Dokumen Pindah Kerja Tokutei Ginou: Daftar Lengkap dan Alur Persiapan Langkah demi Langkah

Salah satu sumber stres terbesar saat pindah kerja dengan visa Tokutei Ginou (特定技能) adalah dokumen-dokumennya. Satu dokumen yang kurang saja bisa menunda pengajuan Anda berminggu-minggu atau bahkan menyebabkan penolakan.

Panduan ini menyediakan daftar lengkap setiap dokumen yang Anda butuhkan, diorganisir berdasarkan siapa yang bertanggung jawab menyiapkannya. Panduan ini juga memandu Anda melalui alur persiapan dari awal sampai akhir, sehingga Anda tahu persis apa yang harus dilakukan dan kapan. Jika Anda sedang mempertimbangkan pindah kerja, gunakan artikel ini sebagai referensi selama prosesnya.

Untuk gambaran umum proses pindah kerja Tokutei Ginou, lihat Panduan Lengkap Pindah Kerja dengan Visa Tokutei Ginou.

Dokumen yang Perlu Anda Siapkan (Sisi Pekerja)

Ketika Anda mengajukan Perubahan Status Tempat Tinggal (在留資格変更許可申請) di Biro Layanan Imigrasi, Anda bertanggung jawab mengumpulkan dokumen pribadi berikut. Mulailah mengumpulkan sedini mungkin — beberapa item membutuhkan waktu untuk didapatkan.

1. Formulir Permohonan Perubahan Status Tempat Tinggal (在留資格変更許可申請書)

Ini adalah formulir permohonan utama. Anda bisa mengunduhnya dari situs web Badan Layanan Imigrasi atau mengambilnya di kantor imigrasi daerah Anda. Isi setiap kolom dengan hati-hati. Kesalahan atau kolom kosong akan menyebabkan pengajuan dikembalikan.

2. Paspor yang Masih Berlaku

Paspor Anda yang masih berlaku saat ini. Imigrasi akan memeriksa halaman biodata dan stempel/visa apapun. Jika paspor Anda akan segera habis masa berlakunya, pertimbangkan untuk memperbaruinya sebelum mengajukan permohonan.

3. Kartu Tinggal (在留カード)

Kartu tinggal Anda saat ini. Imigrasi akan memverifikasi status, sisa masa tinggal, dan alamat Anda. Pastikan alamat di kartu sesuai dengan alamat terdaftar Anda di kantor kota/kecamatan setempat.

4. Foto (4cm x 3cm)

Satu foto terbaru (diambil dalam 3 bulan terakhir) dengan spesifikasi berikut:

• Ukuran: tinggi 4cm x lebar 3cm
• Latar belakang putih atau terang polos
• Menghadap depan, tanpa topi, tanpa kacamata hitam
• Jelas dan tajam (tidak buram atau gelap)
• Tulis nama dan tanggal lahir di bagian belakang dengan pensil

5. Sertifikat Ujian Keterampilan (技能試験合格証明書)

Bukti bahwa Anda lulus ujian keterampilan untuk bidang (分野) yang ditentukan. Jika Anda pindah kerja dalam bidang yang sama, sertifikat yang ada tetap berlaku. Jika Anda menyelesaikan program Pelatihan Magang Teknis di level yang dipersyaratkan, Anda bisa menggunakan sertifikat penyelesaian sebagai gantinya.

6. Sertifikat Ujian Bahasa Jepang

Bukti kemampuan bahasa Jepang di level JLPT N4 atau setara (seperti JFT-Basic). Ini diperlukan untuk Tokutei Ginou Kategori 1. Jika Anda beralih dari Pelatihan Magang Teknis ke Tokutei Ginou, Anda mungkin dibebaskan dari persyaratan ini — periksa dengan imigrasi atau profesional yang berkualifikasi.

7. Sertifikat Pajak dan Catatan Pembayaran

Dokumen-dokumen ini membuktikan bahwa Anda telah membayar pajak dan asuransi sosial dengan benar di Jepang:

• Sertifikat Pajak Penduduk (住民税の課税証明書) — diterbitkan oleh kantor kota/kecamatan setempat
• Sertifikat Pembayaran Pajak Penduduk (住民税の納税証明書) — membuktikan tidak ada pajak yang belum dibayar
• Catatan Asuransi Kesehatan dan Pensiun — dokumen yang menunjukkan Anda terdaftar dan pembayaran lancar

8. Pemberitahuan Keluar dari Perusahaan Sebelumnya (契約機関に関する届出)

Setelah meninggalkan perusahaan saat ini, Anda harus menyerahkan "Pemberitahuan Perubahan Organisasi Afiliasi" ke imigrasi dalam waktu 14 hari. Ini adalah persyaratan hukum berdasarkan Undang-Undang Pengendalian Imigrasi. Bawa salinan pemberitahuan ini sebagai bagian dari pengajuan Anda.

