Giấy tờ chuyển việc Tokutei Ginou: Danh sách đầy đủ và quy trình chuẩn bị từng bước

Một trong những điều gây căng thẳng nhất khi chuyển việc theo visa Tokutei Ginou (特定技能) là các giấy tờ. Thiếu một giấy tờ duy nhất có thể làm chậm đơn xin của bạn hàng tuần hoặc thậm chí dẫn đến bị từ chối.

Bài viết này cung cấp danh sách đầy đủ tất cả giấy tờ bạn cần, được sắp xếp theo trách nhiệm chuẩn bị của từng bên. Bài viết cũng hướng dẫn bạn quy trình chuẩn bị từ đầu đến cuối, để bạn biết chính xác phải làm gì và khi nào. Nếu bạn đang cân nhắc chuyển việc, hãy sử dụng bài viết này làm tài liệu tham khảo trong suốt quá trình.

Để biết tổng quan chung về quy trình chuyển việc Tokutei Ginou, hãy xem bài viết Hướng dẫn đầy đủ về chuyển việc theo visa Tokutei Ginou.

Giấy tờ bạn cần chuẩn bị (Phía người lao động)

Khi bạn nộp đơn xin thay đổi tư cách cư trú (在留資格変更許可申請) tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, bạn có trách nhiệm thu thập các giấy tờ cá nhân sau. Hãy bắt đầu thu thập sớm nhất có thể — một số giấy tờ mất thời gian để có được.

1. Đơn xin thay đổi tư cách cư trú (在留資格変更許可申請書)

Đây là mẫu đơn chính. Bạn có thể tải từ trang web của Cục Xuất nhập cảnh hoặc lấy tại văn phòng nhập cư khu vực. Điền cẩn thận mọi ô. Sai sót hoặc ô trống sẽ khiến đơn bị trả lại.

2. Hộ chiếu còn hiệu lực

Hộ chiếu hiện tại còn hiệu lực của bạn. Cục nhập cư sẽ kiểm tra trang thông tin cá nhân và các dấu/visa. Nếu hộ chiếu sắp hết hạn, hãy cân nhắc gia hạn trước khi nộp đơn.

3. Thẻ cư trú (在留カード)

Thẻ cư trú hiện tại của bạn. Cục nhập cư sẽ xác minh tư cách, thời hạn cư trú còn lại và địa chỉ. Đảm bảo địa chỉ trên thẻ trùng khớp với địa chỉ đăng ký thực tế tại ủy ban thành phố.

4. Ảnh (4cm x 3cm)

Một ảnh chụp gần đây (trong vòng 3 tháng) với các thông số sau:

• Kích thước: cao 4cm x rộng 3cm
• Nền trắng hoặc sáng
• Nhìn thẳng, không đội mũ, không đeo kính râm
• Rõ nét (không mờ hoặc tối)
• Viết tên và ngày sinh bằng bút chì ở mặt sau

5. Chứng chỉ thi kỹ năng (技能試験合格証明書)

Bằng chứng bạn đã đỗ kỳ thi kỹ năng cho ngành nghề (分野) của mình. Nếu bạn chuyển việc trong cùng ngành, chứng chỉ hiện tại vẫn có hiệu lực. Nếu bạn đã hoàn thành chương trình Thực tập kỹ năng ở cấp độ yêu cầu, bạn có thể sử dụng chứng chỉ hoàn thành thay thế.

6. Chứng chỉ thi tiếng Nhật

Bằng chứng về năng lực tiếng Nhật ở trình độ JLPT N4 hoặc tương đương (như JFT-Basic). Yêu cầu này áp dụng cho Tokutei Ginou loại 1. Nếu bạn chuyển từ Thực tập kỹ năng sang Tokutei Ginou, bạn có thể được miễn yêu cầu này — hãy kiểm tra với cục nhập cư hoặc chuyên gia có chuyên môn.

7. Giấy chứng nhận thuế và hồ sơ thanh toán

Các giấy tờ này chứng minh bạn đã đóng thuế và bảo hiểm xã hội đúng cách tại Nhật Bản:

• Giấy chứng nhận thuế cư trú (住民税の課税証明書) — do văn phòng thành phố/quận cấp
• Giấy chứng nhận nộp thuế cư trú (住民税の納税証明書) — chứng minh bạn không có thuế chưa nộp
• Hồ sơ bảo hiểm y tế và lương hưu — giấy tờ cho thấy bạn đã đăng ký và thanh toán đầy đủ

8. Thông báo rời khỏi công ty cũ (契約機関に関する届出)

Sau khi rời công ty hiện tại, bạn phải nộp "Thông báo thay đổi tổ chức liên kết" cho cục nhập cư trong vòng 14 ngày. Đây là yêu cầu pháp lý theo Luật Kiểm soát Nhập cư. Mang theo bản sao thông báo này như một phần hồ sơ xin.

