Kartu tinggal (在留カード / Zairyu Card) adalah dokumen terpenting yang Anda miliki sebagai pekerja asing di Jepang. Kartu ini membuktikan status hukum, izin kerja, dan alamat terdaftar Anda. Setiap kali Anda pindah kerja, pindah alamat, atau kehilangan kartu, undang-undang imigrasi Jepang mengharuskan Anda menyelesaikan prosedur pemberitahuan tertentu dalam batas waktu yang ketat.
Melewatkan batas waktu ini dapat mengakibatkan denda hingga 200.000 yen — dan dalam kasus serius, dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk memperpanjang visa atau mengubah status tinggal. Panduan ini mencakup semua pemberitahuan yang perlu Anda lakukan, batas waktu yang tepat, di mana dan bagaimana cara menyerahkannya, serta apa yang harus dilakukan jika kartu hilang atau dicuri.
Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk pindah kerja dengan visa Tokutei Ginou, lihat Panduan Lengkap Pindah Kerja Tokutei Ginou kami untuk seluruh proses dari awal hingga akhir.
Apa Itu Kartu Tinggal (Zairyu Card)?
Kartu tinggal (在留カード) adalah kartu IC yang diterbitkan oleh Badan Layanan Imigrasi Jepang kepada penduduk jangka menengah dan panjang. Kartu ini berfungsi sebagai bukti resmi identitas dan status imigrasi Anda selama tinggal di Jepang.
Kartu ini menampilkan informasi berikut:
- Nama (sesuai paspor)
- Tanggal lahir dan kewarganegaraan/wilayah
- Status tinggal (misalnya: Tokutei Ginou, Insinyur/Spesialis Humaniora/Layanan Internasional)
- Masa tinggal dan tanggal kedaluwarsa
- Izin kerja dan pembatasannya
- Alamat terdaftar (ditulis di bagian belakang oleh kantor pemerintah setempat)
Selalu bawa kartu Anda. Undang-undang imigrasi Jepang mengharuskan penduduk jangka menengah dan panjang untuk selalu membawa kartu tinggal saat keluar rumah. Jika polisi atau petugas imigrasi meminta untuk melihatnya dan Anda tidak bisa menunjukkannya, Anda bisa dikenakan denda hingga 200.000 yen.
Ketika ada informasi di kartu yang berubah — pemberi kerja, alamat, atau bahkan jika kartu hilang — Anda secara hukum wajib memberitahu pihak berwenang terkait dalam jangka waktu yang ditentukan. Bagian-bagian di bawah ini menjelaskan setiap jenis pemberitahuan secara detail.
Pemberitahuan Saat Pindah Kerja (Pemberitahuan Organisasi Kontrak)
Berdasarkan Pasal 19-16 Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi, Anda harus memberitahu Badan Layanan Imigrasi setiap kali ada perubahan pada "organisasi kontrak" (契約機関) Anda. Secara praktis: Anda perlu melaporkan keluarnya dari perusahaan lama dan bergabungnya dengan perusahaan baru sebagai dua pemberitahuan terpisah.
Siapa yang perlu menyerahkan pemberitahuan ini?
Persyaratan ini berlaku untuk pemegang status tinggal berikut:
- Tokutei Ginou (特定技能)
- Insinyur / Spesialis Humaniora / Layanan Internasional (技術・人文知識・国際業務)
- Profesional Berketerampilan Tinggi (高度専門職)
- Peneliti (研究)
- Perawatan (介護)
- Pekerja Terampil (技能)
- Penghibur (興行) — terbatas pada mereka yang dikontrak oleh organisasi Jepang
Apa saja yang perlu dilaporkan?