Dokumen yang Harus Disiapkan Perusahaan Baru

Perusahaan baru Anda bertanggung jawab menyiapkan sebagian besar dokumen yang diperlukan. Saat mengevaluasi tawaran kerja, pastikan perusahaan bersedia dan mampu menyediakan semua dokumen berikut.

1. Kontrak Kerja Tokutei Ginou (特定技能雇用契約書)

Kontrak kerja harus memenuhi persyaratan khusus yang ditetapkan oleh Badan Layanan Imigrasi. Kontrak harus menyatakan dengan jelas gaji Anda (yang harus sama atau lebih tinggi dari pekerja Jepang di posisi yang sama), jam kerja, hari libur, dan kondisi lainnya. Kontrak harus dalam bahasa Jepang dan bahasa yang Anda pahami.

2. Dokumen Kondisi Kerja (雇用条件書)

Dokumen terperinci yang menguraikan kondisi kerja termasuk upah, lokasi kerja, tugas, jam kerja, hari libur, lembur, asuransi, dan kondisi pemutusan hubungan kerja. Seperti kontrak kerja, dokumen ini harus bilingual.

3. Rencana Dukungan untuk Pekerja SSW Kategori 1 (1号特定技能外国人支援計画書)

Rencana dukungan ini menguraikan bagaimana perusahaan (atau Organisasi Dukungan Terdaftar yang ditunjuk) akan membantu Anda dalam kehidupan sehari-hari di Jepang. Mencakup bidang-bidang seperti:

• Panduan sebelum kedatangan dan penjemputan di bandara
• Bantuan mencari tempat tinggal
• Bantuan prosedur administrasi (rekening bank, telepon, dll.)
• Dukungan belajar bahasa Jepang
• Konseling dan penanganan keluhan
• Dukungan untuk bersosialisasi dengan komunitas Jepang
• Bantuan saat kontrak diakhiri

4. Dokumen Pendaftaran dan Bisnis Perusahaan

Perusahaan perlu menyediakan dokumentasi resmi yang membuktikan bahwa perusahaan tersebut merupakan bisnis yang sah dan terdaftar:

• Sertifikat Hal-hal Terdaftar (登記事項証明書) — detail pendaftaran perusahaan
• Laporan Keuangan (決算書) — tahun fiskal terbaru
• Dokumen gambaran bisnis — menjelaskan kegiatan dan operasi perusahaan
• Sertifikat pembayaran pajak perusahaan — membuktikan perusahaan memenuhi kewajibannya

5. Dokumen Spesifik Bidang (分野別の提出書類)

Tergantung pada industri tempat Anda bekerja, dokumen tambahan mungkin diperlukan. Contohnya:

• Layanan makanan / Manufaktur makanan: Izin usaha, sertifikat pengawas kebersihan
• Pembersihan gedung: Pendaftaran usaha pemeliharaan gedung
• Perawatan lansia: Dokumen penunjukan fasilitas
• Konstruksi: Izin Usaha Konstruksi (建設業許可), pendaftaran di Sistem Peningkatan Karir Konstruksi (CCUS / 建設キャリアアップシステム), dan "Rencana Penerimaan" (受入計画認定) yang disetujui dari Kementerian Pertanahan, Infrastruktur, Transportasi dan Pariwisata (国土交通省)
• Pertanian: Keanggotaan koperasi pertanian atau detail perjanjian pengiriman tenaga kerja

Alur Persiapan Dokumen Langkah demi Langkah

Berikut adalah jadwal praktis untuk menyiapkan dan mengajukan dokumen Anda. Mengikuti urutan ini membantu Anda menghindari keterlambatan dan memastikan tidak ada yang terlewat.

Kesalahan Umum pada Dokumen

Pengajuan imigrasi ditolak atau tertunda lebih sering daripada yang Anda kira. Berikut adalah kesalahan terkait dokumen yang paling umum — dan cara menghindarinya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Ringkasan

Persiapan dokumen yang tepat adalah bagian paling penting dari keberhasilan pindah kerja Tokutei Ginou. Dokumen yang hilang atau salah adalah penyebab utama pengajuan yang tertunda atau ditolak. Jika Anda tidak yakin tentang bagian mana pun dari prosesnya, hubungi TreeGlobalPartners untuk panduan gratis.