Giấy tờ công ty mới phải chuẩn bị

Công ty mới của bạn có trách nhiệm chuẩn bị một phần đáng kể các giấy tờ yêu cầu. Khi đánh giá lời mời làm việc, hãy xác nhận rằng công ty sẵn sàng và có khả năng cung cấp tất cả những giấy tờ sau.

1. Hợp đồng lao động Tokutei Ginou (特定技能雇用契約書)

Hợp đồng lao động phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể do Cục Xuất nhập cảnh đặt ra. Hợp đồng phải nêu rõ mức lương (phải bằng hoặc cao hơn lao động Nhật Bản cùng vị trí), giờ làm việc, ngày nghỉ và các điều kiện khác. Hợp đồng phải được viết bằng cả tiếng Nhật và ngôn ngữ bạn hiểu.

2. Tài liệu điều kiện làm việc (雇用条件書)

Tài liệu chi tiết nêu rõ các điều kiện làm việc bao gồm tiền lương, nơi làm việc, nhiệm vụ, giờ làm, ngày nghỉ, làm thêm giờ, bảo hiểm và điều kiện chấm dứt hợp đồng. Giống như hợp đồng lao động, tài liệu này phải có hai ngôn ngữ.

3. Kế hoạch hỗ trợ cho lao động Tokutei Ginou loại 1 (1号特定技能外国人支援計画書)

Kế hoạch hỗ trợ này mô tả cách công ty (hoặc Tổ chức Hỗ trợ Đăng ký được chỉ định) sẽ hỗ trợ bạn trong cuộc sống hàng ngày tại Nhật Bản. Kế hoạch bao gồm các lĩnh vực như:

• Hướng dẫn trước khi đến và đón tại sân bay
• Hỗ trợ tìm nhà ở
• Giúp đỡ các thủ tục hành chính (tài khoản ngân hàng, điện thoại, v.v.)
• Hỗ trợ học tiếng Nhật
• Tư vấn và xử lý khiếu nại
• Hỗ trợ giao lưu với cộng đồng người Nhật
• Hỗ trợ khi hợp đồng bị chấm dứt

4. Giấy tờ đăng ký và kinh doanh của công ty

Công ty cần cung cấp tài liệu chính thức chứng minh đó là doanh nghiệp hợp pháp, đã đăng ký:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (登記事項証明書) — chi tiết đăng ký công ty
• Báo cáo tài chính (決算書) — năm tài chính gần nhất
• Tài liệu tổng quan kinh doanh — mô tả hoạt động và nghiệp vụ của công ty
• Giấy chứng nhận nộp thuế của công ty — chứng minh công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế

5. Giấy tờ theo ngành (分野別の提出書類)

Tùy thuộc vào ngành nghề bạn đang làm việc, có thể yêu cầu thêm giấy tờ. Ví dụ:

• Dịch vụ ăn uống / Sản xuất thực phẩm: Giấy phép kinh doanh, chứng chỉ giám sát vệ sinh
• Vệ sinh tòa nhà: Đăng ký kinh doanh bảo trì tòa nhà
• Chăm sóc điều dưỡng: Giấy tờ chỉ định cơ sở
• Xây dựng: Giấy phép kinh doanh xây dựng (建設業許可), đăng ký Hệ thống Nâng cao Sự nghiệp Xây dựng (CCUS / 建設キャリアアップシステム) và "Kế hoạch Tiếp nhận" (受入計画認定) được phê duyệt từ Bộ Đất đai, Cơ sở hạ tầng, Giao thông và Du lịch (国土交通省)
• Nông nghiệp: Tư cách thành viên hợp tác xã nông nghiệp hoặc chi tiết hợp đồng phái cử lao động

Quy trình chuẩn bị giấy tờ từng bước

Dưới đây là lịch trình thực tế để chuẩn bị và nộp giấy tờ. Tuân theo thứ tự này giúp bạn tránh chậm trễ và đảm bảo không bỏ sót gì.

Lỗi thường gặp về giấy tờ

Đơn xin nhập cư bị từ chối hoặc chậm trễ thường xuyên hơn bạn nghĩ. Dưới đây là những lỗi liên quan đến giấy tờ phổ biến nhất — và cách tránh chúng.

Câu hỏi thường gặp

Tóm tắt

Chuẩn bị giấy tờ đúng cách là phần quan trọng nhất để chuyển việc Tokutei Ginou thành công. Giấy tờ thiếu hoặc sai là nguyên nhân hàng đầu gây ra chậm trễ hoặc từ chối đơn xin. Nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ phần nào của quy trình, hãy liên hệ TreeGlobalPartners để được hướng dẫn miễn phí.