Anda harus mengajukan pemberitahuan terpisah untuk setiap peristiwa berikut:
| Peristiwa | Batas Waktu |
|---|---|
| Keluar dari perusahaan sebelumnya (kontrak berakhir) | Dalam 14 hari setelah keluar |
| Mulai bekerja di perusahaan baru (kontrak baru) | Dalam 14 hari setelah mulai |
| Perusahaan berganti nama atau alamat | Dalam 14 hari setelah perubahan |
| Perusahaan berhenti beroperasi (tutup) | Dalam 14 hari setelah penutupan |
Dua pemberitahuan, bukan satu. Saat pindah kerja, Anda harus mengajukan terpisah untuk keluar dari perusahaan lama dan bergabung dengan perusahaan baru. Banyak pekerja hanya mengajukan satu dan tanpa sadar melanggar persyaratan lainnya. Atur pengingat di ponsel untuk kedua batas waktu.
Tiga cara untuk menyerahkan
Online (Sistem Pemberitahuan Elektronik Imigrasi)
Cara paling mudah. Anda bisa menyerahkan 24 jam sehari melalui sistem pemberitahuan online Badan Layanan Imigrasi. Anda memerlukan nomor kartu tinggal dan detail perubahan. Akses dari situs web Badan Layanan Imigrasi.
Melalui Pos
Kirim formulir pemberitahuan yang sudah diisi beserta salinan kartu tinggal (depan dan belakang) ke Biro Layanan Imigrasi Regional Tokyo. Tulis "届出書在中" (Berisi Pemberitahuan) dengan tinta merah di bagian depan amplop. Disarankan menggunakan surat tercatat (簡易書留) agar ada bukti pengiriman.
Langsung
Kunjungi kantor imigrasi regional terdekat dan serahkan formulir di loket. Bawa kartu tinggal untuk verifikasi identitas. Jam operasional biasanya Senin sampai Jumat, 9:00–12:00 dan 13:00–16:00.
Pemberitahuan ini berbeda dengan Perubahan Status Tinggal. Pemberitahuan organisasi kontrak hanyalah laporan sederhana. Perubahan Status Tinggal (在留資格変更許可申請) adalah aplikasi visa lengkap yang diperlukan ketika pekerjaan baru memerlukan kategori visa berbeda, atau saat berpindah pemberi kerja dalam kategori Tokutei Ginou. Meskipun Anda memerlukan perubahan status, Anda tetap harus mengajukan pemberitahuan organisasi kontrak dalam 14 hari. Lihat daftar dokumen pindah kerja Tokutei Ginou untuk detailnya.
Pemberitahuan Perubahan Alamat Saat Pindah
Ketika Anda pindah ke alamat baru di Jepang, Anda harus memperbarui alamat terdaftar melalui kantor pemerintah setempat (市区町村役場). Ini adalah proses terpisah dari pemberitahuan imigrasi di atas — ditangani oleh kantor kota atau kecamatan, bukan oleh imigrasi.
Pindah dalam kota/kecamatan yang sama
- Kunjungi kantor kota/kecamatan dalam 14 hari setelah pindah
- Serahkan "Pemberitahuan Perubahan Alamat" (転居届 / tenkyo todoke)
- Bawa kartu tinggal — staf akan menuliskan alamat baru di bagian belakang kartu
Pindah ke kota/kecamatan lain
- Sebelum pindah: Kunjungi kantor kota/kecamatan saat ini dan serahkan "Pemberitahuan Pindah Keluar" (転出届). Anda akan menerima "Surat Keterangan Pindah Keluar" (転出証明書)
- Setelah pindah: Kunjungi kantor kota/kecamatan baru dalam 14 hari setelah pindah masuk dan serahkan "Pemberitahuan Pindah Masuk" (転入届)
- Bawa kartu tinggal, Surat Keterangan Pindah Keluar, dan paspor. Staf akan menuliskan alamat baru di bagian belakang kartu
Mengapa ini penting untuk visa Anda: Alamat di bagian belakang kartu tinggal harus sesuai dengan tempat tinggal Anda yang sebenarnya. Imigrasi menggunakan alamat ini untuk korespondensi resmi. Jika alamatnya salah, surat penting — termasuk pemberitahuan persetujuan visa — tidak akan sampai kepada Anda.
