Đơn xin cấp lại thẻ cư trú" (在留カード再交付申請書). Nếu bạn phát hiện mất thẻ khi đang ở nước ngoài, thời hạn là 14 ngày kể từ ngày nhập cảnh lại.
Mang theo các giấy tờ cần thiết
Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Đơn xin cấp lại đã điền đầy đủ (có sẵn tại cơ quan nhập cư hoặc tải từ trang web Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh)
- Hộ chiếu
- Một ảnh (4cm x 3cm, chụp trong vòng 3 tháng gần nhất, nền trơn, nhìn thẳng)
- Giấy chứng nhận trình báo mất hoặc trộm cắp của cảnh sát
- Giấy giải trình hoàn cảnh mất thẻ (mô tả ngắn gọn)
Nhận thẻ mới
Nếu giấy tờ đầy đủ, thẻ mới thường được cấp trong ngày, tuy nhiên mùa cao điểm (tháng 3–4) có thể chậm hơn. Không mất phí khi cấp lại do mất hoặc bị trộm. Đối với cấp lại do lý do tự nguyện (ví dụ thay đổi cách ghi tên bằng kanji), phí 1.600 yên được áp dụng.
Đừng trì hoãn. Không nộp đơn xin cấp lại trong thời hạn 14 ngày có thể bị phạt tù đến 1 năm hoặc phạt tiền lên đến 200.000 yên theo Luật Kiểm soát Nhập cư. Hãy hành động ngay khi phát hiện thẻ bị mất.
Thẻ bị hư hỏng nặng: Nếu thẻ bị hư hỏng đến mức không thể đọc được (bị nước, chip IC hỏng, chữ mờ), bạn cũng nên xin cấp lại. Quy trình tương tự như thẻ bị mất, không mất phí cho trường hợp cấp lại do hư hỏng.
Hình phạt khi không thông báo
Luật nhập cư Nhật Bản áp dụng hình phạt thực sự cho việc không tuân thủ nghĩa vụ thông báo. Đây không phải là lý thuyết — chúng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiếp tục sinh sống và làm việc tại Nhật Bản.
| Vi phạm | Hình phạt |
|---|---|
| Không nộp thông báo tổ chức hợp đồng trong vòng 14 ngày | Phạt tiền lên đến 200.000 yên |
| Nộp thông báo sai sự thật | Phạt tù đến 1 năm hoặc phạt tiền lên đến 200.000 yên |
| Không đăng ký địa chỉ mới trong vòng 14 ngày | Phạt tiền lên đến 200.000 yên |
| Không đăng ký địa chỉ quá 90 ngày | Có thể bị thu hồi tư cách lưu trú |
| Đăng ký địa chỉ sai | Có thể bị thu hồi tư cách lưu trú |
| Không nộp đơn cấp lại thẻ trong vòng 14 ngày kể từ khi phát hiện mất | Phạt tù đến 1 năm hoặc phạt tiền lên đến 200.000 yên |
| Không mang theo thẻ cư trú | Phạt tiền lên đến 200.000 yên |
Ngoài hình phạt trực tiếp, có một hậu quả gián tiếp quan trọng: việc không tuân thủ nghĩa vụ thông báo có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các đơn xin visa trong tương lai. Khi bạn nộp đơn gia hạn visa hoặc thay đổi tư cách lưu trú, Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh sẽ xem xét lịch sử tuân thủ của bạn. Lịch sử vi phạm thông báo có thể dẫn đến thời hạn gia hạn ngắn hơn hoặc thậm chí bị từ chối.
Đối với nhà tuyển dụng Tokutei Ginou: Các công ty (hoặc Cơ quan Hỗ trợ Đăng ký được chỉ định) không nộp các thông báo bắt buộc về nhân viên nước ngoài có thể bị phạt tiền lên đến 300.000 yên. Cả người lao động và nhà tuyển dụng đều có nghĩa vụ thông báo riêng biệt.
Đã quá thời hạn? Hãy nộp thông báo ngay lập tức. Nộp muộn luôn tốt hơn không nộp. Tại văn phòng hành chính, bạn có thể được yêu cầu viết "Giấy giải trình lý do chậm trễ" (遅延理由書) giải thích hoàn cảnh. Cơ quan nhập cư cũng xem xét liệu sự chậm trễ là do sơ suất hay cố tình trốn tránh.
Từng bước: Tất cả các thông báo sau khi đổi việc
Khi bạn đổi việc, nhiều thủ tục thông báo chồng chéo nhau. Dưới đây là trình tự đầy đủ theo thứ tự thời gian, để bạn không bỏ sót gì.
Trước khi nghỉ: Xác nhận ngày làm việc cuối cùng
Biết chính xác ngày làm việc cuối cùng. Ngày này bắt đầu đếm 14 ngày cho thông báo đầu tiên. Nếu bạn không chắc về thủ tục nghỉ việc, hãy xem hướng dẫn cách chuyển việc đúng cách với visa Tokutei Ginou.
