在職中の候補者について「勤務態度を現職に聞きたい」と考えても、本人へ説明せず連絡する前に立ち止まってください。応募した事実自体が現職へ伝わるため、確認目的、共有する情報、本人への説明を整理する必要があります。
候補者の経歴確認や応募情報の受渡しに不安がある企業様へ。人材紹介で必要な情報と連絡窓口を整理し、候補者へ説明する選考条件を確認します。
人材紹介の相談を始める →先に押さえる判断
応募情報は、特定した利用目的と個人情報保護のルールに従って取り扱います。個人データの第三者提供は、法令上の例外等を除き原則として本人同意が必要です。現職照会についても、相手へ何を伝え、何を取得するのかを具体化し、必要な同意や説明を確認します。
採用企業内で履歴書を共有する場合でも、閲覧者を選考に必要な担当者へ絞り、利用目的外の使用や無関係な部署への転送を避けます。グループ会社だから無条件に自由共有できるとは限りません。第三者提供や共同利用等のどの取扱いに当たるかを確認し、自社の規程と案内に整合させます。
本人には、照会の目的、照会先、確認する事項、実施時期を分かるように説明します。現職への連絡を避けたい希望がある場合は、それを記録し、代替の確認方法があるか検討します。職業紹介事業者が在留資格・在留期間等を確認する際は、現行の業務運営要領に従い、在留カード等の写しを求めない取扱いとします。これは雇用主が雇用管理等で行う確認とは区別し、不要な個人番号等の取得も避けます。
確認シート
表は左右にスクロールすると、すべての列を確認できます。
| 分ける項目 | 確認すること | 残す資料・回答 |
|---|---|---|
| 目的 | 何の採用判断に必要なのか | 確認する項目 |
| 共有・照会先 | 社内担当・別法人・現職 | 共有範囲と取扱根拠 |
| 本人への説明 | 目的・情報・時期・連絡希望 | 必要な同意と記録 |
進め方
- 現職へ連絡する前に、必要性と確認したい情報を整理する。
- 自社の個人情報方針と法令に沿って、説明・同意・共有範囲を確認する。
- 本人の連絡希望を紹介会社と採用担当で共有し、実施する場合も必要な範囲へ限定する。
伝える文例
現職への照会が必要か検討しています。目的と確認項目をご説明した上で、連絡の可否・時期について相談させてください。
思い込みを避ける
包括的な同意欄があることだけを理由に、どの企業へでも応募書類を転送できるとは考えないでください。履歴書の返却・保存・利用停止等の対応も、目的や法令に照らした個別確認が必要です。
よくある質問
現職への連絡は必ず違法ですか？
一律にはいえません。目的、提供・取得する情報、本人への説明・同意、適用ルールを確認します。
グループ企業へは自由に共有できますか？
別法人への提供や共同利用等の要件を確認し、無条件の自由共有とはしないでください。
最初から身分証のコピーを集めるべきですか？
職業紹介事業者による在留資格・期間等の確認では、現行要領の写しを求めない取扱いに従います。雇用主による確認とは区別してください。
株式会社TreeGlobalPartnersは、日本在住の外国人材の職業紹介を行います。海外在住者の招へい、建設分野の求人紹介は取り扱っていません。
確認した一次資料・公式情報
本文は表示した情報確認日に取得した公式資料と、採用条件を整理するための実務上の提案に基づきます。チェック表や文例は法定様式ではありません。個別の労務・契約・在留判断は事情により異なるため、具体的なケースについては専門家へのご相談をおすすめいたします。