Kartu My Number: Jika Anda memiliki Kartu My Number (マイナンバーカード), bawa juga. Kantor pemerintah setempat akan memperbarui informasi alamat yang tersimpan di dalamnya.
Gagal mendaftarkan alamat baru dalam 14 hari, atau mendaftarkan alamat palsu, dapat menjadi alasan pencabutan status tinggal berdasarkan Undang-Undang Pengendalian Imigrasi. Jika lebih dari 90 hari berlalu tanpa mendaftar, risiko pencabutan menjadi lebih tinggi.
Jika Anda pindah kerja dan juga pindah alamat, ingat bahwa pemberitahuan perubahan alamat (di kantor kota) dan pemberitahuan organisasi kontrak (ke imigrasi) adalah prosedur terpisah yang diajukan di kantor berbeda. Anda harus menyelesaikan keduanya dalam batas waktu 14 hari masing-masing.
Pindah Kerja dan Tidak Yakin Apa yang Harus Dilaporkan?
TreeGlobalPartners menyediakan penempatan kerja gratis untuk pekerja asing. Perusahaan grup kami, Administrative Scrivener Corporation Tree (行政書士法人Tree), menangani semua prosedur visa, termasuk pengajuan pemberitahuan. Tidak pernah ada biaya yang dibebankan kepada pekerja.
Konsultasi Gratis →Apa yang Harus Dilakukan Jika Kartu Tinggal Hilang
Kehilangan kartu tinggal adalah situasi serius — tetapi prosedur untuk mendapatkan penggantinya cukup mudah jika Anda bertindak cepat. Batas waktu kunci adalah 14 hari sejak tanggal Anda mengetahui kehilangan.
Laporkan Kehilangan ke Polisi
Pergi ke kantor polisi (交番 atau 警察署) terdekat dan laporkan kehilangan (遺失届). Jika kartu dicuri, buat laporan pencurian (盗難届). Anda akan menerima surat keterangan laporan — simpan dokumen ini karena diperlukan untuk permohonan penerbitan ulang.
Ajukan Penerbitan Ulang di Imigrasi
Kunjungi Biro Layanan Imigrasi Regional dalam 14 hari setelah mengetahui kehilangan dan serahkan "Permohonan Penerbitan Ulang Kartu Tinggal" (在留カード再交付申請書). Jika Anda mengetahui kehilangan saat di luar Jepang, batas waktunya adalah 14 hari sejak tanggal Anda masuk kembali.
Bawa Dokumen yang Diperlukan
Anda memerlukan dokumen berikut:
- Formulir permohonan penerbitan ulang yang sudah diisi (tersedia di kantor imigrasi atau unduh dari situs web Badan Layanan Imigrasi)
- Paspor
- Satu foto (4cm x 3cm, diambil dalam 3 bulan terakhir, latar belakang polos, menghadap depan)
- Surat keterangan laporan kehilangan atau pencurian dari polisi
- Dokumen penjelasan situasi kehilangan (penjelasan tertulis singkat)
Terima Kartu Baru
Jika dokumen Anda lengkap, kartu baru biasanya diterbitkan pada hari yang sama, meskipun musim sibuk (Maret–April) mungkin menyebabkan penundaan. Tidak ada biaya untuk penerbitan ulang karena hilang atau dicuri. Untuk penerbitan ulang karena alasan sukarela (seperti mengubah penulisan kanji nama), dikenakan biaya 1.600 yen.
Jangan menunda. Gagal mengajukan penerbitan ulang dalam batas waktu 14 hari dapat dikenakan hukuman penjara hingga 1 tahun atau denda hingga 200.000 yen berdasarkan Undang-Undang Pengendalian Imigrasi. Bertindaklah segera begitu Anda menyadari kartu hilang.
Kartu yang rusak parah: Jika kartu rusak sampai tidak bisa dibaca (kerusakan air, chip IC rusak, cetakan pudar), Anda juga harus mengajukan penerbitan ulang. Prosesnya sama seperti kartu hilang, tanpa biaya untuk penerbitan ulang karena kerusakan.
Sanksi Karena Tidak Melapor
Undang-undang imigrasi Jepang menerapkan sanksi nyata untuk kegagalan memenuhi kewajiban pemberitahuan. Ini bukan teori — sanksi ini dapat langsung memengaruhi kemampuan Anda untuk terus tinggal dan bekerja di Jepang.
| Pelanggaran | Sanksi |
|---|---|
| Gagal menyerahkan pemberitahuan organisasi kontrak dalam 14 hari | Denda hingga 200.000 yen |
| Menyerahkan pemberitahuan palsu | Penjara hingga 1 tahun atau denda hingga 200.000 yen |
| Gagal mendaftarkan alamat baru dalam 14 hari | Denda hingga 200.000 yen |
| Gagal mendaftarkan alamat selama 90+ hari | Kemungkinan pencabutan status tinggal |
| Mendaftarkan alamat palsu | Kemungkinan pencabutan status tinggal |
| Gagal mengajukan penerbitan ulang dalam 14 hari setelah mengetahui kehilangan | Penjara hingga 1 tahun atau denda hingga 200.000 yen |
| Gagal membawa kartu tinggal | Denda hingga 200.000 yen |
Selain sanksi langsung, ada konsekuensi tidak langsung yang penting: ketidakpatuhan terhadap kewajiban pemberitahuan dapat berdampak negatif pada aplikasi visa di masa depan. Saat Anda mengajukan perpanjangan visa atau perubahan status tinggal, Badan Layanan Imigrasi akan meninjau riwayat kepatuhan Anda. Riwayat pemberitahuan yang terlewat dapat mengakibatkan periode perpanjangan yang lebih pendek atau bahkan penolakan.
Untuk pemberi kerja Tokutei Ginou: Perusahaan (atau Organisasi Pendukung Terdaftar yang ditunjuk) yang gagal menyerahkan pemberitahuan wajib tentang karyawan asing dapat dikenakan denda hingga 300.000 yen. Baik pekerja maupun pemberi kerja memiliki tanggung jawab pemberitahuan yang terpisah.
Sudah melewati batas waktu? Serahkan pemberitahuan segera. Terlambat menyerahkan selalu lebih baik daripada tidak menyerahkan sama sekali. Di kantor kota, Anda mungkin diminta menulis "Surat Keterangan Alasan Keterlambatan" (遅延理由書). Imigrasi juga mempertimbangkan apakah keterlambatan itu kelalaian yang jujur atau penghindaran yang disengaja.
Langkah demi Langkah: Semua Pemberitahuan Setelah Pindah Kerja
Saat Anda pindah kerja, beberapa prosedur pemberitahuan saling tumpang tindih. Berikut adalah urutan lengkap secara kronologis, agar Anda tidak melewatkan apa pun.
Sebelum Keluar: Konfirmasi Hari Kerja Terakhir
Ketahui tanggal pasti hari kerja terakhir Anda. Tanggal ini memulai hitungan 14 hari untuk pemberitahuan pertama. Jika Anda tidak yakin tentang prosedur pengunduran diri, lihat panduan kami tentang cara pindah kerja dengan benar pada visa Tokutei Ginou.
Dalam 14 Hari Setelah Keluar: Beritahu Imigrasi (Kontrak Berakhir)
Serahkan "Pemberitahuan Mengenai Organisasi Kontrak" (契約機関に関する届出) ke imigrasi, menunjukkan bahwa kontrak kerja Anda telah berakhir. Pengajuan online adalah pilihan tercepat. Ini adalah langkah yang paling sering terlewat — lakukan segera setelah hari kerja terakhir.
Jika Pindah Alamat: Perbarui Alamat di Kantor Kota
Jika pindah kerja melibatkan relokasi, selesaikan pemberitahuan pindah keluar di kantor kota saat ini sebelum pindah, dan pemberitahuan pindah masuk di kantor kota baru dalam 14 hari setelah pindah. Bawa kartu tinggal agar alamat baru ditulis di bagian belakang.
Ajukan Perubahan Status Tinggal (Jika Diperlukan)
Jika pekerjaan baru memerlukan status tinggal yang berbeda, atau jika Anda berpindah pemberi kerja dalam kategori Tokutei Ginou, Anda mungkin perlu mengajukan Perubahan Status Tinggal di kantor imigrasi regional. Lihat daftar lengkap dokumen pindah kerja Tokutei Ginou untuk mengetahui apa yang perlu disiapkan.
Dalam 14 Hari Setelah Mulai: Beritahu Imigrasi (Kontrak Baru)
Setelah mulai bekerja di perusahaan baru, serahkan pemberitahuan organisasi kontrak lainnya yang melaporkan kontrak kerja baru. Ini adalah pemberitahuan wajib kedua — terpisah dari yang Anda ajukan saat keluar dari perusahaan sebelumnya.
Verifikasi Semua Telah Diperbarui
Setelah menyelesaikan semua pemberitahuan, konfirmasi bahwa: (1) alamat di belakang kartu tinggal sudah terkini, (2) pemberitahuan organisasi kontrak telah diajukan untuk perusahaan lama dan baru, dan (3) aplikasi perubahan status (jika ada) sedang diproses atau selesai. Simpan salinan semua formulir yang telah diserahkan.
Simpan salinan semua dokumen. Fotokopi atau foto semua formulir pemberitahuan, tanda terima, dan kartu tinggal yang telah diperbarui (depan dan belakang). Catatan ini akan berguna saat Anda mengajukan perpanjangan visa berikutnya atau jika imigrasi meminta verifikasi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Ringkasan
- Kartu tinggal (Zairyu Card) = ID utama Anda sebagai penduduk asing di Jepang; selalu bawa
- Pindah kerja: Beritahu imigrasi dalam 14 hari setelah keluar DAN dalam 14 hari setelah mulai kerja baru (dua pemberitahuan terpisah)
- Pindah alamat: Perbarui alamat di kantor kota/kecamatan dalam 14 hari; alamat baru akan ditulis di belakang kartu
- Kartu hilang: Lapor polisi, lalu ajukan penerbitan ulang di imigrasi dalam 14 hari (gratis untuk hilang atau dicuri)
- Sanksi: Denda hingga 200.000 yen untuk pemberitahuan terlewat; penjara hingga 1 tahun untuk pemberitahuan palsu; kemungkinan pencabutan visa untuk pelanggaran alamat
- Cara pengajuan: Online (24/7), melalui pos, atau langsung di kantor imigrasi
- Simpan salinan semua pemberitahuan dan tanda terima
Setiap pemberitahuan yang dijelaskan dalam artikel ini memiliki batas waktu 14 hari. Pendekatan paling sederhana adalah segera bertindak untuk setiap pemberitahuan begitu peristiwa pemicu terjadi — jangan tunggu sampai hari terakhir. Jika Anda sedang pindah kerja dan merasa kewalahan dengan batas waktu yang tumpang tindih, hubungi TreeGlobalPartners. Kami mengoordinasikan seluruh proses agar tidak ada yang terlewat.
Penempatan Kerja Gratis dan Dukungan Visa Lengkap
TreeGlobalPartners mencari pekerjaan berikutnya untuk Anda tanpa biaya. Perusahaan grup kami, Administrative Scrivener Corporation Tree (行政書士法人Tree), menangani aplikasi visa, pengajuan pemberitahuan, dan semua prosedur imigrasi. Tanpa biaya untuk pekerja — selalu.
Hubungi Kami Gratis →* Informasi dalam artikel ini berdasarkan undang-undang dan peraturan imigrasi Jepang per Maret 2026. Sistem dan biaya dapat berubah. Untuk informasi terbaru, silakan merujuk ke Badan Layanan Imigrasi Jepang (出入国在留管理庁).
* Artikel ini dimaksudkan untuk tujuan informasi umum saja dan bukan merupakan nasihat hukum individual. Untuk kasus tertentu, kami menyarankan untuk berkonsultasi dengan profesional yang berkualifikasi.