Trong vòng 14 ngày sau khi nghỉ: Thông báo cho cơ quan nhập cư (Hết hợp đồng)
Nộp "Thông báo về tổ chức hợp đồng" (契約機関に関する届出) cho cơ quan nhập cư, cho biết hợp đồng lao động đã kết thúc. Nộp trực tuyến là cách nhanh nhất. Đây là bước hay bị bỏ sót nhất — hãy làm ngay sau ngày làm việc cuối cùng.
Nếu chuyển nhà: Cập nhật địa chỉ tại văn phòng hành chính
Nếu đổi việc kèm theo chuyển nhà, hãy hoàn thành đơn chuyển đi tại văn phòng hành chính hiện tại trước khi chuyển, và đơn chuyển đến tại văn phòng hành chính mới trong vòng 14 ngày sau khi chuyển đến. Mang theo thẻ cư trú để ghi địa chỉ mới vào mặt sau.
Nộp đơn thay đổi tư cách lưu trú (Nếu cần)
Nếu công việc mới yêu cầu tư cách lưu trú khác, hoặc nếu bạn thay đổi nhà tuyển dụng trong danh mục Tokutei Ginou, bạn có thể cần nộp đơn thay đổi tư cách lưu trú tại cơ quan nhập cư khu vực. Xem danh sách đầy đủ giấy tờ cần thiết khi chuyển việc Tokutei Ginou để biết cần chuẩn bị gì.
Trong vòng 14 ngày sau khi bắt đầu: Thông báo cho cơ quan nhập cư (Hợp đồng mới)
Sau khi bắt đầu làm việc tại công ty mới, nộp thêm một thông báo tổ chức hợp đồng báo cáo hợp đồng lao động mới. Đây là thông báo bắt buộc thứ hai — riêng biệt với thông báo bạn đã nộp khi nghỉ việc ở công ty cũ.
Xác nhận mọi thứ đã được cập nhật
Sau khi hoàn thành tất cả các thông báo, hãy xác nhận rằng: (1) địa chỉ ở mặt sau thẻ cư trú là chính xác, (2) thông báo tổ chức hợp đồng đã được nộp cho cả công ty cũ và mới, và (3) đơn thay đổi tư cách lưu trú (nếu có) đang được xử lý hoặc đã hoàn thành. Giữ bản sao tất cả các đơn đã nộp.
Giữ bản sao tất cả giấy tờ. Hãy photocopy hoặc chụp ảnh tất cả đơn thông báo, biên lai, và thẻ cư trú đã cập nhật (mặt trước và mặt sau). Các bản sao này sẽ hữu ích khi bạn nộp đơn gia hạn visa hoặc nếu cơ quan nhập cư yêu cầu xác minh.
Câu hỏi thường gặp
Tóm tắt
- Thẻ cư trú (Zairyu Card) = giấy tờ tùy thân chính của bạn với tư cách là cư dân nước ngoài tại Nhật Bản; luôn mang theo bên mình
- Đổi việc: Thông báo cho cơ quan nhập cư trong vòng 14 ngày sau khi nghỉ việc VÀ trong vòng 14 ngày sau khi bắt đầu công việc mới (cần hai thông báo riêng biệt)
- Chuyển nhà: Cập nhật địa chỉ tại văn phòng hành chính quận/thành phố trong vòng 14 ngày; địa chỉ mới sẽ được ghi vào mặt sau thẻ
- Mất thẻ: Trình báo cảnh sát, sau đó nộp đơn xin cấp lại tại cơ quan nhập cư trong vòng 14 ngày (miễn phí cho trường hợp mất hoặc bị trộm)
- Hình phạt: Phạt tiền lên đến 200.000 yên cho thông báo bị bỏ lỡ; phạt tù đến 1 năm cho thông báo sai; có thể bị thu hồi visa cho vi phạm về địa chỉ
- Cách nộp: Trực tuyến (24/7), qua đường bưu điện, hoặc trực tiếp tại cơ quan nhập cư
- Giữ bản sao tất cả các thông báo và biên lai để lưu hồ sơ
Mọi thông báo được mô tả trong bài viết này đều có thời hạn 14 ngày. Cách đơn giản nhất là thực hiện mỗi thông báo ngay khi sự kiện kích hoạt xảy ra — đừng đợi đến ngày cuối cùng. Nếu bạn đang đổi việc và cảm thấy choáng ngợp bởi các thời hạn chồng chéo, hãy liên hệ TreeGlobalPartners. Chúng tôi phối hợp toàn bộ quy trình để không bỏ sót bất kỳ điều gì.
Giới thiệu việc làm miễn phí và hỗ trợ visa toàn diện
TreeGlobalPartners tìm việc tiếp theo cho bạn hoàn toàn miễn phí. Công ty trong tập đoàn của chúng tôi là Hành chính Thư sĩ Pháp nhân Tree (行政書士法人Tree) xử lý đơn xin visa, nộp thông báo, và tất cả thủ tục nhập cư. Không bao giờ thu phí từ người lao động.
Liên hệ miễn phí →
* Thông tin trong bài viết này dựa trên luật và quy định nhập cư Nhật Bản tính đến tháng 3 năm 2026. Các hệ thống và phí có thể thay đổi. Để biết thông tin mới nhất, vui lòng tham khảo Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (出入国在留管理庁).
* Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý cá nhân. Đối với các trường hợp cụ thể, chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia.